Denna manualdel är till för dig som redan kört BL Administration ett tag och har flera företag där. Vi har en enkel funktion i Byråstöd för att importera dina klientuppgifter dit från upplagda företag i BL Administration.

 Arbetsgång

Du behöver i princip bara göra några knapptryckningar i BL Byråstöd för att få in alla dina företag:

• Gå till fliken Klienter och klicka på knappen Jämför mot Företag i molnet
• Markera de företag du vill importera till BL Byråstöd och klicka på Lägg till

Nu finns alla klienter i din Klientlista, då kan du göra ytterligare några knapptryckningar för att börja få behållning av byråstödet direkt!   

• Är ni flera medarbetare på byrån kan ni via Byråinställningar och  Masshantering koppla rätt Klientansvarig till rätt klient
• Gå till fliken Aviseringar och du får en tydlig översikt över vad som hänt i dina företag och vad du kan tänkas behöva åtgärda.

Nedan beskriver vi detta lite mer utförligt.

Jämför mot företag i molnet

Du som har vår BL Byrå-tjänst kan snabbt komma igång i Byråstödet genom att du jämför klientlistan som du har i Byråstöd med de företag som du har i BL Administration i den publicerade listan för Företag i molnet.  
För att läsa mer om hur du kan publicera dina företag i listan för Företag i molnet i BL Administration kan du klicka här  .

För att göra denna jämförelse klickar du på knappen Jämför mot Företag i molnet som du hittar på fliken Klienter.

När du klickar på knappen kan det ta en stund då Byråstöd kommer gå in i alla molndatabaser som hör till byråns kundnummer för att matcha organisationsnumret.   

Det finns tre flikar att välja på:  

1. Importera företag till Byråstöd
2. Exportera företag till molnet
3. Koppla ihop befintliga klienter och molnföretag

Importera företag till Byråstöd 

Här visas de företag som finns publicerade i er lista för Företag i molnet och som inte finns i Byråstöd (baserat på organisationsnummer). Bockar du i rutan till vänster om företagsnamnet och klickar på lägg till kommer företaget att läggas upp som en klient till Byråstödet.

Skulle du redan ha klienter i byråstöd sedan tidigare men inte kopplat ihop dem med dina molnföretag så kan du gå till tredje fliken.

Koppla ihop befintliga klienter och molnföretag

Här visas de företag som finns både i BL Byråstöd och i listan för publicerade Företag i molnet (baserat på organisationsnummer). Dock saknar de molndatabasnyckel i BL Byråstöd. Molndatabasnyckel krävs för att bland annat kunna visa aviseringar om inkomna dokument m.m. direkt i BL Byråstöd under fliken Aviseringar m.m. 

När den nya funktionen släpps där ni kan välja samarbetspaket på era företag då behövs också molndatabasnyckeln i Byråstöd för att kunna visa valda samarbetspaket m.m. 

Masshantering för att sätta klientansvarig

Är ni flera medarbetare på byrån är det bra att lägga till en Klientansvarig på klienterna. Det gör att du i listor kan välja att se bara ”dina” klienter. Vi har en masshanteringsfunktion för detta också för att förenkla för er att göra det på flera klienter samtidigt.  Det är bara de som är Byråadministratörer som kommer åt funktionen för masshantering. 

• Gå in på Byråinställningar som du hittar uppe till höger i Byråstödet.
• Gå in på fliken Masshantering
• Där på fliken Ändra väljer du att du vill ändra Klientansvarig
• Välj den person i listan som du önskar sätta klienter på
• Klicka på Visa Urval 

Den här listan med klienter kan du filtrera på flera olika variabler så att du enkelt får ett lämpligt urval.  

• Markera de klienter du vill ändra på. 

Knappen nere till vänster visar hur många klienter/tjänster denna ändring kommer påverka.  

• När du är nöjd med ditt urval klickar du på Utför ändring. 

Du kan för nästa person du vill lägga till som klientansvarig, ta urvalet på kolumnen Klientansvarig till ”Saknar klientansvarig” då behöver du bara bläddra bland de klienter som du ännu inte lagt någon klientansvarig på.

Aviseringar

Under fliken Aviseringar kan du nu direkt få en översikt över händelser i dina företag. Här kan du bland annat se antal ohanterade dokument, automatregistrerade leverantörsfakturor för en period och din klients aktuella skattekontosaldo. Du väljer själv vilka kolumner du vill ha synliga i tabellen. Det gör du uppe till höger i listan.  

Du kan få ut följande information från dina företag: 

• Ohanterade dokument. Den siffra som visas i den här kolumnen är antalet dokument som ligger för godkännande/registrering i BL Administration under Leverantörsreskontra och Registrera fakturor. 

• Obetalda Leverantörsfakturor. Här visas hur många obetalda fakturor som ligger i Leverantörsreskontra. Det finns ingen känslighet på förfallodag utan det är totalsiffran som visas. 

• Betalningar som kräver åtgärd. Har du en bankintegration påkopplad kommer eventuella felmeddelanden via den och då kan du se redan här i byråstödet att något har gått fel. Tyvärr kan du inte se vad som gått fel utan det behöver du gå in i app.bjornlunden.se för att reda ut. 

• Automatregistrerade leverantörsfakturor. Om du använder e-postportalen eller app.bjornlunden.se för att få in underlag och har tolkning för din klient, kan du få leverantörsfakturor att automatiskt bli bokförda. I app.bjornlunden.se kan du välja om det ska gälla alla leverantörsfakturor för en klient eller bara utvalda leverantörer. För att du ska få vetskap om att detta har skett så har vi här i byråstöd en kolumn just för att visa hur många leverantörsfakturor som har automatregistrerats under en viss period. Den förvalda perioden är en vecka bakåt i tiden. Den perioden kan du ändra om du vill se för en längre eller kortare period. Ändringen gör du i datumväljaren och klickar sedan på uppdateraknappen. 
  

• Automatregistrerade kvitton. Även kvitton går att få automatregistrerade för de klienter det passar. Även här kan du se antalet inkomna och bokförda underlag under en viss period. 
• Inkommande e-faktura.  
• Utgående e-faktura. 
• Skattekontosaldo. I kolumnen för Skattekontosaldo kan du se det aktuella saldot för din klient. Skattekontosaldot uppdateras varje natt via en hämtning från Skatteverket. 

Hämtning av saldot aktiveras i app.bjornlunden.se under fliken Ekonomiöversikt eller Bank & Betalning. Klienten måste ge Björn Lundén AB (556293-9982) läsrättigheter till Skattekontot. Läs mer om hur du gör här .  

Texten i kolumnen varierar beroende på status på tjänsten som är kopplad till din klient  

1. Kom igång: Då är funktionen för att hämta skattekontosaldo inte aktiverad på din klients företag. Det krävs att din klient aktiverar denna med sitt bank-id. 

2. Aviseras ej: Då sker hämtningen till app.bjornlunden.se men inställningen i Byråstöd gör att du inte ser det. Gå till klientkortet i Byråstöd och fliken Molntjänster. Ändra dina aviseringsinställningar för skattekontosaldot. 

3. Saldo visas: Ser du ett saldo här (även om det är 0 kr) kan du vara säker på att din koppling fungerar. Skulle saldot vara minus visas beloppet i rött. 

4. Tekniskt fel: Om din klient är aktiverad för hämtning av saldo men ingen hämtning från Skatteverket kan ske, visas denna text. Felet är tekniskt och du kan pröva igen efter en stund.