Leverantör
Här ser du alla dina leverantörsfakturor i en listvy.
Du kan t ex se om en faktura är redo att godkännas (attesteras), obetald, förfallen, skickad för betalning eller betald. En faktura blir placerad under Preliminär om man har påbörjat registreringen av fakturan men inte färdigställt den.
Lägga upp leverantörer
Under fliken Leverantörer ser dina leverantörer. Du lägger upp nya leverantörer genom att du klickar på Ny leverantör och följer instruktionerna.
Registrera leverantörsfaktura
För att manuellt registrera en leverantörsfaktura klickar du på knappen Ny leverantörsfaktura. Då öppnas leverantörsfakturaregistreringen där du väljer leverantör, fakturanummer, OCR, datum mm.
Därefter klickar du på Registrera och bokför. Då skickas du till verifikationsregistreringen och bokför leverantörsfakturan i vald verifikationsserie.
| Du kan även koppla ett dokument. Du kan antingen ladda upp ett dokument direkt i verifikationsregistreringen eller klicka på Uppladdade dokument och koppla ett ohanterat dokument. Dessa dokument har endera inkommit via e-postportalen, fotade underlag eller manuellt via menyvalet Dokument – Ladda upp dokument. Observera att detta kräver att du har ett paket som inkluderar Bokföring och Attest. |
Automatisera leverantörsfakturaflödet (E-postportal och Tolkning)
Om du inte vill hantera dina leverantörsfakturor manuellt har vi ett system som automatiserar flödet. En förutsättning för att använda det automatiserade leverantörsfakturaflödet är att leverantörsfakturan kommer in till systemet i digital form. Detta görs smidigast via vår e-postportal.
Med e-postportalen får du en särskild e-postadress (t ex musikbiblioteketab_5850@blarkiv.se) som leverantörsfakturorna skickas till. Du väljer om du vill lämna ut e-postadressen direkt till leverantörerna eller om du själv vidarebefordrar fakturor du får in per mail till den aktuella e-postadressen.
Leverantörsfakturor som kommer i pappersformat kan du skicka in till systemet genom att du skannar in fakturan och skickar den som PDF-fil till e-postportalen.
Aktivera E-postportalen
Nedan följer en steg-för-steg-guide som beskriver hur du aktiverar e-postportalen.
- Se till att du har något av våra bokföringspaket Bokför Mycket, Bokför Mer eller Bokför Mest.
- Gå till Inställningar – E-postportal.
- Högst upp ser du nu den adress som du blivit tilldelad (se bild nedan). Dit ska leverantörsfakturor skickas för att komma in i ditt system, endera genom att kunden skickar direkt dit eller att du vidarebefordrar fakturorna dit.
- Följ instruktionerna i varje ruta. Den sista rutan, Notifieringar om felmeddelanden, måste innehålla en mailadress för att du ska kunna få notiser om något är på tok.
Tolkning och automatisk ankomstregistrering
Med vår tolkningstjänst kan du få automatisk ankomstregistrering av leverantörsfakturorna. Det innebär att en tolkningsrobot tar över ansvaret för registreringen och konteringen av leverantörsfakturorna eller kvittona. Din roll blir istället att i efterhand kontrollera och eventuellt rätta felaktigheter kring reskontraposten.
Aktivera Tolkning
Nedan följer en steg-för-steg-guide som beskriver hur du aktiverar Tolkning.
- Se till att du har något av våra bokföringspaket.
- Gå till Inställningar – Tolkning.
- Det finns olika nivåer av automatik i registreringen av leverantörsfakturor (se bild).
- Registrera alla fakturor manuellt – Bara genom att aktivera tolkning får du en inbyggd automatik i registreringen. Programmet kommer att ge dig ett registreringsförslag när det gäller fakturans ”basuppgifter” såsom fakturanummer, datum, belopp mm samt ett konteringsförslag baserat på hur fakturor till den aktuella leverantören tidigare bokförts. Så det manuella arbetet i det här fallet ligger i att du tittar på registreringsförslaget och godkänner (eller justerar) det.
- Registrera alla fakturor från valda leverantörer automatiskt – Om du vet med dig att tolkningen ger kompletta och korrekta registreringsförslag på fakturor från vissa leverantörer, men inte från alla (kanske har företaget vissa leverantörer som återkommer ofta, medan andra endast fakturerar någon enstaka gång) kan du med fördel använda dig av detta alternativ. Fakturor från de leverantörer du anger ska automatregistreras kommer ankomstregistreras av systemet och gå direkt till attest och/eller eventuell betalning. Fakturor där inställningen inte görs kommer att hanteras enligt punkten ovan och ger dig möjlighet att kontrollera dem innan de når företagaren.
- Registrera alla fakturor automatiskt – För helt automatiserad hantering av leverantörsfakturorna väljer du detta alternativ. Då kommer alla fakturor från alla leverantörer att gå direkt till företagaren för attest och eventuell betalning och behöver inte ankomstregistreras av redovisningsbyrån. Detta gäller under förutsättning att tolkningsroboten kan utläsa de väsentliga uppgifterna som krävs för en komplett reskontrapost, dvs fakturanummer, belopp osv. Om registreringsförslaget från tolkningen inte är komplett kommer just dessa leverantörsfakturor att hanteras enligt punkten ovan.
| Ett konteringsförslag från tolkningen kommer att användas vid automatregistreringen, dvs du får ett förslag på kostnadskonto baserat på hur fakturor från samma leverantör konterats tidigare. Skulle ett sådant saknas finns en prioriteringsordning för hur kontot som används hämtas. Om fakturan blir felaktigt bokförd kan du naturligtvis ändra detta i efterhand. |
Automatregistrering av kvitton
Här väljer du om du vill att dina kvitton ska bokföras automatiskt efter att tolkningsresultatet inkommit.
Notifiering om ohanterade bokföringsunderlag
Här kan du fylla i din e-postadress om du vill bli notifierad dagligen om att det finns ohanterade bokföringsunderlag i företaget.
Upplärning av tidigare underlag
Om du har underlag och konteringar registrerade sedan tidigare, som inte skickats för tolkning kan du skicka dessa till roboten för upplärning via den här knappen.
Hämta kunskap från annat företag
Om du vill lära upp din robot baserat på hur du registrerat leverantörsfakturor och kvitton i ett annat företag anger du här vilket eller vilka företag kunskapen ska hämtas ifrån.
