Närvaro och frånvaro

Här kan du ange inställningar gällande närvaro och frånvaro i Payroll. Alla dessa inställningar finns definierade i händelsemallen som används vid nyuppläggning av anställda. Om ändringar görs här i efterhand så har det bara effekt på den enskilda anställda. Vill du göra ändringar som slår igenom för flera anställda bör du istället gå in via menyfliken Anställda – Markera de anställda som ska ändras – Klicka på knappen Registrera och välj den inställning du vill uppdatera. Då kommer ändringen bli gemensam för alla anställda som markerats.

• Flextid
• Komptid
• Sjukfrånvaro
• Mertid
• Betald övertid
• Restidsersättning
• Tjänstledighet
• Arbetstidsförkortning

Flextid 

Här kan du göra inställningar för flextid. Genom att klicka på knappen Ändra så öppnas nedanstående vy;

Du ser i listan till vänster en vy över tidigare eller eventuellt kommande inställningar för flextid om sådana finns. Klicka på Ny inställning för att lägga upp nya villkor för flextid.
◦ Aktiv/Inaktiv – Ska du lägga upp nya inställningar för flextid ska alltid Aktiv vara markerad. Inaktiv kan användas om ni exempelvis tidigare haft flextid men nu ska upphöra med det.
◦ Övre gräns/Undre gräns – Här anger du vilket maximalt/minimalt antal timmar den anställde får ha i sin flex-bank.
◦ Avstämningsfrekvens – Här anger du per vilken frekvens den Övre/undre gränsen ska stämmas av. Över-/underskott i samband med avstämningen kommer att regleras på nästkommande lön.
◦ Gäller från – Här anger du från vilket datum som inställningen för flextid ska börja gälla.

Komptid 

Här kan du göra inställningar för komptid. Inställningarna här är identiska med de som beskrivs här ovan vid Flextid. 
Skillnaden med komptid är att det finns händelsemallar som räknar upp den intjänade komptiden till ett högre värde. Dessa händelsemallar används när komptiden registreras i programmet, och mallarna för detta finns under företagets Inställningar – Händelsemallar.

Sjukfrånvaro 

Här kan du göra diverse inställningar för hur sjukfrånvaron ska beräknas i Payroll. Genom att klicka på knappen Ny inställning så öppnas nedanstående ruta;

• Typ av karensavdrag
  ◦ Ingen – Inget karensavdrag beräknas i samband med sjukfrånvaro.
  ◦ Enligt sjuklön –  Karensavdrag görs med 20% av sjuklönen för en genomsnittlig arbetsvecka och sjuklönen beräknas enligt den beräkning som är vald vid Typ av standard sjuklön.
• Typ av standard sjuklön 
  ◦ Ingen – Ingen sjuklön kommer att beräknas i samband med sjukdom. Karensavdraget blir då också per automatik 0,00 även om du har valt Enligt sjuklön som beräkning. Sjukavdrag blir inte per automatik 0,00 om du valt denna inställning, utan den måste också sättas till Ingen vid Typ av standard sjuklöneavdrag om även det ska vara nollat på lönen.
  ◦ Typ 1 – Sjuklönen beräknas via schemalagd veckoarbetstid * veckor per år. 
  ◦ Typ 2 – Sjuklönen beräknas med hjälp av den anställdes Divisor timlön som finns under fliken Lön. 
• Typ av standard sjuklöneavdrag 
  ◦ Ingen – Inget sjukavdrag beräknas på lönen.
  ◦ Typ 1 – Sjukavdraget beräknas via schemalagd veckoarbetstid * veckor per år.
  ◦Typ 2 – Sjukavdraget beräknas per arbetsdag. Baserat på 21 arbetsdagar..
  ◦Typ 3 – Sjukavdraget beräknas per arbetsdag. Baserat på 4,6%.
• Typ av förlängd sjuklön 
  ◦ Ingen – Ingen förlängd sjuklön betalas ut från dag 15.
  ◦ Typ 1 – Här kommer beräkningen av sjuklön skilja sig om du ligger över eller under brytpunkten. Dvs, du kommer att få en beräkning för förlängd sjuklön om du ligger över antal prisbasbelopp för högsta SGI vid sjukfrånvaro.
  ◦ Typ 2 – Här kommer samma typ av förlängd sjuklön att utgå oavsett din inkomstnivå. Dvs, 10% sjuklön kommer att utgå från dag 15.
  ◦ Typ 3 – Samma beräkning som vid Typ 1 men den tar du hänsyn till skottdagar.
• Typ av förlängt sjukavdrag 
  ◦ Ingen – Inget sjukavdrag kommer att göras från dag 15.
  ◦ Typ 1 – Här kommer programmet göra ett kalenderdagsavdrag på lönen från dag 15.
• Sjuklön – Här anger du hur stor del av den framräknade timlönen som ska utgå som sjuklön dag 1–14. 80% är det lägsta värdet som kan anges här.
• Gäller från – Här anger du från vilket datum dessa inställningar för sjukfrånvaro ska vara aktiv. Ett datum bakåt i tiden kommer att kunna påverka redan utbetald sjukfrånvaro och därmed generera retroaktiva transaktioner på mellanskillnaden på nästkommande lön.

