I BL Byråstöd har vi byggt ett antal byråmallar. Här finns 80 stycken tjänster grupperade på ett antal uppdrag.

I första versionen av byråstöd kan du inte spara ner några egna varianter av byråmallar. Du kan dock anpassa befintliga mallar så de bättre passar just din byrå. 

Så här fungerar det:

Klicka på den tjänst i listan som du vill ändra. Den hamnar då i redigeringsläge. Ändra till de inställningar som passar er byrå bäst.

Visa dagar

Här anges antal kalenderdagar före deadline som tjänsten ska visas i aktivitetslistan. Tjänsten visas då som en blå rund fylld cirkel. Betydelsen är då att den kan påbörjas.

Påminn dagar

Här ställer du in hur många kalenderdagar före deadline som du vill att din aktivitet ska bli gul. Detta symboliserar att det börjar närma sig deadline.

Varna dagar

Hur många kalenderdagar innan deadline vill du att din aktivitet ska bli röd? Det anger du här. Ett tips kan vara att du inte har allt för många dagar angivna här för då kan det bli för mycket rött i aktivitetslistan och då finns risken att man slutar respektera den röda färgen.

Periodicitet

Periodicitet talar om hur ofta en tjänst ska utföras. De intervall som finns att välja på är:

• Kalenderår
• Räkenskapsår
• Halvår
• Kvartal
• Månad
• Vecka
• Vid behov

Vald periodicitet styr vilka regler du sedan kan välja på tjänsten.

Vid behov: Då skapas inga aktiviteter förrän du aktivt går in och tidsbestämmer en aktivitet.
Har du t ex mest klienter med kvartalsmoms på din byrå, då kan du ändra i mallen till det. Då behöver du bara ändra på de klienter som har något annat.

Regel för deadline

Med hjälp av uppgifter om Företagsform och de förutsättningar som är angivna under fliken för räkenskapsår på klientnivå, kan byråstödet sätta ”rätt” deadline på respektive klients tjänst förutsatt att du valt en bra regel. När det gäller bokföringen utgår vi exempelvis från deadlinen att du ska vara klar med bokföringen när momsen ska vara klar. För att läsa mer om de olika reglerna kan du läsa mer här.

Utförande handläggare

Vi har i ursprungsmallen lagt inloggad medarbetare som förvald på alla tjänster. Men här kan byrån ändra till specifik handläggare eller Klientansvarig. För att kunna välja specifik handläggare så måste den ha loggat in EN gång först för att finnas i Byråstödet.

Status

Vi har ett visst antal status att välja på. Vi har redan förvalt ett antal lämpliga status på varje tjänst. Om du ska börja ändra här: tänk på att inte alla status ger grön bock. Du bör alltid avsluta med status som ger grön bock. De status som ger grön bock är följande:

• Godkänd av revisor 
• Klar
• Moms att återfå
• Betald
• Skickad till klient
• Beställd
• Klient lämnar in
• Lämnad till klient
• Inlämnad
• Kontrollerad (klar)
• Mottaget (klar)
• Materialet återlämnat (klar)
• Filöverförd (klar)
• Ej aktuell
• Godkänd av Bolagsverket

Vald för import/standard

Du kan enkelt importera de tjänster som har rutan Vald för import/standard markerad när du är på klientkortet. De importeras då med de inställningar som finns i mallgruppen Standard. Du kan sedan ändra dem på klientkortet. Du kan läsa mer om mallgrupper här nedanför. 

Skapa egna mallgrupper

Under Byråinställningar och Uppdragsmallar finns en funktion för att skapa egna mallgrupper. Klicka på knappen Ny Mallgrupp och döp den till något beskrivande. Välj vilka tjänster som ska ingå och sedan redigerar du inställningarna på tjänsterna så att de får rätt periodicitet m.m.

När du sedan ska lägga upp tjänster på en klient så kan du enkelt utgå från en av dina skapade mallgrupper.

Om du väljer mallgruppen Standard så markeras de tjänster du markerat för import i ordinarie listan med uppdragsmallar för alla tjänster.