För att förenkla för dig som jobbar mer processinriktat har vi skapat olika vyer (flikar) som visar tjänsterna och aktuell status ur en lite annan synvinkel än om du använder fliken Alla aktiviteter. Fliken Bokföring hjälper dig att hålla koll och få överblick på de tjänster som har med bokföring att göra och med hjälp av urval kan du få fram just den information du behöver vid det tillfället. Här beskriver vi mer om fliken Bokföring.

• Urval
• Status
• Öppna BL Administration

Urval

Du börjar med att välja vilket urval du vill ha. Du kan göra urval på

• Klientansvarig
• Utförande handläggare
• Sista bokföringsmånad/Momsinlämningsmånad (det sistnämnda urvalet kräver att du har lagt upp någon av tjänsterna för moms på kunden)
• Periodicitet (här kan du välja om du vill se bara dem som har bokföring månadsvis, kvartalsvis eller årsvis.) Om du har valt någon annan periodicitet för din bokföring kommer de ej att visas i denna vy.
• Bocka ur rutan Visa även helt klara klienter om du vill att dessa ska försvinna från listan (antalet inom parentes står kvar även om du bockar ur rutan).

Du kan också snabbt och enkelt söka på dina aktiviteter i listan genom att använda sökrutan uppe till vänster i bild. I rutan kan du skriva in både siffror och text, exempelvis organisationsnummer eller företagsnamn. Saknar du någon klient eller aktivitet i listan behöver du lägga till den aktuella tjänsten under fliken Uppdrag på klientkortet, läs mer här

Observera att du måste klicka på den blå symbolen ute till höger på samma rad för att uppdatera din lista.

Status

I bokföringsvyn visar vi aktuell status för tjänsterna

• Material (Bokföring), när materialet inkommit ändras status från ”Väntar på material” till datumet för inlämning, se bild nedan.
• Dagskassa
• Bokföring
• Kont/Stans
• Avstämning
• Rapport till klient
• Vi visar även när material till tjänsten Bokföring har kommit in.

För att ändra status klickar du på aktiviteten. Det dyker då upp en ruta där du kan ändra status och lägga in en kommentar.

När du registrerat en kommentar på en aktivitet och sparat den visas det till höger om texten en gul penna och ett papper, detta för att du i listan för samtliga klienter direkt skall se vart det finns en skriven kommentar. Detta gäller för just den aktuella aktiviteten och kommer inte att visas på kommande aktiviteter för samma tjänst.

Vill du däremot ha en återkommande text som dyker upp varje gång aktiviteten ska utföras behöver man gå in på själva uppdraget under klientkortet och skriva i kommentarsfältet. Då visas en blå cirkel med ett  ”i” bredvid texten för aktiviteten och den kommer alltid att visas på kommande aktiviteter.

För att ändra inställningarna och/eller skriva en kommentar på en tjänst kan du klicka på aktiviteten för tjänsten så öppnas aktivitetskortet. Där kan du sedan klicka på kugghjulet nere till vänster så kommer du in på tjänstens inställningar där du kan ändra startdatum, sätta ett slutdatum (används bara om du avser att avsluta uppdraget helt), byta utförande handläggare, skriva en återkommande kommentar och ändra periodicitet och regel.

Öppna BL Administration

Härifrån kan du klicka på programikonen för BL Administration för att öppna programmet. Ikonen visas på varje klients aktivitetsrad längst ut till höger. När du klickar på programikonen öppnas BL Administration med rätt kund och med rätt programdel, om tjänsten är bokföring så kommer du direkt in i kundens bokföringsdel i BL Administration.

När du har öppnat en kund i BL Administration via BL Byråstöd har en koppling mellan programmen gjorts med hjälp av en programnyckel som har skickats från BL Byråstöd till den aktuella kundens basuppgifter i BL Administration. Med hjälp av nyckeln kan du nu arbeta med t ex kundens bokföring i BL Administration och sedan ändra status direkt därifrån som sedan automatiskt uppdateras i BL Byråstöd. Detta görs via den blå BL-symbolen uppe i aktivitetsfältet i BL Administration.