Björn Lundén

E-faktura

Uppdaterad
Den här instruktionen gäller BL Fakturering

Elektronisk fakturahantering omfattar all hantering av elektroniska fakturor, både inkommande och utgående, samt import från externa system. Samtliga inställningar för detta görs i ett gemensamt fönster som du kommer åt via företagsuppgifterna för fakturering eller leverantörsreskontra. Hur du ställer in systemet kommer programmet att hantera in- och utgående fakturor avgör hur hanteringen fungerar.

För att kunna skicka e-fakturor behöver den mottagande kunden ha både organisationsnummer och e-postadress ifyllt på kundkortet.
Du måste även ange Er referens på den utgående fakturan.
Du kan endast skicka e-fakturor till företag. Det går alltså inte skicka e-fakturor till privatpersoner.

E-fakturering (fd BL Fakturaflöde)

Med e-fakturering tar vi hand om dina utgående fakturor. Det enda du behöver göra är att registrera och uppdatera dem, så ser vi till att de levereras till kunden. I första hand används e-fakturor, vilket innebär att de levereras direkt in i kundens ekonomisystem. Skulle kunden inte ha möjlighet att ta emot e-fakturor kan du använda vår utskriftstjänst. På så sätt behöver du själv inte hålla reda på vilka kunder som vill ta emot e-faktura och vilka som inte gör det, vi ser till att kunden får sin faktura på det sätt som denne kan ta emot.

  • Priser/Avtal – Här får du aktuell prisinformation för de olika tjänsterna vi erbjuder kring e-fakturering/utskriftstjänst.
  • Skicka e-fakturor – Genom att bocka i denna ruta slår du på tjänsten, och du kommer i den e-fakturaväxel som hanterar alla e-fakturor att stå som möjlig avsändare av en e-faktura.
  • Fakturor som inte skickas som e-fakturor – Om du vill använda vår utskriftstjänst aktiverar du den här. Du kan välja att använda utskriftstjänst för alla fakturor utom de som går som e-fakturor, eller för alla fakturor utom de som går som e-fakturor eller pdf-fakturor via e-post. Du väljer också om du vill att de skickas med A- eller B-post samt om de ska vara i svartvitt eller i färg.
  • Ta emot e-fakturor – Genom att aktivera denna tjänst får du dina inkommande leverantörsfakturor smidigt levererade direkt till ditt ekonomisystem. Du kan läsa mer om tjänsten nedan. För information om priser, läs här: E-fakturering/Fakturautskriftstjänst – priser.
  • GLN-nummer – Ett GLN-nummer är ett särskilt identifikationsnummer som används vid e-fakturahantering dels internationellt, men också inom Sverige. Ditt egna GLN-nummer kan du antingen köpa, alternativt genereras utifrån ditt organisationsnummer.
  • Registrering – För att kunna använda e-fakturering krävs att du är registrerad i EDI-katalogen som sändare och/eller mottagare. Detta görs via knappen Registrering. I statusfältet intill visas om du är registrerad sedan tidigare eller ej.
  • E-faktura inbjudan kunder/leverantörer – Här kan du bjuda in dina kunder och/eller leverantörer till att ta emot eller skicka fakturor som e-fakturor.

Utskriftstjänst

Med vår fakturautskriftstjänst kan du skicka pappersfakturor direkt från BL Administration. Vi sköter utskrift, kuvertering, frankering och sändning till mottagaren, dvs hela kedjan. Utskriftstjänsten aktiverar du under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – EFH-inställningar – Fliken e-fakturering.

I listan kan du välja mellan dessa alternativ:

  • Ingen hantering – Utskriftstjänsten är inaktiverad och du får själv hantera leveransen av fakturorna till dina kunder, genom att skriva ut och posta, eller skicka dem via e-post.
  • Utskriftstjänst – Med denna inställning används utskriftstjänst för alla fakturor som inte går som e-fakturor, alltså även om kunden har inställningen att fakturan ska gå via e-post.
  • E-post i första hand, utskriftstjänst för övriga – Om du vill använda utskriftstjänsten för alla fakturor du annars skulle skicka som pappersfakturor ska du välja denna inställning. Har du då markerat Faktura via e-post på kunden kommer dessa att gå iväg, medan de som varken har inställningen för e-postfakturor eller möjlighet att ta emot e-fakturor kommer att hanteras via utskriftstjänsten.

Du kan också välja om fakturorna ska skickas med A- eller B-post, samt om de ska vara utskrivna i färg eller svartvitt. Här hittar du en prislista för tjänsten och de olika tilläggen.

När du sedan registrerat dina fakturor kommer du att se en speciell ikon för de fakturor som skickas via utskriftstjänsten:

De kommer sedan att skickas iväg per fil till den växel vi använder oss av för E-fakturering och utskriftstjänsten.

