I den här artikeln beskriver vi vad en digital signatur är samt hur du gör för att upprätta ett original av årsredovisningen/årsbokslutet/stämmoprotokollet i elektronisk form, dvs digital signering av dokumentet. Vi förklarar också skillnaden mellan digital signering och digital inlämning.

Se en film:

Att signera digitalt

En årsredovisning kan enligt årsredovisningslagen upprättas i pappersform eller i elektronisk form (digitalt). Årsredovisningen ska skrivas under av hela styrelsen och eventuell VD och revisor. Digital signering av årsredovisning ska ske med en avancerad elektronisk signatur och i BL Bokslut har vi infört en funktion för detta via en integration med Verified.

När en årsredovisning upprättas i elektronisk form (digitalt) skapas en årsredovisning i PDF-format som skickas till signeringstjänsten för underskrift. När årsredovisningen skrivs under i tjänsten ”låser” man PDF-filen och lägger till de digitala underskrifterna. Det digitala originalet kan laddas hem och ska enligt bokföringslagen arkiveras i 7 år på samma sätt som man gör med en årsredovisning som har upprättats i pappersform.

Du kan via BL Bokslut bjuda in företrädarna för ett företag att signera årsredovisningen/årsbokslutet samt eventuellt årsstämmoprotokoll elektroniskt via integrationen med Verified. Om du är kund hos Verified sedan tidigare kan du använda dina befintliga inloggningsuppgifter. I annat fall skapar du ett abonnemang hos Verified (ingår ej i helhetslösningen) via BL Bokslut, vilket medför en extra kostnad. 

Arbetsgång

1. Säkerställ att personerna som ska skriva under årsredovisningen finns registrerade under Basuppgifter – Personuppgifter. Namn, personnummer, e-post och funktion är obligatoriska uppgifter för att det ska vara möjligt att signera digitalt. Om du vill att avisering ska ske via sms istället för mail behöver även mobilnummer anges.

2. Klicka på menyknappen Kom igång högst uppe till vänster. Logga in till Verified om du redan har ett konto där. Alternativt klickar du på texten i dialogrutan om du vill skapa ett konto.

3. Nu står du i vyn där du skickar iväg årsredovisningen för signering. Välj hur du vill att mottagarna ska aviseras; sms eller e-post. Väljer du sms skickas ingen e-post och vice versa.

4. Sätt ett datum för när årsredovisningen senast ska signeras. (Efter detta datum går det inte längre att logga in via länken som skickats till mottagarna men den går att aktivera igen, se avsnittet Förlänga deadline).

5. Välj vilket dokument som ska signeras och om revisor ska inkluderas. 

6. Klicka på symbolen nedan för att skicka valt dokument för signering.  

7. Du kan se en sammanställning över de årsredovisningar du har skickat för signering genom att klicka på Hantera dokument. Du förflyttats då till dashboarden hos Verified. Här ser du de årsredovisningar som har skickas för signering samt status för signeringen.

Påminnelse

Du kan skicka en påminnelse om signering till företrädarna genom att logga in hos Verified och klicka på klockan tillhörande aktuellt dokument (se bild nedan).

Förlänga deadline

Om datumet passeras innan alla mottagare har signerat blir den skickade länken inaktiv. Men du behöver inte skicka dokumentet på nytt. Du kan ändra förfallotid även efter att årsredovisningen har skickats för signering. Gå till fliken Digital signering och klicka på knappen Hantera dokument (se bild). 

Du har nu förflyttats till dashboarden hos Verified. Här ser du de årsredovisningar som har skickas för signering och status för signeringen. Finns inte årsredovisningen på dashboarden hittar du den under arkiv/förfallna (se menyn till vänster på dashboarden). För att justera förfallotiden klickar du på länken Förläng deadline (se bild). Du får då upp en datumväljare och kan välja ett nytt datum för när årsredovisningen senast ska vara signerad. 

Digital signering är inte samma sak som digital inlämning

Att upprätta årsredovisningen digitalt (elektroniskt) ska inte blandas ihop med att lämna in årsredovisningen digitalt till Bolagsverket (se Digital inlämning av årsredovisning). Vid digital inlämning lämnar man alltid in en avskrift (kopia) av originalårsredovisningen till Bolagsverket – oavsett vilket format den är upprättad i (på papper eller digitalt).