Registrering - Faktura/order

Uppdaterad 2024-05-28

Den här instruktionen gäller BL Fakturering

Här går vi igenom hur du registrerar en faktura. Du behöver inte lägga upp artiklar och kunder innan du börjar fakturera. Det medför dock vissa nackdelar om du inte gjort det. Du kan t ex inte få ut försäljningshistorik på kunden. Du kan heller inte se kundens namn i reskontran, utan bara ett id. Därför rekommenderar vi att du lägger upp artiklar och kunder innan du börjar fakturera. Här kan du läsa mer om hur du lägger upp Kunder och Artiklar.

När du ska börja fakturera ska du först registrera en order. Ordern blir sedan till en faktura först när du skriver ut eller förhandsgranskar den. Du kan utifrån din registrerade order skriva ut följesedel, orderbekräftelse eller faktura.

BL Fakturering jobbar alltid med order som blir fakturor när de skrivs ut. Om du inte vill visa kunderna dina ordernummer kan du på din fakturamall ta bort orderfälten. Det gör du under Arkiv – Blanketter – markera aktuell fakturamall och välj redigera mall.

Arbetsgång för att registrera faktura

Välj Aktivitet – Registrering – Faktura-/order. Du kan även klicka på knappen Fakturaregistrering i snabbvalsmenyn. Då kommer detta fönster upp:
I fakturaregistreringen börjar du med att välja kund. Antingen skriver du in kundens uppgifter direkt eller så använder du dig av ditt kundregister. Om du väljer knappen Kund får du direkt upp ditt kundregister. Sök reda på rätt kund och välj denna genom att dubbelklicka på kunden, markera kunden och välja OK eller tryck [enter]. Om du inte hittar kunden i ditt kundregister kan du enkelt via Ny kund lägga upp kundens adressuppgifter. Om du har lagt upp kunden i kundregistret kan du även skriva in kundens namn eller telefonnummer i KundId-fältet, så söker programmet reda på alla uppgifter. Pröva dig fram till det sätt som passar dig bäst. När du hittat rätt kund trycker du [Enter] så visas kundens id, namn och adress. Genom att klicka på postadress kan du växla mellan Postadress och Besöksadress. Detta beror på vilket adressfält du skrivit in i kundregistret. Om kunden du väljer har förfallna fakturor, är inkassomarkerad eller har uppnått sin kreditlimit visas en varning. Varning för kreditlimit visas bara om du har aktiverat inställningen Varning vid överskriden kreditlimit under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – fliken Grunduppgifter.
Ordernummer – I rutan ordernummer kan du söka fram en redan registrerad order om du vill fortsätta på den. Med hjälp av sökknappen kan du även söka på andra fält än ordernummer: offertnummer, kontantnotanummer, fakturanummer, kundid, kundnamn, ert ordernummer, referens, godsmärke och rekvisitionsnummer.
Vår referens – I rutan Vår referens väljer du ditt företags referens. Genom att klicka på knappen till höger om rutan kan du välja referens från referensregistret. Nya referenser läggs upp under Uppläggning – Referenser – Vår referens. Om du angett en ansvarig på kunden, kommer denna att ligga som förvald referens. Du kan även ange vår referens under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – fliken Grunduppgifter – raden Vår referens i fakt.reg.
Er referens – I rutan Er referens anger du kundens referens. Genom att klicka på knappen till höger om rutan kan du välja en referens från referensregistret. Nya referenser läggs upp under Uppläggning – Referenser – Er referens. Här kan du läsa mer om Er referens.
Fakturadatum – Om du vill kan du ange fakturadatumet direkt i registreringsbilden. Du kan välja mellan att skriva in datum direkt eller att klicka på den lilla knappen till höger om datumrutan. Under denna knapp finns en kalender som du kan använda för att välja datum. Om du inte väljer ett fakturadatum här kan du istället göra det när du skriver ut fakturan.
Momsfritt – om fakturan ska vara momsfri kan du kryssa i denna ruta.
Spärra – om du vill spärra fakturan för utskrift kryssar du i denna ruta, den kan då inte skrivas ut såvida rutan inte kryssas ur.
Försäljningsvillkor – Uppe till höger har du dina olika försäljningsvillkor. Betalningsvillkor, leveransvillkor och leveranssätt. I programmet följer det med ett antal olika försäljningsvillkor men du kan själv lägga upp fler under Uppläggning – Villkor. Om du klickar på pilen till höger om varje försäljningsvillkor får du direkt tillgång till de olika villkor du har lagt upp.
Typ – Här kan du ange vilken ordertyp som programmet ska föreslå i order-/fakturaregistreringen. Klicka på pilen till höger om typ så ser du de olika alternativen. Om du fakturerar tjänster ska du normalt välja ordertypen Levererad order.

Du kan välja mellan:

Olevererad order – Ordern är mottagen, men varan inte levererad. Påverkar det disponibla, men inte det fysiska lagret.

Om detta alternativ väljs rekommenderar vi att du infogar kolumnen levererat antal i registreringsbilden. Detta gör du via Merknappen – inställningar – bocka i rutan Levererat antal – OK
Direktleverans – Varan levereras från ett annat ställe än företagets lager. Påverkar inte artiklarnas lagervärde. Om detta alternativ väljs rekommenderar vi att du infogar kolumnen levererat antal i registreringsbilden. Detta gör du via Mer-knappen – inställningar – bocka i rutan Levererat antal – OK.

Levererad order – Varan levereras från företagets lager. Påverkar produkternas lagervärde. Är förvald av programmet.

Avtalsorder – En vara eller tjänst som levereras/utförs med återkommande intervall, t ex lokalhyra eller leasingavtal. En avtalsorder faktureras normalt med samma belopp varje period (kräver att du har BL Fakturering Plus).