När du använder utskriftstjänst bör en särskild fakturamall användas där avsändaradressen finns med längst upp till vänster och därmed passar i fönstret för retur till avsändaren om fakturan av någon anledning inte kan lämnas ut. Du kan använda dig av mallen Faktura utskriftstjanst som finns med i listan över standardmallar. Du byter mall för dina fakturor under Arkiv – Blanketter (om den ska gälla generellt i företaget), på kundkortet om endast enstaka kundfakturor skickas med utskriftstjänst.

På kunderna under Uppläggning – Kunder behöver organisationsnumret vara ifyllt – gäller det privatpersoner skrivs personnumret på raden organisationsnummer.

Skapa ett BL-konto

För att få E-faktureringen att fungera ska du först säkerställa att du har ett BL-konto med tjänsten E-fakturering.

Arbetsgång

  1. Du skapar det själv genom att välja Arkiv – Systemunderhåll – BL Konto. Komplettera betalande kund och dataägare (det företag tjänsten ska användas för) med e-postadresserna till de användare som ska skicka eller ta emot e-fakturor.
  2. Aktivera tjänsten under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – EFH – Elektronisk fakturahantering – fliken  e-fakturering och välj Aktiverad efter Skicka e-fakturor eller Ta emot e-fakturor.
  3. Du behöver också registrera dig i e-fakturaväxeln vilket du gör via knappen Registrering på samma ställe. Genom att klicka på knappen får du upp en ruta med dina företagsuppgifter hämtade från de generella företagsuppgifterna. Du kan ändra uppgifterna om något inte stämmer. Har du ett GLN-nummer anger du det här.
  4. I fall där du ska skicka e-fakturor måste du också aktivera detta på kundkortet för att få detta att fungera. Gå in på Fakturering – Uppläggning – Kunder och markera önskad kund och klicka på fliken Mallar och redovisning. I rutan bredvid Faktura via ska det stå E-faktura.
  5. Säkerställ också att kunden har ett organisationsnummer inlagt och en mailadress. Annars kommer det inte gå att aktivera tjänsten. Har du kundens GLN-nummer kan du även ange det.

    Resterande punkter handlar om inkommande e-fakturor från leverantörer.
  6. På fliken Reg inkommande fakturor anger du alternativet Importera skannade leverantörsfakturor/e-fakturor för senare registrering, samt var de inkommande e-fakturorna ska mellanlagras från det att de hämtas in från växeln till dess de registreras. Klicka på knappen Dokumentmapp för att ange plats.
  7. För att upplysa dina leverantörer om att du kan ta emot emot e-fakturor kan du skicka dem en inbjudan. För att skicka en inbjudan till flera leverantörer vid samma tillfälle kan du välja Aktivitet – E-faktura – Inbjudan e-faktura.
  8. När du sedan väljer ett företag som har inställningen att ta emot e-fakturor via e-fakturering kommer du se i notifieringarna när det finns e-fakturor att hämta. För att hämta hem fakturor till databasen väljer du Aktivitet – E-faktura – Hämta e-fakturor.
  9. Leverantörsfakturorna registreras sedan som vanligt under Registrera fakturor. I och med att de är e-fakturor kommer de att dyka upp på skärmen när du öppnar funktionen och du ser antingen en pdf-kopia av den eller om en sådan inte bifogats av leverantören ett standardiserat utseende för e-fakturor. Genom att klicka på Ny kommer du att få uppgifterna om leverantören och fakturan förifyllda och du behöver bara ”godkänna” uppgifterna samt eventuellt komplettera med en kontering.

Inkommande fakturor

Med e-fakturering kan du smidigt ta emot dina inkommande e-fakturor direkt i BL Administration. Det innebär att du kopplas mot en e-fakturaväxel varifrån fakturorna hämtas in och hanteras direkt i registreringsbilden för leverantörsfakturor. Om du inte använder dig av e-fakturering kan du hantera inkommande e-fakturor ”manuellt”, då fungerar det på samma sätt som vid hanteringen av internt skannade leverantörsfakturor. Inställningarna gör du under Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – Elektronisk fakturahantering – Inkommande fakturor

