Om du inte vill hantera dina leverantörsfakturor manuellt har vi ett system som automatiserar flödet. En förutsättning för att använda det automatiserade leverantörsfakturaflödet är att leverantörsfakturan kommer in till systemet i digital form. Detta görs smidigast via vår e-postportal.

Med e-postportalen får du en särskild e-postadress (t ex musikbiblioteketab_5850@blarkiv.se) som leverantörsfakturorna skickas till. Du väljer om du vill lämna ut e-postadressen direkt till leverantörerna eller om du själv vidarebefordrar fakturor du får in per mail till den aktuella e-postadressen.

Leverantörsfakturor som kommer i pappersformat kan du skicka in till systemet genom att du skannar in fakturan och skickar den som PDF-fil till e-postportalen.

Tänk på att:

• Ett mail som skickas in till E-postportalen får inte vara över 20MB stort.
• Ett mail som skickas in till E-postportalen via hemlig kopia kommer inte att nå E-postportalen.

Aktivera E-postportalen.

Inställningar

Notifieringar om inkomna dokument

Om du vill ha notifiering om inkomna dokument ska du ange e-postadress/er här dit den ska skickas. I notismailet finns också det inkomna dokumentet med som en bifogad fil.

Automatiskt vidarebefordrad e-post

Om du har en annan e-postadress för inkommande fakturor som du vill att dina leverantörer ska använda, t.ex. leverantor@musikbiblioteket.se, gör du så här:

1. Börja med att ställa in en automatisk vidarebefordran från den e-postadress du önskar till din e-postadress i E-postportal. Hur man gör det kan se lite olika ut beroende på vilket e-postkonto man har men ofta görs det i inställningarna för det e-postkontot.
2. För att vidarebefordringen ska funka fullt ut behöver du också göra en inställning i  E-postportal. Gå till Tilläggstjänster (pusselbiten i snabbmenyn i BL Administration) och knappen Inställningar vid E-postportal. Här anger du från vilken e-postadress som e-post kommer att vidarebefordras, t.ex. leverantor@musikbiblioteket.se

Notifiering om felmeddelanden

Eventuella felmeddelanden kommer skickas till den e-post som står här.

Läs mer om hur E-postportalen fungerar här >>