Här beskriver vi hur du aktiverar tjänsten för e-signering samt hur du bjuder in styrelsemedlemmar, VD och revisor för att signera årsredovisningen elektroniskt i Aprello.

E-signering i Aprello

Aprello erbjuder e-signering av årsredovisningar enligt kraven om avancerad elektronisk underskrift i artikel 3 i elDAS-förordningen. Tjänsten tillhandahålls av Verified och är fullt integrerad i Aprello. Det innebär att du kan skicka ut årsredovisningen för e-signering till styrelsen direkt från programmet och du behöver inte ha en separat licens eller konto hos Verified. Tjänsten stödjer svenskt BankID och danskt NemID. 

Om en styrelseledamot saknar svenskt BankID

För att kunna e-signera via Aprello krävs svenskt BankID eller danskt NemID. Om någon i styrelsen saknar en av dessa e-legitimationer måste årsredovisningen signeras manuellt på papper. 

Aktivera tjänsten e-signering

E-signering är en tilläggstjänst i Aprello och måste aktiveras innan den kan användas. 

• Endast användare med admin-rättigheter kan aktivera eller inaktivera tjänsten. 

• Aktivering görs under Min Profil i Byråinställningar.

• När tjänsten är aktiverad är den tillgänglig för alla byråns användare. 

Arbetsgång

1. Färdigställ årsredovisningen för att komma till Export-vyn i Aprello.
2. För att signera originalet, Klicka på Skicka ut årsredovisningen för e-signering.
3. En popup-ruta visar de personer som ska signera årsredovisningen. Programmet hämtar automatiskt namn på de styrelseledamöter samt eventuell VD och revisor som finns registrerade hos Bolagsverket. 
4. Kontrollera att uppgifterna stämmer och komplettera med e-postadresser. 
5. Ange sista signeringsdatum. Det är den sista dag som länken för signering är giltig. Länkens giltighetstid kan inte ändras efter att årsredovisningen skickats ut för signering. 
6. Klicka därefter på Skicka ut för signering.
   

Vad händer efter att du skickat ut årsredovisningen för signering?

När årsredovisningen skickats ut för signering får alla som ska signera ett e-postmeddelande med instruktioner till de e-postadresser som angivits. I exportvyn i Aprello kan du se vilka som har signerat och vilka signaturer som inväntas samt deadline för signeringen. När alla signerat kan du ladda ned det signerade originalet som PDF.

Har företaget har en revisor?

Om företaget har en revisor hanteras e-signeringen i två steg: 

1. Först signerar alla i styrelsen och eventuell VD årsredovisningen.
2. När samtliga i styrelsen har signerat får revisorn automatiskt ett e-postmeddelande med en länk för att genomföra sin signering. 

Lägga till revisorn för e-signering

Om revisorn finns registrerad hos Bolagsverket kommer namnet läggas till automatiskt. Om inte, behöver revisorn läggas till i styrelseavsnittet i årsredovisningsvyn för att inkluderas i signeringsflödet. Läs mer här om hur du lägger till en person som ska inkluderas i signeringsflödet.

Ladda ner det signerade originalet

När både styrelsen och revisorn signerat kan det signerade originalet laddas ned som PDF. Vid digital inlämning till Bolagsverket kommer datumet för den digitala signeringen att automatiskt följa med i steget för digital inlämning.

Ändra något i efterhand

Om du redan har skickat ut årsredovisningen för e-signering men behöver göra justeringar finns det två alternativ beroende på vad som ska ändras: 

• Ändra namn eller e-postadress. Du kan uppdatera dessa uppgifter för personer som ännu inte har signerat, utan att avbryta signeringsprocessen. 

• Ändra innehållet i årsredovisningen. Om du behöver göra ändringar i årsredovisningen måste du först avbryta signeringen i exportvyn. Därefter kan du låsa upp årsredovisningen för redigering. När ändringarna är gjorda kan du starta e-signeringen på nytt.