Leverantör
Här ser du alla dina leverantörsfakturor i en listvy.
Du kan t ex se om en faktura är redo att godkännas (attesteras), obetald, förfallen, skickad för betalning eller betald. En faktura blir placerad under Preliminär om man har påbörjat registreringen av fakturan men inte färdigställt den.
Lägga upp leverantörer
Under fliken Leverantörer ser du dina leverantörer. Du lägger upp nya leverantörer genom att du klickar på Ny leverantör och följer instruktionerna.
Fyll i så mycket information som möjligt på leverantörskortet så slipper du komplettera information när det är dags att registrera en faktura från leverantören.
Aktiverar man Autogiro på en leverantör innebär det att fakturor som registreras från den leverantören inte går att betala under bank och betalning. Detta för att förhindra dubbelbetalningar.
| Ska det göras utlandsbetalningar till leverantören krävs det att vissa fält är ifyllda. Läs mer här om det |
Registrera leverantörsfaktura
För att manuellt registrera en leverantörsfaktura klickar du på knappen Ny leverantörsfaktura. 
Då öppnas leverantörsfakturaregistreringen där du fyller i grundläggande uppgifter som leverantör, fakturanummer, OCR, faktura- och förfallodatum, belopp och valuta.
Du kan också skriva en kommentar till fakturan samt välja vem som ska godkänna fakturan om attestfunktionen används.
Därefter klickar du på Registrera och bokför. Då skickas du till verifikationsregistreringen och bokför leverantörsfakturan i vald verifikationsserie.
Väljer du istället Registrera och bokför senare får fakturan status preliminär och du kan plocka upp den vid ett senare tillfälle för att bokföra.
| Du kan även koppla ett dokument. Du kan antingen ladda upp ett dokument direkt i verifikationsregistreringen eller klicka på Uppladdade dokument och koppla ett ohanterat dokument. Dessa dokument har antingen inkommit via e-postportalen, fotade underlag eller manuellt via menyvalet Dokument – Ladda upp dokument. Observera att detta kräver att du har ett paket som inkluderar Bokföring och Attest. |
Automatisera leverantörsfakturaflödet (E-postportal och Tolkning)
Om du inte vill hantera dina leverantörsfakturor manuellt har vi ett system som automatiserar flödet. En förutsättning för att använda det automatiserade leverantörsfakturaflödet är att leverantörsfakturan kommer in till systemet i digital form. Detta görs smidigast via vår e-postportal.
Med e-postportalen får du en särskild e-postadress (t ex musikbiblioteketab_5850@blarkiv.se) som leverantörsfakturorna skickas till. Du väljer om du vill lämna ut e-postadressen direkt till leverantörerna eller om du själv vidarebefordrar fakturor du får in per mail till den aktuella e-postadressen.
Leverantörsfakturor som kommer i pappersformat kan du skicka in till systemet genom att du skannar in fakturan och skickar den som PDF-fil till e-postportalen.
Med vår tolkningstjänst kan du få automatisk ankomstregistrering av leverantörsfakturorna. Det innebär att en tolkningsrobot tar över ansvaret för registreringen och konteringen av leverantörsfakturorna eller kvittona. Din roll blir istället att i efterhand kontrollera och eventuellt rätta felaktigheter kring reskontraposten.