Kom igång snabbt med import av Företag från BL Administration
Det finns en enkel funktion i Byråstöd för att importera klientuppgifter från upplagda företag i BL Administration. Denna manual är till för dig som redan kört BL Administration och har flera företag där.
Arbetsgång
Det krävs bara några knapptryck i Byråstöd för att få in alla företag:
• Gå till fliken Klienter och klicka på knappen ⇢ Jämför mot Företag i molnet.
• Markera företagen du vill importera till Byråstöd och klicka på Lägg till.
Nu är alla klienter i klientlistan, och med några knapptryck till kan du få behållning av Byråstöd direkt!
• Om ni är flera medarbetare kan man under Byråinställningar och fliken Masshantering koppla rätt klientansvarig till rätt klient.
• Klicka på fliken Aviseringar och se en översikt över vad som hänt i företag (klienter), och vad behövs åtgärdas.
Här kommer mer om det i detalj:
Jämför mot företag i molnet
Om man har BL Byrå / tidigare Helhetslösning går det att jämföra klientlistan i Byråstöd mot de företag som redan finns i BL Administration i Företag i Molnet.
För att jämföra klienter så klicka på Jämför mot Företag i molnet.
Det kan ta en stund då Byråstödet kommer gå in i alla molndatabaser som hör till byråns kundnummer för att matcha organisationsnummer.
Det finns tre flikar:
● Importera företag till Byråstöd
Här visas företag som finns i listan Företag i molnet och som inte finns i Byråstöd (baserat på organisationsnummer). Bockar man i bredvid företagsnamnet och klickar på "Lägg till", kommer företaget att läggas upp i Byråstödet.
● Exportera företag till molnet
Här visas företag som finns i Byråstöd (ej privatpersoner − enl. grunduppgifter) och som inte hittas bland molndatabaser kopplat till ditt kundnummer (baserat på organisationsnummer).
Klicka på knappen "Lägg till", fyll i kompletterande uppgifter och företaget ska sedan synas i listan Företag i molnet i BL Administration.
När nya funktionen släpps för att välja samarbetspaket på företag behövs också molndatabasnyckel i Byråstöd för att kunna visa valda samarbetspaket m m.
Masshantering för att sätta klientansvarig
Är ni flera medarbetare är det bra att lägga till Klientansvarig på klienter.
Detta underlättar t ex att man kan välja att bara se ”sina” klienter i listor. Funktionen Masshantering förenklar att göra det på flera klienter samtidigt. För att komma åt funktionen Masshantering krävs att man är Byråadministratör.
• Klicka på Byråinställningar som finns uppe till höger i Byråstöd.
• Klicka på fliken Masshantering.
• På fliken Ändra väljer du ⇢ ändra Klientansvarig.
• Välj den person som ska bli klientansvarig.
• Klicka på Visa Urval
Listan med klienter går att filtrera på olika variabler så att man enkelt får lämpligt urval.
• Markera klienterna som man ska lägga / ändra klientansvarig på.
Nere till vänster visas hur många klienter / tjänster ändringen kommer påverka.
• Klickar på Utför ändringarna.
Det går att sätta urvalet på kolumnen Klientansvarig till ”Saknar klientansvarig” om man bara vill bläddra bland klienter som inte har någon klientansvarig än.
Aviseringar
I fliken Aviseringar går det att få direkt översikt över händelser i dina företag. Här kan du bl a se antal ohanterade dokument, automatregistrerade leverantörsfakturor och aktuellt skattekontosaldo för din klient. Du väljer vilka kolumner som ska synas i tabellen. Detta ställs in uppe till höger i kolumnväljaren.
Följande information från företag kan ses i Aviseringar:
• Ohanterade dokument: Antal dokument som ligger för godkännande / registrering i BL Administration (under modulen Leverantörsreskontra och knappen Registrera fakturor).
• Obetalda Leverantörsfakturor: Hur många obetalda leverantörsfakturor som finns i Leverantörsreskontra.
• Betalningar som kräver åtgärd: Använder ni koppling till bank i Bjorn Lunden-appen kommer felmeddelanden in till molndatabasen och då går det här i Byråstöd se om något gått fel. För att se hela felmeddelandet från banken behöver man gå till app.bjornlunden.se.
• Automatregistrerade leverantörsfakturor: Om man använder tilläggstjänsten E-postportal eller fliken Dokument i Bjorn Lunden-appen (app.bjornlunden.se) för att ta in underlag, och har tolkning aktiverat för din klient går det att ställa in så leverantörsfakturor blir automatiskt bokförda. I inställningarna för Tolkning kan man välja att det ska gälla alla leverantörsfakturor, eller bara från valda leverantörer. För att få veta att det skett finns i Byråstöd en kolumn för att visa hur många leverantörsfakturor som automatregistrerats under en period. Förvald period är 1 vecka bakåt men går att ändra för att se under längre eller kortare period. Ändringen görs i datumväljaren och klicka sedan på uppdatera-knappen ⟳.
• Automatregistrerade kvitton: Samma översikt som för automatregistrerade leverantörsfakturor.
• Inkommande / Utgående e-faktura.
• Skattekontosaldo: Här kan man se aktuellt Skattekontosaldo för din klient. Skattekontosaldo uppdateras nattetid med en hämtning från Skatteverket.
Hämtning av saldo aktiveras i app.bjornlunden.se under Ekonomiöversikt eller Bank & betalning. För att det ska fungera måste klienten ge Bjorn Lunden läsrättigheter till Skattekontot. >> Läs mer om hur man ger läsrättigheter av Skattekontosaldo till Bjorn Lunden här .
Informationen i kolumnen Skattekontosaldo kan vara olika beroende på status:
− Kom igång: Funktionen för att hämta skattekontosaldo är inte aktiverad på denna klient. Tryck på Kom igång.
− Aviseras ej: Hämtning till app.bjornlunden.se är aktiverad men en inställning i Byråstöd gör att du inte kan se det. I Klientkortet i Byråstöd och fliken Molntjänster går det ändra aviseringsinställningar för Skattekontosaldot.
− Saldo visas: Om ett saldo visas här (även 0 kr) fungerar kopplingen till Skattekontosaldot. Vid minus-saldo visas beloppet i rött.
− Tekniskt fel: Klient är / har varit aktiverad för hämtning av Skattekontosaldo men går inte att hämta saldo från Skatteverket. Klicka på texten 'Tekniskt fel' för att kontrollera läsbehörighet på Skatteverket.