Med vår tolkningstjänst kan du få automatisk ankomstregistrering av leverantörsfakturorna. 

Det innebär att tolkningsroboten tar över ansvaret för registreringen och konteringen av fakturorna från dig som redovisningsbyrå. Din roll blir istället att i efterhand, senare i flödet, kontrollera och eventuellt rätta felaktigheter kring reskontraposten (läs mer om det längre ned).

Det finns tre nivåer av automatik i registreringen av leverantörsfakturor, och du hittar inställningen genom att klicka på Tilläggstjänster (pusselbiten) i snabbmenyn högst upp i BL Administration. När du aktiverat Tolkning för företaget klickar du på knappen Inställningar.

• Registrera alla fakturor manuellt – Bara genom att aktivera tolkning får du en inbyggd automatik i registreringen. Programmet kommer att ge dig ett registreringsförslag när det gäller fakturans ”basuppgifter” såsom fakturanummer, datum, belopp mm samt ett konteringsförslag baserat på hur fakturor till den aktuella leverantören tidigare bokförts. Så det manuella arbetet i det här fallet ligger i att du tittar på registreringsförslaget och godkänner (eller justerar) det. Efter inlärning kommer tolkningsroboten att ge dig ett fullständigt registreringsförslag, vilket betyder att du som redovisningsbyrå godkänner registreringen innan fakturan går iväg till företagaren för attest.
• Registrera alla fakturor från valda leverantörer automatiskt – Om du vet med dig att tolkningen ger kompletta och korrekta registreringsförslag på fakturor från vissa leverantörer, men inte från alla (kanske har företaget vissa leverantörer som återkommer ofta, medan andra endast fakturerar någon enstaka gång) kan du med fördel använda dig av detta alternativ. Fakturor från de leverantörer du anger ska ankomstregistreras av systemet och gå direkt till företagaren för attest och eventuell betalning. Fakturor där inställningen inte görs kommer att hanteras enligt punkten ovan och ger dig möjlighet att kontrollera dem innan de når företagaren. Du gör inställningen för vilka leverantörer som ska automatregistreras på leverantörskortet i BL Administration.
  
  
  
  
• Registrera alla fakturor automatiskt – För helt automatiserad hantering av leverantörsfakturorna väljer du detta alternativ. Då kommer alla fakturor från alla leverantörer att gå direkt till företagaren för attest och eventuell betalning och behöver inte ankomstregistreras av dig på byrån. Detta gäller under förutsättning att tolkningsroboten kan utläsa de väsentliga uppgifterna som krävs för en komplett reskontrapost, dvs fakturanummer, belopp osv. Om registreringsförslaget från tolkningen inte är komplett kommer just dessa leverantörsfakturor att hanteras enligt punkten ovan.
• Standardkonto – I första hand kommer ett konteringsförslag från tolkningen att användas vid automatregistreringen, dvs du får ett förslag på kostnadskonto baserat på hur fakturor från samma leverantör konterats tidigare. Skulle ett sådant saknas finns en prioriteringsordning för hur kontot som används hämtas. Om fakturan blir felaktigt bokförd kan du naturligtvis ändra detta i efterhand, exempelvis i samband med avstämningen.
  Så här ser prioriteringsordningen ut:
  1. Kostnadskonto enligt tolkningsresultat.
  2. Kostnadskonto på leverantörskortet för aktuell leverantör.
  3. Kontot som anges i denna inställning för standardkonto.
  4. Obs-kontot i företagsuppgifterna för bokföring (normalt 2999).
  5. Vid saknat Obs-konto kommer 2999 att användas.
• Standardattestant – Det måste alltid stå en standardattestant under inställningarna då det annars inte skickas iväg fakturor för attestering. Om man angett en förvald attestansvarig på leverantörskortet kommer fakturan att skickas till denna. Är inget förvalt på leverantörskortet kommer programmet att gå på den här angivna standardattestanten.

Ärva kunskap från ett annat företags tolkningsrobot

Om du vill lära upp din tolkningsroboten i ett företag (här kallat barnet) baserat på hur du registrerat leverantörsfakturor och/eller kvitton i ett annat företag (här kallat föräldern) gör du inställningarna för vilka företag som ska ärvas i tolkningsinställningarna, som du kommer åt via app.bjornlunden.se. I listan som presenteras där finns de företag du har tillgång till och som har tolkning aktiverat, företag utan tolkning aktiverat är inte valbara.

Notera att denna inställning inte kan göras via BLA och knappen Tilläggstjänster, utan den måste göras via app.bjornlunden.se.

När ett företag väljs i listan kommer kunskapen hos det företaget, föräldern, från och med ett år bakåt från det att inställningen görs att vara tillgänglig även för företaget som ärver, barnet. Även kunskap som föräldern får framåt kommer att vara tillgänglig för barnet. Denna funktion innebär att du kommer kunna få registrerings- och tolkningsförslag redan från start när du aktiverar funktionen i barnet, du behöver alltså inte längre lära upp alla företag var för sig. Du kan välja att ärva kunskap kring leverantörsfakturor från en förälder och kunskap kring kvitton från en annan förälder.

Förslagsvis används detta när företagens leverantörer/inköpsställen och kontoplan/bokföring liknar varandra och kan vara till stor nytta för exempelvis redovisningsbyråer som har flera klienter i samma bransch.

Om du gör avsteg från konteringsförslaget som kommer från föräldern när en faktura/ett kvitto registreras i barnet kommer det att hanteras som vidare upplärning av barnet och inte påverka kunskapen i föräldern.

Om du väljer att ta bort inställningen och avsluta arvet kommer endast den upplärning, dvs de kvitton/fakturor som skett och registrerats i barnet självt att användas som underlag vid kommande tolkning.