Årsfaktor sjukdom 

Här kan du ange om ert företag har en annan årsfaktor vid beräkning av sjuklön. Detta kan vara fallet i kollektivavtal där bland annat 12,2 kan förekomma som årsfaktor istället för 12 som motsvarar Företagsinställningen i detta fall.

Begränsning sammanhängande sjuklön 

Här kan du ange en begränsning när det gäller hur många sammanhängande dagar i en sjukperiod som sjuklön ska utgå.

Utökad begränsning sjuklön 

Här kan du ange en utökad begränsning av sjuklön. Antingen har du ingen begränsning eller så kan du begränsa antalet dagar under en 12-månadersperiod som den anställda maximalt kan erhålla sjuklön.

Mertid 

Om du har anställda som arbetar deltid kan det vara aktuellt att lägga upp inställningar för mertid. Detta gör du här genom att klicka på knappen Ändra. Då öppnas nedanstående vy;

• Typ av mertidsersättning
  ◦ Typ 1 – Här beräknas mertiden enligt Löneunderlag ( Divisor * Timmar heltidsvecka). Timmar heltidsvecka definieras i den anställdes schema under Avancerade inställningar och Heltid timmar per vecka. 
  ◦ Typ 2 – Här beräknas mertiden enligt Löneunderlag / Divisor. 
• Divisor – Här anger du vilken divisor som ska användas i formeln för mertid. 
• Gäller från – Här anger du från vilket datum dessa inställningar för mertid ska gälla. Ett datum bakåt i tiden kommer att kunna påverka redan utbetald mertidsersättning och därmed generera retroaktiva transaktioner på mellanskillnaden på nästkommande lön.

Betald övertid

Här kan du göra inställningar för hur betald övertid ska hanteras i programmet. Det finns två olika beräkningar för detta, antingen en regelbaserad beräkning där du själv sätter upp reglerna eller så använder du endast beräkningar enligt Enkel/kvalificerad övertid. Genom att klicka på Ny inställning öppnas nedanstående vy;

• Enkel/kvalificerad – Här gör du inställningar för hur enkel och kvalificerad övertid ska beräknas. Vad som är kvalificerad och enkel övertid avgörs helt utifrån vilken händelse som registreras i programmet.
  ◦ Enkel övertid – Här anger du divisorn som ska divideras mot den anställdes månadslön för att beräkna ersättningen som ska gälla vid enkel övertid.
  ◦ Kvalificerad övertid – Här anger du divisorn som ska divideras mot den anställdes månadslön för att beräkna ersättningen som ska gälla vid kvalificerad övertid.
  ◦ Gäller från – Här anger du från vilket datum som inställningen ska vara aktiv. Ett datum bakåt i tiden kan påverka redan utbetald övertidsersättning och därmed generera retroaktiva transaktioner på mellanskillnaden på nästkommande lön.
• Regelbaserad – Här kan du lägga upp egna regler som gälla ska gälla för övertid. Du kan bland annat anpassa reglerna så att de gäller vid olika tider på dygnet med olika nivå på ersättningarna. Genom att klicka på Lägg till regel kan du lägga upp nya regler för övertiden.
  Viktigt att tänka på här är att reglerna ligger i rätt ordning så att de plockas korrekt av programmet. Om du har en regel som tillämpas Alltid och den ligger som regel ett i denna lista så kommer den alltid att plockas oavsett hur händelsen registreras. Du kan ändra ordningen på reglerna via pilarna.
  

  OBS! Varje val av inställningar i den regelbaserade övertiden triggar nya förhållanden. Därför går vi inte in på djupet på funktionen här. Undrar du över något är du välkommen att kontakta oss på supporten! https://support.bjornlunden.se/ Med Vänlig Hälsning Bjorn Lunden support

Restidsersättning 

Här kan du göra inställningar för restidsersättning. Programmet har två olika restidsersättningar beroende på om ersättningen är enkel eller kvalificerad. Genom att klicka på knappen Ändra kan du lägga upp inställningar för dessa.

• Enkel restidsersättning – Här anger du divisorn som ska användas vid enkel restidsersättning.
• Kvalificerad restidsersättning – Här anger du divisorn som ska användas vid kvalificerad restidsersättning.
• Gäller från – Här anger du från vilket datum dessa inställningar för restidsersättning ska gälla. Ett datum bakåt i tiden kan påverka redan utbetald restidsersättning och därmed generera retroaktiva transaktioner på mellanskillnaden på nästkommande lön.

