För att kunna skicka e-fakturor behöver du först aktivera tjänsten E-fakturering. Det görs per företag, vilket innebär att du måste aktivera tjänsten för varje enskilt företag som ska skicka e-fakturor.

Innan du aktiverar e-faktureringen är det viktigt att kontrollera att organisationsnumret är korrekt ifyllt. Du hittar det under Arkiv - Företagsuppgifter - Generella. Tänk också på att du måste vara inne i rätt företag när du lägger till tjänsten, eftersom informationen hämtas direkt från de generella företagsuppgifterna.

• Aktivera tjänsten
• Skicka E-faktura
• Ta emot E-faktura

Aktivera tjänsten

För att komma igång behöver du skapa ett BL-konto – även om du redan har ett sedan tidigare. Det beror på att kontot måste vara kopplat till den aktuella tjänsten för just det företag du arbetar med.

1. Gå till Arkiv - Systemunderhåll - BL-konto. Fyll i din e-postadress under användare och klicka på Skapa BL-konto.
   Observera att e-postadressen som finns angiven under Arkiv - Företagsuppgifter - Generella måste vara unik för just det här företaget.
   
   
2. När du har skapat kontot får du ett mejl med instruktioner. Följ dessa för att slutföra registreringen.
   
   
3. Därefter går du till Arkiv - Systemunderhåll - Användare. Markera din användare och klicka på Redigera. Fyll i det användarnamn och lösenord för BL-konto (som du har skapat enligt instruktionerna i mejlet du fått).
   
   
   
4. När du slutfört registreringen samt lagt in uppgifterna på din användare är det dags att aktivera tjänsten. Det gör du under Arkiv - Företagsuppgifter - Fakturering - EFH – Elektronisk fakturahantering.
   
   
   
   
5. Bredvid Skicka e-fakturor och Ta emot e-fakturor finns en rullista och där väljer du Aktiverad vid den tjänst du ska använda och klickar på knappen Registrering. Texten ska då ändras från Ej aktiverad till Aktiverad. 
   
   Genom att klicka på knappen Registrering får du upp en ruta med dina företagsuppgifter hämtade från de generella företagsuppgifterna. Du kan ändra uppgifterna ifall något inte stämmer. Det är viktigt att en e-postadress finns angiven då den används för aviseringar vid exempelvis leveransproblem.
   
   
   
   
6. Detta steg gäller om du ska ta emot e-fakturor. På fliken Reg inkommande fakturor anger du alternativet Importera skannade leverantörsfakturor/e-fakturor för senare registrering, samt var de inkommande e-fakturorna ska mellanlagras från det att de hämtas in från växeln till dess de registreras. Klicka på knappen Dokumentmapp för att ange plats.
   
   
   
   Nu är tjänsten aktiverad för företaget och det är dags att göra inställningar på kundkortet för de kunder som vill ha e-fakturor.
   
   
7. Gå till kundkortet (Fakturering - Uppläggning - Kunder - dubbelklicka på kund) och kontrollera att organisationsnummer och e-postadress finns angivet under fliken Grunduppgifter. Dessa två krävs för att kunden ska kunna registreras för E-faktura. VAT-nummer är också bra att fylla i men inte ett krav.
   
   
8. Gå till fliken Mallar och Redovisning och lägg in kundens GLN-nummer om det finns ett sådant samt välj Faktura via - E-faktura och klicka på knappen Status.
   
   
   Om alla uppgifter är korrekt ifyllda så skickas en inbjudan till kundens e-postadress med en inbjudan om att ta emot e-fakturor. Först när kunden har godkänt din förfrågan och det står Aktiverad under status kan du skicka e-fakturor till denne. Det finns också kunder som inte har som krav att de ska få en förfrågan, då kommer det direkt att stå Aktiverad under status.

Skicka E-faktura

1. När e-faktureringen är aktiverad på kundkortet och  du sparar en faktura, kommer programmet automatiskt att vilja skicka den som e-faktura när du går till fakturautskriften. Du ser detta genom en ikon i kolumnen EDI.
   
   
   
   
2. Om du vill ha en utskriven kopia av e-fakturan markerar du rutan "Skriv ut dokument som skickas med ePost/e-faktura".

   Fakturan sparas då i den mapp du har angett i företagsuppgifterna – i XML-format – samtidigt som den skickas iväg.
   
   

3. Du uppdaterar därefter fakturorna precis som vanligt och de återfinns i Kontroll reskontra per kund.

För dig som fakturerar med 12% moms måste det vara inställt att priset visas exkl.moms när du skapar din faktura. Denna ruta ska inte vara ibockad: Du hittar inställningarna under Fakturaregistrering - Mer - Inställningar

Ta emot E-fakturor

När du går in på ett företag som har e-fakturering aktiverat, får du en notifiering om det finns e-fakturor att hämta. 

1. Gå till Leverantörsreskontra - Aktivitet - E-faktura - hämta E-fakturor.
   
   
   
2. Efter det finns mottagna e-fakturor under Leverantörsreskontra - Registrera fakturor där du registrerar dom som vanligt.
   
   

För att upplysa dina leverantörer om att du kan ta emot e-fakturor kan du skicka dem en inbjudan. För att skicka en inbjudan till flera leverantörer vid samma tillfälle kan du välja Leverantörsreskontra – Aktivitet – E-faktura – Inbjudan e-faktura.

Du kan läsa mer om priser för E-fakturering här 
Du kan läsa mer om inställningar för E-fakturering här