Den här funktionen finns för dig som har licens för BL Bokföring Plus.

Programfunktionen projekt är, till skillnad från kostnadsställen och kostnadsbärare, inte bunden till ett visst räkenskapsår. Ett projekt kan pågå hur lång eller kort tidsperiod som helst. Det krävs att du har licens för BL Bokföring Plus för att kunna arbeta med projekt i programmet. Ett exempel på användning av projektredovisning är i byggföretag där ett bygge är ett projekt. Ett annat exempel är olika konsultföretag där ett klientuppdrag kan vara ett projekt.

• Lägga upp ett nytt projekt
• Ändra eller ta bort projekt
• Automatkonteringar
• Sammandragsrapporter
• Prefixkontering av projekt
• Resultatavräkning av projekt
• Budget och projekt
• Utskrift av rapporter
• Avstämning av projekt

Lägga upp ett nytt projekt

Via Uppläggning – Projekt kan du lägga upp dina projekt. Du kan ange följande information för ett projekt:

• Id – Här kan du ge projektet ett id. Maxlängd är som standard sex tecken men du kan via Mer – Inställningar maxlängd projektid utöka detta till max 16 tecken.
• Namn
• Start och slut – Start- och slutdatum för projektet
• Status – Här kan du ange en valfri beteckning på upp till fyra tecken. Du kan sedan använda detta som selektering vid utskrift av projektrapporter. Exempelvis kan du t ex använda P för pågående- och A för avslutade projekt.
• Kategori – Du kan ange en valfri beteckning på upp till fyra tecken. Du kan precis som vid Status använda Kategori för selektering av utskrifter av projektrapporter.
• Kund – Du kan ange om projektet bara gäller en viss kund. Genom att klicka på knappen får du upp en lista på de kunder som finns upplagda i kundregistret i BL Fakturering. Om du kopplar en kund till ett projekt och har inställningen ”Hämta kundid från projekt i tidregistrering” aktiverat i företagsuppgifterna för tidredovisning kommer kundnumret upp automatiskt när du väljer projektet i tidregistreringen.
• Ansvarig – Här finns möjlighet att ange en ansvarig person för projektet.
• Kontaktperson – Namn på en person för löpande kontakter under projektets gång.
• Prefixkontering – Anger att projektet ska hamna på balansrapporten fram till det att den ska resultatavräknas.
• Spärra projekt från användning – Här markerar du om ett projekt inte ska användas längre.
• Anmärkningar – Här kan du skriva egna noteringar.

Ändra eller ta bort ett projekt

Via Uppläggning – Projekt kan du markera önskat projekt och välja att redigera detta. Du kan där ändra namn, anmärkning, status med mera på ditt projekt. Du kan även välja att ta bort ett projekt. Innan du kan ta bort ett projekt måste du svara ja på den kontrollfråga du får. Du kan även via knappen Beh.hist (x) se en förteckning över ändringar som gjorts i aktuell post. Listan visar av vilken användare samt vid vilken tidpunkt ändringen gjorts.

Automatkonteringar

Genom att lägga upp automatkonteringar på projektnivå kan du t ex göra en procentuell fördelning av gemensamma kostnader på olika projekt.

Exempel:
Om du har tre byggen och vet att 25 procent av lönekostnaderna ska belasta Bygge 01, som har projektnummer 01, så gör du så här: Gå in under Uppläggning – Automatkonteringar – Ny – Procentuell beräkning. Fyll i uppgifter enligt nedan

• Id – Ge automatkonteringen ett ID t ex 8.
• Namn – Ange en Benämning t ex Lön Bygge 01.
• Procent – I fältet Procent anger du 25.
• Avrundning – Om du vill att beloppen ska öresavrundas markerar du Avrundning.
• Trans.baserad – Om du vill att den här automatkonteringen ska utlösas vid verifikationsinmatningen markerar du Transaktionsbaserad.
• Fråga om automatkontering ska utlösas – Om du markerar här får du alltid en fråga i verifikationsregistreringen om den transaktionsbaserade automatkonteringen ska utföras. Det kan behövas om du i vissa fall inte vill ha automatkonteringen utförd.
• Beräkningskonto – Som Beräkningskonto anger du kontot för löner 7010, vilket gör att automatkonteringen kommer att utlösas för varje kontering på det kontot.
• Fördelningskonto 1 och 2 – Som Fördelningskonto 1 anger du 7010, som Projekt anger du 01. Som Fördelningskonto 2 anger du 7010. Bekräfta med OK. Vid verifikationsregistreringen kommer programmet att fördela 25 procent av lönekostnaden till projektet Bygge 01. Du kan sedan få ut rapporter som visar kostnaderna för just det projektet.

Sammandragsrapporter

Genom att lägga upp sammandragsrapporter kan du bygga upp översiktsrapporter där alla kostnadsställen, kostnadsbärare eller projekt redovisas i en enda rapport. I en sådan rapport kan du till exempel visa företagets alla projekt i en enda rapport med bara totala intäkter och kostnader med resultat för varje projekt. Fördelen med sammandragsrapporten i jämförelse med de vanliga bokföringsrapporterna är att du får en specificering av kostnadsställen, kostnadsbärare eller projekt på en rapport. Du slipper alltså skriva ut flera rapporter och du får en mer lättöverskådlig jämförelse.

Här kan du läsa mer om hur du lägger upp Sammandragsrapporter.

