Med automatiserad leverantörsfakturahantering slipper du manuell hantering och sparar massor av tid genom att låta våra tjänster ta hand om arbetet. Att låta maskinen göra jobbet innebär också ökad kvalitet i form av färre fel. Du väljer själv vilka av tjänsterna i flödet du använder dig av, de kan köras separat eller i kombination. Här går vi igenom hur du kommer igång med de olika tjänsterna.

• Skanning
• E-postportal
• Tolkning
• Paket med både Tolkning och E-postportal
• E-fakturering (BL Fakturaflöde)
• Utskriftstjänst

Skanning

Med Skanning slipper du all omständig hantering av pappersfakturor och får i stället fakturorna digitalt i din inkorg.

Arbetsgång

1. Kontakta oss för att teckna dig för tjänsten, vi behöver följande uppgifter, e-postadress dit de inskannade dokumenten ska skickas, returadress samt önskat startdatum för det företag vars leverantörsfakturor ska skannas.
2. När den nya postadressen för leverantörsfakturor är uppsatt få du en bekräftelse per mail där adressen framgår.
3. Be dina leverantörer posta sina fakturor till den nya adressen så kommer de att skannas och skickas i pdf-format till den e-postadress du anmält vid tecknandet av tjänsten.

E-postportal

Via vår E-postportal kan dina leverantörer skicka pdf-fakturor direkt till din molndatabas i BL Administration. Fakturan finns sedan för behandling eller tolkning i programmet.

Se en film:

Arbetsgång

1. Säkerställ att du har databasen i molnet för det aktuella företaget, du ser det enklast i företagslistan under Arkiv – Val av företag där det visas ett litet moln i statuskolumnen om företaget finns i molnet. Saknas ett moln högerklickar du på företaget och väljer Flytta markerade företag till molnet.
2. Välj Arkiv– Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – knappen EFH Elektronisk fakturahantering – fliken Reg inkommande fakturor och se till att välja alternativet Importera skannade leverantörsfakturor/e-fakturor för senare registrering. Detta alternativ är förvalt i alla nyupplagda molnföretag.
3. Välj snabbknappen Tilläggstjänster högst upp i menylisten. I listan över integrationer som dyker upp klickar du på knappen Aktivera för E-postportal. I nästa ruta ser du vilka rättigheter som E-postportal behöver tillgång till. Bekräfta genom att klicka på knappen Ja, påbörja integrationen.
4. Nu skickas ett välkomstmail till den e-postadress som är angiven i de generella företagsuppgifterna. I välkomstmailet står den e-postadressen som du ska använda för att skicka leverantörsfakturor till din molndatabas.
5. Under knappen Inställningar kan du välja vilka e-postadresser som ska meddelas när ny pdf-faktura har inkommit till molndatabasen. Här kan du också välja om du vill avaktivera dessa notifieringar.
6. Kör igång! Antingen lämnar du ut din e-postadress direkt till de leverantörer som skickar fakturor via e-post, eller så mailar du själv dina pdf-fakturor, inskannade fakturor eller fotade leverantörsfakturor till adressen.

Här kan du läsa mer om E-postportal.

Tolkning

Med Tolkning får du dina leverantörsfakturor (och kvitton) tolkade av en ”robot”. Genom att de inkomna fakturorna först passerar tolkningsroboten har du vid registreringen både basuppgifter och ett konteringsförslag på plats.

Arbetsgång

1. Säkerställ att du har databasen i molnet för det aktuella företaget, du ser det enklast i företagslistan under Arkiv – Val av företag där det visas ett litet moln i statuskolumnen om företaget finns i molnet. Saknas ett moln högerklickar du på företaget och väljer Flytta markerade företag till molnet.
2. Välj Arkiv– Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – knappen EFH Elektronisk fakturahantering – fliken Reg inkommande fakturor och se till att välja alternativet Importera skannade leverantörsfakturor/e-fakturor för senare registrering.
3. Välj snabbknappen Tilläggstjänster högst upp i menylisten. I listan över integrationer som dyker upp klickar du på knappen Aktivera vid Tolkning. I nästa ruta ser du vilka rättigheter som Tolkning behöver tillgång till. Bekräfta genom att klicka på knappen Ja, påbörja integrationen.
4. Alla leverantörsfakturor som inkommer till molndatabasen kommer automatiskt att gå iväg för tolkning.
5. Registrera leverantörsfakturor precis som vanligt. Du kommer snabbt att upptäcka att du har allt färre fält som behöver fyllas i manuellt, istället godkänner du de förslag som roboten ger dig.

Här kan du läsa mer om Tolkning.

Paket med både Tolkning och E-postportal

Om du kör både Tolkning och E-postportal behöver du aktivera tjänsterna separat.

