Projektportföljen

I Projektportföljen får du en översikt över de projekt du har valt att filtrera fram.

Här kan du:

• Välja vilka projekt som ska visas.
• Anpassa vilken information som visas genom filter och kolumner.
• Söka på projekt.
• Skapa nya projekt.

Översikten ändras beroende på vilka kolumner du väljer att visa.

Skapa nytt projekt

När du lägger till ett projekt kan du:

• Skapa ett projekt från grunden.
• Använda en mall (om sådana finns tillgängliga).

Fördel med mallar: Vissa uppgifter är redan förinställda för att underlätta.

Projektdetaljer

I Projektdetaljer anger du grundläggande information om projektet.

För att kunna spara ett projekt måste du minst fylla i:

• Projektnamn.
• Projektkod.
• Kund (ny kund kan läggas till, ange kundnamn och nummer).
• Start- och slutdatum.

Du kan även ange:

• Kostnadsställe (extra viktigt om ni integrerar mot ett ekonomisystem, se till att uppgifterna matchar mottagande system).
• Kundkontakt (kontaktperson hos kunden).
• Projektkategorier (användbart för uppföljning).
• Projektkontakt (er interna kontaktperson för projektet).

Debiterbart



Prismodell

Här anger du priset mot kund, dvs. vad som debiteras. Priserna kan sättas på olika nivåer beroende på vald modell:

• Projekt: Alla debiterbara timmar har samma timpris, oavsett vem som utför arbetet (Faktureringsinställningar).
  
  
• Projektmedlem: Varje person i projektet har ett eget timpris (Grupp).
  
  
• Aktivitet: Ett fast timpris per aktivitet, lika för alla (Aktivitetsinställningar).
  
  
• Aktivitetsmedlem: Ett specifikt pris per person och aktivitet, en person kan alltså ha olika priser beroende på uppgift (Aktivitetsinställningar - Aktivitetsmedlem).
  
  
• Fast pris: Sätts i Faktureringsinställningar.
  
  

Fakturareferens

• Projektledare (tilldelas under fliken Grupp).
• Projektkontakt (väljs under Detaljer).
• Alternativreferens (fritextfält).

Spåra kostnader

Här under fliken Kostnadsinställningar anger du vilka kostnader projektet har. Även kostnader kan kopplas på olika nivåer:

• Projekt: Alla timmar har samma kostnad, oavsett vem som utför arbetet (Kostnadsinställningar).
  
  
• Projektmedlem: Varje person i projektet har en egen kostnad per timme (Grupp).
  
  
• Aktivitet: En fast kostnad per aktivitet, lika för alla (Aktivitetsinställningar).
  
  
• Aktivitetsmedlem: Specifik kostnad per person och aktivitet, en individ kan alltså ha olika kostnader beroende på uppgift (Aktivitetsinställningar → Aktivitetsmedlem).
  
  

Det finns även möjlighet att spåra kostnader för material.

Grupp

Under fliken Grupp kan du lägga till projektmedlemmar, som sedan kan tilldelas aktiviteter.

• Endast de aktiviteter som tilldelas en person syns i dennes tidkort.
• Projektet måste vara sparat innan du kan lägga till gruppmedlemmar.
  
  

Så lägger du till en gruppmedlem:

• Klicka på + Lägg till Objekt - Gruppmedlem.

• Om du använder prismodell Projektmedlem eller kostnadsmodell Projektmedlem är det här du anger priser och kostnader för respektive person.
  
  

Tips! Med Mer-knappen kan du tilldela gruppmedlemmar alla aktiviteter, markera först gruppmedlemmar och sedan Mer - Lägg till medlem(mar) till alla aktiviteter. Aktiviteter behöver då ha skapats.

Aktiviteter

Under fliken Aktiviteter lägger du till de arbeten som medarbetarna ska rapportera tid på.

• Aktiviteter kan vara generella. Till exempel Projekttid eller Konsulttid.
• De kan även vara mer specifika, till exempel Bokföring, Fakturering eller Lön.

Inställningar för aktiviteter:

• Om du använder prismodell Aktivitet eller kostnadsmodell Aktivitet gör du inställningarna under Aktivitetsinställningar (högerklicka - Redigera aktivitet - inställningar).

Här kan du ange:

• Om aktiviteten är debiterbar eller inte.
• Om aktiviteten har fast pris eller timbaserat pris.
• Kostnad per timme.

Lägg till aktivitetsmedlemmar



För att tilldela personer till en aktivitet:

• Högerklicka på aktiviteten och välj Lägg till medlem.
• Välj vilka som ska kunna rapportera tid på aktiviteten.

För mer detaljerade inställningar:

Högerklicka - Redigera aktivitet - Medlemmar

• Om ni använder prismodell Aktivitetsmedlem eller kostnadsmodell Aktivitetsmedlem, gör inställningarna här.

Material

Under fliken Material kan ni registera material som används i projektet.

• Material kan faktureras om fakturahanteraren används.

Inställningar:

Med hjälp av meny-ikonen (tre prickar) till höger om materialet kan ni markera materialet som debiterbart.

Fakturahanteraren

Fakturahanteraren kan endast användas i kombination med debiterbart.

Här kan du:

• Välja hur timmar ska visas på fakturan.
• Bestämma hur material ska visas.
• Anpassa fakturaunderlag efter behov.

Testa gärna olika inställningar för att hitta det fakturaunderlag som passar er bäst.