Björn Lundén AB

E-faktura - Kom igång i BL Administration

Uppdaterad
Den här instruktionen gäller BL Administration

För att kunna skicka e-fakturor behöver du först aktivera tjänsten BL Fakturaflöde. Det måste du göra för varje företag som ska skicka e-fakturor. Det är viktigt att organisationsnumret i det företag som du vill använda BL Fakturaflöde för är angivet under Arkiv – Företagsuppgifter – Generella. Dessutom måste du vara inne i rätt företag när du ska lägga till tjänsten, eftersom uppgifterna hämtas ifrån de generella företagsuppgifterna.

Användandet av E-fakturering/utskriftstjänst debiteras transaktionsvis i efterskott. Här kan du läsa mer om Priser och avtal för E-fakturering/utskriftstjänst.

Börja med att skapa ett BL-konto. Även om du redan har ett BL-konto behöver du följa detta steg, då det krävs att du har ett BL-Konto med den aktuella tjänsten registrerad på. Detta gör du under Arkiv – Systemunderhåll – BL-konto. Fyll sedan i din e-postadress (e-postadressen måste vara företagsunik, alltså den e-postadress som finns upplagd under Arkiv – Företagsuppgifter – Generella ska vara unik för detta företag) under användare och klicka på knappen skapa BL-konto. Följ sedan instruktionerna i mejlet du får. 

Gå sedan in under Arkiv – Systemunderhåll – Användare. Markera din användare och klicka på Redigera. Lägg sedan in både användarnamn och lösenord (som du har skapat enligt instruktionerna i mejlet du fått) under BL-konto.



Efter det behöver även följande göras:

1. Aktivera tjänsten under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – EFH – Elektronisk fakturahantering – fliken e-fakturering. Bredvid Skicka e-fakturor och Ta emot e-fakturor finns en rullista och där väljer du Aktiverad vid den tjänst du ska använda.



2. Du behöver också registrera dig i e-fakturaväxeln vilket du gör via knappen Registrering lite längre ner till höger i samma fönster. Har du ett GLN-nummer anger du det i rutan ovanför registreringsrutan. Genom att klicka på knappen Registrering får du upp en ruta med dina företagsuppgifter hämtade från de generella företagsuppgifterna. Du kan ändra uppgifterna ifall något inte stämmer. Det är viktigt att en e-postadress finns angiven då den används för aviseringar vid exempelvis leveransproblem.



3. På fliken Övrigt i företagsuppgifterna kommer e-fakturaformatet e-fakturering att sättas automatiskt. Du har här också möjlighet att själv välja var du vill att e-fakturorna ska mellanlagras innan de skickas iväg till växeln och slutligen mottagaren. Klicka på Sökväg för att ange plats.

4. För de kunder som du vill skicka e-fakturor till behöver du ange det på respektive kundkort. Se först till att det finns en e-postadress på kundkortet under fliken Grunduppgifter. Den används för att skicka en inbjudan/förfrågan till kunden om att ta emot e-fakturor samt för eventuella felmeddelanden. Se också till att det finns ett org.nr och ett VAT-nr inlagt. Du hittar sedan inställningen för att skicka e-faktura under fliken Mallar och redovisning och du anger också här kundens GLN nummer om kunden har ett sådant. Där det står Faktura via väljer du E-faktura i rullistan och klickar sedan på Status-knappen för e-fakturering. Först när kunden har godkänt din förfrågan och det står Aktiverad under status kan du skicka e-fakturor till denne. Det finns också kunder som inte har som krav att de ska få en förfrågan, då kommer det direkt att stå Aktiverad under status.

5. När du registrerar och sparar en faktura på kunden kommer programmet att vilja skicka den som en e-faktura när du går till fakturautskriften. Du ser detta genom en ikon i EDI-kolumnen. Vill du själv ha en utskriven kopia av e-fakturan markerar du rutan Skriv ut dokument som skickas med ePost/e-faktura. E-fakturan hamnar i den mapp du angett i företagsuppgifterna (i XML-format) samtidigt som den skickas iväg.

6. Du uppdaterar därefter fakturorna precis som vanligt och de återfinns i Kontroll reskontra per kund, i historiken osv.


Tar du emot e-fakturor går du via Leverantörsreskontra-Aktivitet-e-faktura-hämta e-faktura. Efter det finns era mottagna e-fakturor under Leverantörsreskontra-registrera fakturor.



Du kan läsa mer om e-fakturor HÄR



För att inaktivera e-fakturatjänsten går man via Arkiv-Företagsuppgifter - Fakturering - EFH Elektronisk fakturahantering. Där väljer man avaktiverad vid skicka e-fakturor och avaktiverad för att ta emot e-fakturor om bägge är aktiverade.
Tryck sedan på registrering och klicka ok på uppgifterna, då kommer kopplingen avslutas. 





Guide taggad med: aktivera e-faktura BL Administration BL Fakturaflöde E-faktura e-fakturering
warning Created with Sketch.