För att förenkla för dig som jobbar mer processinriktat har vi skapat olika vyer (flikar) som visar tjänsterna och aktuell status ur en lite annan synvinkel än om du använder fliken Alla aktiviteter. Fliken Bokföring hjälper dig att hålla koll och få överblick på de tjänster som har med bokföring att göra och med hjälp av urval kan du få fram just den information du behöver vid det tillfället. Här beskriver vi mer om fliken Bokföring.

Urval

Du börjar med att välja vilket urval du vill ha. Du kan göra urval på

• Klientansvarig
• Utförande handläggare
• Sista bokföringsmånad/Momsinlämningsmånad (det sistnämnda urvalet kräver att du har lagt upp någon av tjänsterna för moms på kunden)
• Periodicitet (här kan du välja om du vill se bara dem som har bokföring månadsvis, kvartalsvis eller årsvis.) Om du har valt någon annan periodicitet för din bokföring kommer de ej att visas i denna vy.
• Bocka ur rutan Visa även helt klara klienter om du vill att dessa ska försvinna från listan (antalet inom parentes står kvar även om du bockar ur rutan).

Du kan också snabbt och enkelt söka på dina aktiviteter i listan genom att använda sökrutan uppe till vänster i bild. I rutan kan du skriva in både siffror och text, exempelvis organisationsnummer eller företagsnamn. Saknar du någon klient eller aktivitet i listan behöver du lägga till den aktuella tjänsten under fliken Uppdrag på klientkortet, läs mer här

Observera att du måste klicka på den blå symbolen ute till höger på samma rad för att uppdatera din lista.

Status

I bokföringsvyn visar vi aktuell status för tjänsterna

• Material (Bokföring), när materialet inkommit ändras status från ”Väntar på material” till datumet för inlämning, se bild nedan.
• Dagskassa
• Bokföring
• Kont/Stans
• Avstämning
• Rapport till klient
• Vi visar även när material till tjänsten Bokföring har kommit in.

Redigera listan

För att lägga till en kommentar eller ändra status på en tjänst klickar du på texten eller symbolen i kolumnen för någon av de aktuella tjänsterna som visas ovan, såsom Bokföring och Dagskassa. Du kan också ändra uppgifterna om det inlämnade materialet, och då klickar du i stället i kolumnen för detta. I samtliga fall visas det ett aktivitetskort där du i fälten för status och kommentar kan ändra dina uppgifter.

När du registrerat en kommentar på aktuell aktivitet och sparat denna visas det till höger om texten en penna och ett papper. Då ser du direkt i listan för samtliga klienter att det finns en skriven kommentar.

För att ändra och registrera en tjänst direkt från denna vy, exempelvis Bokföring på denna kund, klickar du på raden för kolumnen med samma namn (där det i ovanstående bild nu står Material inkommet i blå färg). Det visas då ett aktivitetskort där du längst ner till vänster ser en inställningssymbol i form av ett kugghjul. Om du klickar på den kan du redigera tjänsten. Om det finns en kommentar på tjänsten (som återkommer vid varje aktivitet) visas bokstaven ”i” inuti en blå cirkel, se bilden ovan.

Öppna BL Administration

Härifrån kan du klicka på programikonen för BL Administration för att öppna programmet. Ikonen visas på varje klients aktivitetsrad längst ut till höger. När du klickar på programikonen öppnas BL Administration med rätt kund och med rätt programdel, om tjänsten är bokföring så kommer du direkt in i kundens bokföringsdel i BL Administration.

När du har öppnat en kund i BL Administration via BL Byråstöd har en koppling mellan programmen gjorts med hjälp av en programnyckel som har skickats från BL Byråstöd till den aktuella kundens basuppgifter i BL Administration. Med hjälp av nyckeln kan du nu arbeta med t ex kundens bokföring i BL Administration och sedan ändra status direkt därifrån som sedan automatiskt uppdateras i BL Byråstöd. Detta görs via den blå BL-symbolen uppe i aktivitetsfältet i BL Administration.