Prefixkontering av projekt

När du inte vill resultatbokföra pågående projekt kan du med funktionen prefixkontering i BL Administration automatiskt få önskade projekt att löpande hamna i balansräkningen. Prefixkonteringen innebär att allt som bokförs på projektet automatiskt får ett prefix (normalt 14) före kontonumret. Om du t ex bokför en kostnad på konto 4010 så kommer programmet automatiskt att ändra kontonumret till 144010 (om prefixet 14 används). Det innebär att konteringen hamnar på rätt ställe i balansräkningen utan att du behöver tänka på att boka den där. När ett projekt är avslutat kan du enkelt låta BL Administration automatiskt resultatavräkna det projektet. Då görs en automatisk ombokning från prefixkontona i balansräkningen till motsvarande resultatkonton.

Aktivering av prefixkontering

1. Gå in under Uppläggning – Projekt – Mer – Inställningar prefixkontering. Du kan även hitta den inställningen under Arkiv – Företagsuppgifter – Bokföring – Mer eller under knappen Mer när du är inne i verifikationsregistreringen.
2. För att aktivera prefixkonteringen markerar du Prefixkontering aktiv. Funktionen kommer sedan att fungera för alla projekt som är markerade att prefixkonteras. I rutan för kontoprefix kommer programmet att föreslå 14. Dessutom kommer programmet i rutorna för kontointervall föreslå 143–148999. Du behöver normalt sett inte ändra på kontoinställningen. Det är bara om du har ändrat konton för pågående arbeten i kontoplanen eller lagt upp en egen kontoplan du behöver ändra kontoinställningarna. Kontoprefixet måste stämma överens med kontointervallen. Anger du t ex kontoprefixet 14 till kontointervallet 153–158999 kommer du att få ett felmeddelande och kan inte spara dina inställningar, istället ska i så fall prefixet 15 användas.
3. Spara med OK.

Resultatavräkning av projekt

När projektet är avslutat ska det resultatavräknas. Det innebär att det som bokförts på projektet förs över från prefixkontona i balansräkningen till motsvarande resultatkonton. Normalt sker en resultatavräkning i samband med ett bokslut, men du kan även göra den under ett pågående år.

1. Välj Aktivitet – Utför resultatavräkning projekt.
2. Markera det projekt det gäller och klicka på Resultatavräkna.
3. Tänk på att den period du väljer vid Resultatavräkning per period styr vilka transaktioner som kommer att resultatavräknas. Resultatavräkningen kommer att omfatta allt som är registrerat fram till och med den period du angivit.
4. Du kan välja att ändra projektets status. Vad du anger i rutan har ingen betydelse för programmet. Det är bara information för din egen del, t ex p=pågående, a=avslutat. Statuskoderna kan användas för utskrifter av projektlistor och projektrapporter. Du kan även markera Prefixkonteras framöver. Det innebär att projektet kommer vara markerat med prefixkontering, även efter resultatavräkningen. Spara med OK. Alla dina transaktioner som programmet automatiskt bokfört i kontoklassen 14 kommer nu att föras om till sina respektive intäkts- och kostnadskonton. T ex kommer en intäkt på konto 143010 att föras om till konto 3010.

Budget och projekt

Budget för projekt skiljer sig från andra budgetregistreringar genom att man här endast lägger in en totalbudget per konto utan att ange en fördelning över årets månader. Det beror på att projektets livslängd inte är begränsat till ett räkenskapsår. För övrigt liknar registreringen den för huvudkonton.

1. Välj Aktivitet – Budget – Budget projekt.
2. Markera det projekt du vill jobba med och dubbelklicka på det.
3. När nästa ruta dyker upp klickar du på Ny.
4. Fyll i ett totalbelopp för varje konto som berörs av projektet och spara budgeten med OK.

Här kan du läsa mer om hur du arbetar med Budget.

Utskrift av rapporter

Utskrift av rapporter sker via Utskrift – Bokföringsrapporter. De rapporter som du kan skriva ut på projektnivå är:

• Balans- och resultatrapporter – Du kan skriva ut både balans- och resultatrapporter för alla, enstaka eller ett urval av projekt.
• Transaktionslista – Den här listan är en dagbok på projektnivå.
• Kontospecifikation – Motsvarar en huvudbok på projektnivå. Du kan välja enstaka konto, urval av konton eller alla konton.
• Projektfördelning av konto – Det här är en rapport som visar hur saldot på det konto du valt fördelar sig på de olika projekten.
• Sammandragsrapport – Ger i en samlad rapport en översikt över alla projekt med ett projekt per rad. För att få ut sammandragsrapporter måste du först ha lagt upp en eller flera sådana under Uppläggning – Sammandragsrapporter.

Avstämning av projekt

Här går du igenom saldon för projekt och kontrollerar att summan av dessa överensstämmer med motsvarande huvudkontosaldo. För att den här avstämningsfunktionen ska fungera som det är tänkt måste du alltid ha använt dig av projekt för respektive konto. Annars kommer du att få en restpost som inte kan stämmas av. Om det finns vissa poster som du inte vill registrera på något av dina ordinarie projekt så kan du lägga upp ett ”diverse”-projekt för dessa.

1. Välj Aktivitet – Avstämning – Avstämning projekt.
2. I bilden ser du vilka konton du har en eventuell differens på. Via knappen Spec kan du se varje konto för sig. Knappen Kontokontr tar dig till till Kontokontrollen som visar vilka verifikationer som finns på respektive konto. Du kan också välja Räkenskapsår, Period och Konto (programmet föreslår att avstämningen ska gälla alla resultatkonton dvs 3 – 999999).