Företaget ska lämna en upplysning i årsredovisningen om medelantalet anställda under räkenskapsåret. Medelantalet anställda kan anges med decimaler eller anges i heltal. Medelantalet anställda ska visa de anställdas arbetsvolym under räkenskapsåret räknat i antalet heltidstjänster enligt kollektivavtal eller liknande avtal. Medelantal anställda ska som huvudregel beräknas på individnivå och visa antalet heltidstjänster enligt villkor som gäller på arbetsstället. Har man endast heltidsanställda är det enkelt att räkna, men har man deltidsanställda eller personal som börjat/slutat under året, måste korrigeringar göras.

För att underlätta får medelantalet anställda beräknas som summan av antalet arbetade timmar delat med en normal årsarbetstid (enligt villkoren i anställningen eller enligt kollektivavtal). I vissa fall kan det vara svårt att fastställa en årsarbetstid. Årsarbetstiden får då antas vara 1 920 timmar.