Registrering skannade fakturor och e-fakturor

  • Metod för hantering av skannade leverantörsfakturor/e-fakturor –Här kan du välja på följande alternativ:
    • Direktregistrering skannade leverantörsfakturor/e-fakturor – Detta alternativ är det vanligaste alternativet och används om du själv både tar emot och registrerar dina e-fakturor. Detta alternativ är förvalt när databasen körs lokalt.
    • Importera skannade leverantörsfakturor/e-fakturor för senare registrering – Detta alternativ är främst tänkt för de som ska ladda upp e-fakturor till databasen, men inte själv sköter registreringen av dessa, utan registreringen görs av en annan användare i molndatabasen. Det är även det alternativ som ska vara förvalt för att använda e-postportalen eller vår app för att skicka in dokument till databasen. Detta alternativ är förvalt om företagets databas ligger i molnet.
    • Tillfälligt avaktiverad – Detta alternativ används om du tillfälligtvis inte vill använda funktionen för skannade leverantörsfakturor/e-fakturor. Detta gör att skanning leverantörsfakturor inte dyker upp när du registrerar leverantörsfakturor. Du kan använda detta alternativ om du ibland läser in e-fakturor men oftast inte. För att i så fall komma åt e-fakturorna vid registrering behöver du klicka på alternativet Skannade fakturor i fönstret registrering leverantörsfakturor.
  • Dokumentmapp – Här anger du mappen där e-fakturorna sparas ner vid ankomst till företaget. Detta kan vara en mapp hos den som både tar emot och registrerar (direktregistrering) eller en mapp hos den som tar emot e-fakturorna och laddar upp dem till databasen (importera för senare registrering).
  • Alt.mappar – Om flera användare i t.ex. ett nätverk hanterar skannade fakturor kan sökvägen till en och samma mapp i nätverket vara olika för varje användare. Här finns därför en möjlighet att lägga in alternativa mappar. BLA kommer att gå igenom alla angivna mappar tills en mapp med en giltig sökväg hittas och då använda denna mapp för att leta efter skannade dokument.
  • Töm Behandlademapp efter uppdatering registrering skannade fakturor – Om du vill att mappen ska rensas på filer när du uppdaterar registreringen av e-fakturorna markerar du detta alternativ.

Import externt EFH-system

Till BL Leverantör kan du även importera leverantörsfakturor som skannats in i externa fakturaskanningssystem. Externa fakturaskanningssystem fungerar normalt så att alla leverantörsfakturor skickas till en central som skannar in och tolkar informationen i fakturorna och presenterar fakturorna på nätet. Fakturaskanningssystemen har dock inga betalningsrutiner, utan alla betalningar sker i BL Administration, därför måste fakturorna importeras till BL Administration. Inställningarna gör du under Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – Elektronisk fakturahantering – Import externt EFH-system.

  • Dokumentmapp – Här anges var de filer som ska skannas in lagras.
  • Externt system – Här anger du från vilket system du importerar dina fakturor. Beroende av vilket system som anges kan inställningar finnas att göra under knappen inställningar. Exempelvis kan en webbadress för koppling mot fakturabild anges för vissa leverantörer.
  • Attestfil innehåller slutgiltig kontering – Om du använder funktionen för attesthantering och attestfilen som läses in innehåller en slutgiltig kontering markerar du här.
  • Visa alltid kontrollista efter import – Innebär att du efter importen får möjlighet att skriva ut en lista över de fakturor du just importerat.
  • Uppdatera leverantörsfakturor automatiskt efter import – Detta alternativ är förvalt och innebär att de inlästa leverantörsfakturorna uppdateras till reskontran direkt i samband med importen. Har man inte detta alternativ ibockat kommer man istället att hamna i fönstret för registrering leverantörsfakturor istället och får uppdatera dem manuellt genom att klicka på Uppdatera.
  • Skapa kvittensfil efter uppdatering leverantörsfakturor – Vissa fakturaskanningssystem vill ha en kvittens på att fakturorna blivit inlästa i BL Administration. Genom att markera här kommer programmet att skapa en XML-fil vid uppdatering av fakturorna.
  • Kvittensfilmapp – Om ingen kvittensfilmapp anges kommer programmet att skapa kvittensfilen i mappen LevFaktXMl under företagsmappen. Vill du använda en annan mapp för att lagra kvittensfiler lägger du in sökvägen för detta här.
Fakturerar du med 12% moms samt visar inklusive moms-priset som á-pris på dina fakturor går det inte att fakturera via e-faktura.

Övrigt

Om du inte använder dig av e-fakturering kan du ändå skapa e-fakturor. Inställningarna för detta görs på fliken Övrigt.

Vår rekommendation är att du använder tjänsten e-fakturering för dina utgående e-fakturor.

  • e-Faktura format – Om du inte använder dig av vår e-fakturering kan du ändå skapa och skicka e-fakturor enligt ett annat format, exempelvis InExchange. Detta kräver ett avtal med dem. Du kan också ange formatet SveFaktura 1.0 om du levererar dina e-fakturor per mail (ovanligt) eller via mottagarens FTP-konto eller liknande. I den här rutan kan du också göra inställningar för om den fil du kan använda dig av om du vill sälja dina fakturor till en annan aktör än BL Finans (alternativet Övriga). I stället för att du skickar fakturor till din kund skapas istället en fil som du levererar till den aktör du väljer att sälja dina fakturor till.
  • Sökväg för utgående e-fakturor – Genom att klicka på knappen Sökväg ställer du in var du vill att dina e-fakturor utanför e-fakturering ska lagras innan du levererar dem till mottagaren.