Lundify Sign är Bjorn Lundens nya signeringsverktyg som uppfyller kraven för signering av årsredovisningar. I BL Bokslut kan du signera årsredovisningen och/eller årsstämmoprotokollet digitalt med en enkel knapptryckning – är du inloggad i BL Bokslut i molnet behöver du ingen ytterligare inloggning!

För att hjälpa dig att på ett säkert sätt snabba upp din signering har vi nedan skapat en guide för att säkerställa att signeringen blir rätt.

Förbered inför signering

Basuppgifter

Säkerställ att rätt personer är upplagda och att uppgifterna är korrekta för de som ska skriva under årsredovisningen. Detta gör du under Basuppgifter och Personuppgifter. För att använda Lundify Sign behöver du ange personnummer, mobilnummer och e-postadress på samtliga som ska skriva under det dokument du vill skicka för signering.

Se till att årsredovisningen är redo för underskrift – använd gärna vår kontrollfunktion under fliken Kontroller för att inte missa något. Under Underskrifter bör du ange att årsredovisningen signeras digitalt, för att få rätt kontroller och för att slippa onödiga varningar vid digital signering.



Datering av årsredovisningen

Årsredovisningen som signeras ska innehålla alla uppgifter som krävs – det är bara själva signeringen som ska återstå att göra. Förutom att årsredovisningen ska vara färdig innehållsmässigt (med de noter som krävs osv) ska den dateras innan den skickas för underskrift. Dateringen är det datum som styrelsen anser den vara färdig sett till dess innehåll. I BL Bokslut hittar du det datumet under Underskrifter. Som standard har vi texten ”Den dag årsredovisningens innehåll slutligen bestämdes” före datumet.

OBS! Detta datum ska vara före eller samma dag som årsredovisningen signeras.

Signering via Lundify Sign

När dokumentet är klart för signering går du till fliken Digital signering. Där finns nu vår nya signeringslösning färdig att använda (för dig som använder Verified finns den integrationen kvar som en egen flik).

Priser

Lundify Sign kostar 19 kr per signerat dokument. Det är först när alla signerat dokumentet och mottagarna får det färdiga dokumentet som debitering sker. För att undvika onödiga kostnader är det därför viktigt att dokumentet är klart, korrekt, har rätt mottagare osv innan du skickar ut det för signering.

Debiteringen sker i efterskott, månadsvis, och finns med på din faktura från Bjorn Lunden.

Kontroller

Om det fortfarande finns kontroller och varningar kvar under fliken Kontroller kommer du att få en upplysning om detta. Vi rekommenderar att du har hanterat dessa innan du skickar iväg dokument för signering.

Dokumentet ska ha ett senast-datum för signering, vilket per default är dagens datum. Detta styr när mottagarna senast kan komma åt att signera dokumentet. När sista dagen för signering passerats kommer dokumentet att låsas för signering, dokumentet måste i ett sådant fall skickas på nytt.

Du kan även välja vilket språk som mottagarna ska se i flödet (svenska eller engelska i dagsläget). Notera att dokumentet som signeras kommer att vara på svenska.

Skicka för signering

När de nödvändiga inställningarna är gjorda kan du klicka på ikonen för signering.



Då får du upp en dialogruta med mottagare av dokumentet och uppgifter för dessa. Under mottagare finns en meddelanderuta innehållande en standardtext, som du kan redigera. Det är bland annat detta meddelande som kommer att synas i det mejl som skickas ut. Finns det ingen revisor är signeringsordningen alltid samtidig. Finns revisor blir signeringsordningen alltid sekventiell (revisorn signerar efter att styrelsen signerat – alltså sist).



Du kan även förhandsgranska dokumentet via knappen Förhandsgranska innan du skickar det för signering.

När allt ser korrekt ut skickar du dokumentet för signering via knappen Skicka.



Samtliga mottagare får ett mejl med inloggning till dokumentet, där det framgår vilken byrå/vilket företag som skickat ut dokumentet (det registrerade företaget för molninloggningen).

Mottagarna loggar in för att signera

När mottagaren öppnar länken i mejlet kommer han eller hon till vår Sign-plattform och kan där granska dokumentet.



Mottagaren/mottagarna kan välja att signera dokumentet eller neka signering.



Väljer mottagaren att neka behöver han eller hon ange en förklaring till detta. Denna förklaring kan du ta del av senare (läs nedan).

Status för signerade dokument

Via knappen Visa signeringsstatus kan du som skickat dokumentet på ett enkelt sätt hålla koll och se statusen för företagets skickade dokument. Det är också här som du som sändare kan avbryta dokument.

Avbryt dokument

Här kan du också som avsändare avbryta dokumentet för mottagarna, till exempel om du missat något eller av någon annan anledning.

Nekat dokument

Om någon av mottagarna nekar underskrift eller inte skriver under före slutdatumet avbryts dokumentet och ingen debitering sker för det dokumentet.



I exemplet ovan har Bo behövt ange anledningen till att han nekat – detta ser du genom att hovra muspekaren över ”Nekat” bredvid hans namn.

Utgånget dokument

Om användaren inte signerar före deadline utgår dokumentet och kan inte signeras.

Färdigställt dokument

När samtliga mottagare signerat dokumentet får de en notifiering via mejl att dokumentet är färdigt. Det är vid detta tillfälle som du som avsändare debiteras 19 kr. De kommer att kunna logga in och hämta dokumentet via länken i mejlet.


Även du som avsändare kommer att notifieras via mejlen att dokumentet är signerat.

Hantera dokument

Du kommer dock inte att kunna logga in i det meddelande om att dokumentet är signerat som du fått via mejl, utan måste hämta det signerade dokumentet under knappen Hantera dokument. Där ser du statusar för de olika dokument du skickat.

För att ladda ner det färdiga dokumentet dubbelklickar du på det dokument som har status ”Signerat”.

Hämta datum vid digital inlämning

När du använt Lundify Sign kan du hämta datumen för respektive underskrift via en enkel knapptryckning under fliken Digital inlämning och datum-knappen.