När du har lagt upp användare kan du också bestämma vilka delar av programmet och vilka företag en användare ska få tillgång till. En viss medarbetare kanske bara ska ha tillgång till bokföringsprogrammet och en annan bara till löneprogrammet. En tredje ska kanske ha tillgång till alla programdelar men bara kunna arbeta med vissa företag. Alla sådana här begränsningar av behörigheter för medarbetarna kan du enkelt lägga upp, det kallas användarprofiler. Notera att du behöver ha en licens för nätverk för att kunna lägga upp dessa begränsningar. Det är endast de användare som är registrerade som administratörer som kan lägga upp, ändra eller ta bort användarprofiler.

Arbetsgång

1. Gå in under Arkiv-Systemunderhåll-Användarprofiler.
2. För att bestämma vilka delar av programmet en användare ska komma åt lägger du till en grupp genom att trycka på knappen Ny. Ange en benämning på gruppen och tryck OK.
3. För att ange vilka användare som ska ingå i denna grupp, blåmarkera gruppen du lagt upp genom att klicka på den i vänstra kolumnen. Markera namnet på den/de användare som ska ingå i gruppen och klicka pil höger så namnet hamnar i den högra rutan.
4. Markera sedan vilka företag användarna ska ha åtkomst till och flytta dem till den högra rutan. Du har här också möjligheten att markera Alla företag och klicka pil höger i den översta högra rutan och sedan välja att lägga till undantagna företag i den undre rutan till höger där det står Förutom.
5. Välj därefter vilka delar av programmet i rutan med rutiner. Du kan välja att ge gruppen fullständiga rättigheter till de företag du valt. Eller så kan du lägga till hela programdelar, dessa står med versaler BOKFÖRING, FAKTURERING osv, alternativt vissa delar under varje programdel. Rutinen SYSTEM rör ingen speciell programdel utan omfattar det mesta som ligger under Arkiv-menyn i programmet. Listan över hur du kan anpassa en grupp användares behörigheter är lång.

Användare som inte ingår i någon grupp får automatiskt fullständiga rättigheter i alla företag.

Kopiera användarprofil

För att förenkla uppläggningen av användarprofiler kan du kopiera en redan upplagd grupp och sedan enkelt göra små ändringar, som tex vilka användare som ska ingå.

Användarprofiler i molndatabaser

När det gäller företag som ligger med databasen i molnet så gäller inte användarprofilerna på samma sätt. Du kan fortfarande lägga upp användarprofiler som styr vilka företag en viss användare ska ha åtkomst till. Däremot styr du inte vilka rutiner en viss användare kommer åt härifrån, det gör du istället under Arkiv-Systemunderhåll-Databas i molnet-Användarrättigheter-Befiltliga användare i företaget. Läs mer här.