Tjänstledighet 

Här gör du inställningar för hur tjänstledighet ska beräknas vid del av dag. Heldagar i en sammanhängande period på färre än 5 dagar beräknas enligt arbetsdagsavdrag, medan heldagar i en sammanhängande period på fler än 5 dagar beräknas enligt kalenderdagsavdrag.
Genom att klicka på knappen Ändra kan du lägga inställningar för beräkningen vid del av dag.

• Beräkningstyp 
  ◦ Månadslönsdivisor – Här får du ange en divisor som ska användas för att beräkna timavdraget vid tjänstledighetdel av dag. Denna divisor kommer att divideras med löneunderlaget.
  ◦ Veckoarbetstid – Här kommer divisorn som används vid tjänstledighetdel av dag beräknas enligt Antal veckor per år * Schemalagd veckoarbetstid. 
• Gäller från – Här anger du från vilket datum dessa inställningar för tjänstledighet del av dag ska gälla. Ett datum bakåt i tiden kan påverka redan utbetalda avdrag för tjänstledighet del av dag och därmed generera retroaktiva transaktioner på mellanskillnaden på nästkommande lön.

Arbetstidsförkortning 

Här kan du göra inställningar för arbetstidsförkortning. Payroll hanterar både intjänande och sammanfallande arbetstidsförkortning och du kan anpassa beräkningen så att den passar ert företags behov. Genom att klicka på Lägg till öppnas nedanstående vy;

• Typ av arbetstidsförkortning 
  ◦ Sammanfallande – Här kommer arbetstidsförkortningen vara sammanfallande och utgå från samma metod som gäller vid ett sammanfallande semesterår.
  ◦ Intjänande – Här kommer arbetstidsförkortning utgå från ett intjänandeår och ett uttagsår.
  ◦ Ingen inställning – Används när arbetstidsförkortning inte är aktuell för den anställda. 
• Maximalt årligt intjänande – Här anger du de maximala antalet timmar som kan tjänas in årligen.
• Årsskifte – Här anger du vilken månad årsskiftet för arbetstidsförkortning ska ske.
• Tidsupplösning – Här anger du vilken tidsupplösning som ska gälla för arbetstidsförkortningen. Den kommer alltid att avrundas uppåt utifrån vald tidsupplösning. Dvs, 39,2 timmar kommer att avrundas upp till 40 timmar om 60 minuter är valt här. 
• Intjänande reduceras av nedsatt sys.grad – Här anger du om sysselsättningsgraden för den anställde ska påverka intjänandet.
• Intjänande reduceras av anställningsdatum under året – Här markerar du om du vill att ett anställningsdatum mitt under året ska påverka intjänandet. 
• Intjänande reduceras av avslutsdatum – Här markerar du om du vill att ett avslutsdatum mitt under året ska påverka intjänandet.
• Intjänande reduceras av frånvaro – Här markerar du om frånvaro ska påverka intjänandet av arbetstidsförkortning.
  ◦ Lägg till frånvarotyp – Om du markerat att frånvaro ska påverka intjänandet kan du här ange vilka olika frånvarotyper som ska påverka intjänandet av arbetstidsförkortning.
• Överskjutande saldo – Här anger du hur programmet ska hantera ett överskjutande saldo. Dvs hur programmet hanterar arbetstidsförkortning som ännu inte är uttagen vid ett årsskifte.
  ◦ Betala ut – Timmar som ännu inte är uttagna per årsskiftet kommer att betalas ut.
  ◦ Inget – Timmar som ännu inte är uttagna per årsskiftet kommer att försvinna och inte bli utbetalda till den anställda. 
• Prissättning av timmar – Här anger du vilken divisor som ska dividera månadslönen för beräkna prissättningen av de överskjutande timmar som ska betalas ut.
• Boköringskonto för ev. utbetalningar – Här anger du vilket bokföringskonto utbetalningen av överskjutande timmar ska bokföras mot.
• Betalning överskjutande saldo – 
  ◦ Vid avstämning – Då betalas den ut samma månad. Dvs har du årsskifte i januari så betalas de överskjutande saldot ut på januarilönen.
  ◦ Vid nästkommande lön – Då betalas den ut vid nästkommande lön. Dvs har du årsskifte i januari så betalas de överskjutande saldot ut på februarilönen. 
• Övertrasserat saldo – Här anger du hur programmet ska hantera om en anställd tagit ut för mycket arbetstidsförkortning.
• Gäller från – Här anger du från vilket datum denna inställning ska vara aktiv. Ett datum bakåt i tiden kommer att påverka intjänandet av arbetstidsförkortning om ändringar har gjorts i inställningarna.