Du kan läsa in inkommande e-fakturor i programmet, dvs e-fakturor som din leverantör skapat och levererat till dig. Dessa hanteras i programmet på samma sätt som skannade leverantörsfakturor, men med den skillnaden att uppgifterna i fakturorna hämtas automatiskt till registreringen.

En förutsättning för att det ska fungera är att få en fil per e-faktura och att dessa är i formatet Svefaktura 1.0. Dessa kan komma från en annan BLA-användare i ett mail, eller via någon av de växlar som hanterar e-fakturor. För att du ska kunna ta emot dem krävs att du har ett avtal, antingen direkt med leverantören eller via den växel du använder dig av för att hämta dem. Filerna sparas i en mapp på datorn/i nätverket och plockas sedan upp därifrån när du antingen registrerar dem direkt via registrering leverantörsfakturor eller importerar dem via Arkiv – Import – Skannade leverantörsfakturor till databas.

Inställningar

Alla inställningar för elektronisk fakturahantering görs i företagsuppgifterna för leverantörsreskontran.

Här kan du läsa mer om inställningarna för Elektronisk fakturahantering.

Registrering e-fakturor

1. För att registrera dina e-fakturor väljer du Aktivitet – Registrering leverantörsfakturor, alternativt snabbknappen Registrera fakturor. Under förutsättning att du aktiverat funktionen i företagsuppgifterna (se inställningarna ovan) kommer fönstret för Skannade dokument upp automatiskt. Har du istället tillfälligt avaktiverat funktionen når du den via knappen skannade fakturor. Fönstret presenterar e-fakturorna en efter en och du ser alla uppgifter som finns i filen. Utseendet är standardiserat och alla uppgifter finns alltid på samma plats i bilden.
   
2. Klicka på knappen Ny lev.faktura så kommer programmet att söka efter den aktuella leverantören i ditt leverantörsregister. I första hand sker matchningen mot plus- eller bankgironummer och i andra hand på momsregistreringsnumret. Skulle det inte finnas någon träff bland de upplagda leverantörerna får du möjlighet att leta upp leverantören. Samtliga uppgifter som finns i e-fakturan skrivs då in automatiskt på leverantörskortet och du behöver endast bekräfta med OK.
3. I nästa fönster registreras själva innehållet i fakturan, även detta hämtas automatiskt från e-fakturan och du behöver bara bekräfta uppgifterna med OK för att komma vidare till konteringsbilden. Om leverantören redan finns upplagd och du på fliken redovisning på leverantörskortet har fyllt på med kostnadskonto kommer även den uppgiften bara vara att bekräfta. I annat fall anger du hur du vill kontera fakturan och går vidare till registrering av nästa e-faktura.
4. När e-fakturan är registrerad och uppdaterad sparas den som ett kopplat dokument till reskontraposten och du kan titta på den via Kontroll reskontra där du dubbelklickar på aktuell post och sedan klickar på knappen Dokument.

Här kan du läsa mer detaljerat om Registrering leverantörsfakturor.

Importera skannade leverantörsfakturor/e-fakturor till databasen innan registrering

Denna funktion används normalt av de som jobbar i molnet när det är olika personer som tar emot e-fakturorna och registrerar dem. Genom att använda funktionen hamnar e-fakturorna i ett ”väntaläge” tills dess att den som registrerar dem tar vid. För att aktivera funktionen krävs att du väljer alternativet Importera skannade leverantörsfakturor/e-fakturor för senare registrering under Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – Elektronisk fakturahantering – Importera skannade fakturor. Du ska också ange sökvägen till den dokumentmapp där e-fakturorna sparas ner av den som tar emot dem.

För att skicka in fakturorna till databasen väljs alternativet Arkiv – Import – Skannade leverantörsfakturor/e-fakturor till databas. Efter detta dyker de upp vid registrering av leverantörsfakturor för den person som gör detta.