Arbetsgång

1. Säkerställ att du har databasen i molnet för det aktuella företaget, du ser det enklast i företagslistan under Arkiv – Val av företag där det visas ett litet moln i statuskolumnen om företaget finns i molnet. Saknas ett moln högerklickar du på företaget och väljer Flytta markerade företag till molnet.
2. Välj Arkiv– Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – knappen EFH Elektronisk fakturahantering – fliken Reg inkommande fakturor och se till att välja alternativet Importera skannade leverantörsfakturor/e-fakturor för senare registrering.
3. Välj snabbknappen Tilläggstjänster högst upp i menylisten. I listan över integrationer som dyker upp klickar du på knappen Aktivera för Tolkning och för E-postportal. Du ser vilka rättigheter respektive tjänst behöver tillgång till. Bekräfta genom att klicka på knappen Ja, påbörja integrationen.
4. För e-postportalen skickas ett välkomstmail till den e-postadress som är angiven i de generella företagsuppgifterna. I välkomstmailet står den e-postadressen som du ska använda för att skicka leverantörsfakturor till din molndatabas. Under knappen Inställningar kan du välja vilka e-postadresser som ska meddelas när ny pdf-faktura har inkommit till molndatabasen. Här kan du också välja om du vill avaktivera dessa notifieringar.
5. Kör igång! Antingen lämnar du ut din e-postadress direkt till de leverantörer som skickar fakturor via e-post, eller så mailar du själv dina pdf-fakturor, inskannade fakturor eller fotade leverantörsfakturor till adressen.
6. Alla leverantörsfakturor som inkommer till molndatabasen kommer automatiskt att gå iväg för tolkning.
7. Registrera leverantörsfakturor precis som vanligt. Du kommer snabbt att upptäcka att du har allt färre fält som behöver fyllas i manuellt, istället godkänner du de förslag som roboten ger dig.

E-fakturering (fd BL Fakturaflöde)

Med E-fakturering kan du skicka och ta emot e-fakturor direkt i systemet.

Arbetsgång

1. För att kunna köra tjänsten krävs att du har ett BL Konto med tjänsten e-fakturering. Du skapar det själv genom att välja Arkiv– Systemunderhåll – BL Konto. Komplettera betalande kund och dataägare (det företag tjänsten ska användas för) med e-postadresserna till de användare som ska ta emot (eller skicka) e-fakturor.
2. Aktivera tjänsten under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – EFH – Elektronisk fakturahantering – fliken  e-fakturering genom att bocka i rutan Skicka e-fakturor.
3. Du behöver också registrera dig i e-fakturaväxeln vilket du gör via knappen Registrering på samma ställe. Genom att klicka på knappen får du upp en ruta med dina företagsuppgifter hämtade från de generella företagsuppgifterna. Du kan ändra uppgifterna ifall något inte stämmer. Har du ett GLN-nummer anger du det här.
4. På fliken Reg inkommande fakturor anger du alternativet Importera skannade leverantörsfakturor/e-fakturor för senare registrering, samt var de inkommande e-fakturorna ska mellanlagras från det att de hämtas in från växeln till dess de registreras. Klicka på knappen Dokumentmapp för att ange plats.
5. För att upplysa dina leverantörer om att du kan ta emot emot e-fakturor kan du skicka dem en inbjudan. För att skicka en inbjudan till flera leverantörer vid samma tillfälle kan du välja Aktivitet – E-faktura – Inbjudan e-faktura.
6. När du sedan väljer ett företag som har inställningen att ta emot e-fakturor via e-fakturering kommer du se i notifieringarna när det finns e-fakturor att hämta. För att hämta hem fakturor till databasen väljer du Aktivitet – E-faktura – Hämta e-fakturor.
7. Leverantörsfakturorna registreras sedan som vanligt under Registrera fakturor. I och med att de är e-fakturor kommer de att dyka upp på skärmen när du öppnar funktionen och du ser antingen en pdf-kopia av den eller om en sådan inte bifogats av leverantören ett standardiserat utseende för e-fakturor. Genom att klicka på Ny kommer du att få uppgifterna om leverantören och fakturan förifyllda och du behöver bara ”godkänna” uppgifterna samt eventuellt komplettera med en kontering.

Utskriftstjänst

Med vår fakturautskriftstjänst kan du skicka pappersfakturor direkt från BL Administration. Vi sköter utskrift, kuvertering, frankering och sändning till mottagaren, dvs hela kedjan.

Arbetsgång

1. Liksom för e-fakturering krävs att du har ett BL Konto med tjänsten e-fakturering/utskriftstjänst. Du skapar det själv genom att välja Arkiv– Systemunderhåll – BL Konto. Komplettera betalande kund och dataägare (det företag tjänsten ska användas för) med e-postadresserna till de användare som ska ta emot (eller skicka) e-fakturor.
2. Aktivera tjänsten under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – EFH – Elektronisk fakturahantering – fliken  e-fakturering genom att bocka i rutan Skicka e-fakturor, samt ange inställningarna för utskriftstjänst. Du kan välja om du vill skicka alla fakturor utom de som går som e-fakturor via utskriftstjänst, eller om du vill skicka alla fakturor utom de som går som e-fakturor eller pdf-fakturor via e-post. Du anger också om du vill att fakturorna ska skickas via A- eller B-post samt om de ska skrivas ut i svartvitt eller i färg.
3. Du behöver också registrera dig i växeln vilket du gör via knappen Registrering på samma ställe. Genom att klicka på knappen får du upp en ruta med dina företagsuppgifter hämtade från de generella företagsuppgifterna. Du kan ändra uppgifterna ifall något inte stämmer. Har du ett GLN-nummer anger du det här.
4. På fliken Reg inkommande fakturor anger du alternativet Importera skannade leverantörsfakturor/e-fakturor för senare registrering, samt var de inkommande e-fakturorna ska mellanlagras från det att de hämtas in från växeln till dess de registreras. Klicka på knappen Dokumentmapp för att ange plats.
5. När du gjort detta och kommer till utskrift av fakturor kommer de som är inställda att gå via utskriftstjänst att göra det. Se till att använda en fakturamall anpassad för utskriftstjänst då det är standardiserade fönsterkuvert som används.