Offert – Med detta alternativ markerat kommer du skapa en offert istället för en faktura.

Kontantfaktura – Välj detta alternativ om du vill registrera en kontantfaktura.

Orderrader – Här anger du vilka artiklar som ska faktureras. Ange artikelid i kolumnen Artikel och tryck [enter] för att lägga in en artikel i orderraden. Som stöd för ditt arbete har du hela tiden tillgång till artikelregistret nere till vänster i bild. När du börjar skriva i kolumnen ArtikelNr kommer programmet automatiskt att börja söka i registret efter en artikel. Du ser hela tiden vilken artikel programmet hittat genom att den är markerad. När du hittat rätt artikel kan du trycka [enter] på den eller dubbelklicka.

Tänk på att en artikel inte behöver vara just en artikel. Om du fakturerar tjänster kan du även lägga upp dessa i registret. På så sätt slipper du skriva in benämningen för din tjänst varje gång du vill fakturera den.

För att du ska se dina artiklar i listan får de inte vara kodade som externa artiklar eller markerade som inaktiva under Uppläggning– Artiklar – fliken Grunduppgifter.

Vill du snabbt lägga upp en ny artikel anger du ett artikelnr som inte redan finns och får då upp ett fönster ”Hittar ingen artikel med detta artikelnummer”. Vill du registrera en ny artikel? svara Ja och lägg upp artikeln.

Om du inte vill använda en artikel från artikelregistret kan du skriva en text i fältet benämning utan att först ange någon Artikel.

På varje orderrad finns sedan ett antal fält att fylla i. Vilka fält som visas ställer du in genom att välja Inställningar under knappen Mer.

Om du direkt från order-/fakturaregistreringen vill skriva ut en orderbekräftelse eller följesedel väljer du knappen Utskrift och sedan Orderbekräftelse eller Följesedel.

Order-/fakturatotaler – Vid Radtotal anges det totala order-/fakturabeloppet exklusive moms (och före expeditionsavgifter, frakt och öresutjämning). Vid Summa är beloppet inklusive moms (och inklusive expeditionsavgift, frakt och öresutjämning). Om du vill att slutsumman alltid ska avrundas kan du markera funktionen Avrundning till jämna kronor under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – fliken Grunduppgifter. Observera att du kan ändra expeditionsavgifter och frakt direkt på den aktuella ordern. Det är bara att klicka i respektive fält och sedan ändra beloppen eller ta bort.
När du har registrerat färdigt din order/faktura ska du spara den. Detta gör du genom att välja Ny och svara Ja på frågan om du vill spara din order. Du kan också välja knappen Spara, men då ligger ordern fortfarande öppen istället för att du kommer in på en ny tom order. För att skriva ut en faktura kan du antingen klicka på knappen Utskrift eller välja Utskrift – Kunddokument – Faktura i menyn. Klicka här för att läsa mer om Fakturautskrift. Om du vill kan du få en faktura utskriven direkt när du registrerat den. I så fall ska du markera Utskrift faktura direkt under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – fliken Grunduppgifter.

Knappval i huvudmenyn

Ny – Här klickar du för att börja registrera en ny order/faktura
Öppna – Här kan du öppna befintliga order
Spara – Spara order
Ta bort – Ta bort aktuell order
Förhandsgranska – Förhandsgranskning av fakturan
Utskrift – Klicka för för att gå till Fakturautskriftsvyn
Artiklar – Här kan du se hela ditt artikelregister och hämta genom att markera och klicka välj, alternativt dubbelklicka på artikeln
Mer – Se nästa avsnitt ”Knappen ”Mer”
Dok – Här kan du koppla ett eller flera dokument till fakturan. Antingen för internt bruk, eller för att bifoga till kunden vid fakturering via e-post. För att bifoga via e-post behöver du även markera rutan under fliken ”Extrauppgifter” – ”Bifoga bilagor”
Avsluta – Här klickar du för att stänga fakturaregistreringsfönstret

Knappen Mer

Under knappen Mer finns flertalet funktioner:

Skjut in rad. Här kan du lägga in en ny rad i registreringsbilden. Den nya raden hamnar ovanför den rad som är markerad.
Flytta upp. Här kan du ändra ordningen i din order genom att flytta upp rader.
Flytta ner. Här kan du ändra ordningen i din order genom att flytta ner rader.
Ta bort rad(er). Om du vill ta bort en rad markerar du raden i registreringsbilden och klickar på detta alternativ.
Kontering. Här kan du välja hur fakturan/ordern ska konteras och du har möjlighet att göra ombokningar. I konteringsrutan du får upp är raderna med belopp röda, dessa kan inte ändras utan ombokningar görs genom att du lägger till ytterligare rader i konteringen. Via knappen Kontering har du även möjlighet att periodisera en faktura direkt från fakturaregistreringen. Markera raden som innehåller det konto där periodiseringen ska göras ifrån och klicka på knappen Periodisera så får du tala om förutsättningarna som ska gälla för den aktuella periodiseringen. Här kan du läsa mer om Periodiseringar.
Radera faktura. Här kan du ta bort en faktura. Läs mer i avsnittet Kontroll reskontra per kund.
Kreditera faktura. Här kan du kreditera en faktura. Läs mer i avsnittet Kreditera faktura om hur du går till väga.
Kopiera. Detta alternativ kan vara bra om du snabbt vill skapa en likadan order/faktura till kunden. Observera att du kan du byta kund på order/fakturan genom att klicka på Kund.
Skapa order av offert. Här skapar du din order utifrån offerten. Läs mer i avsnittet Offert.
Skapa order av kontantfaktura.
Artikellista. Här kommer du till ditt artikelregister.
Textlista. Här kan du välja bland de texter du har lagt upp under Uppläggning – Texter.
Pacsoft-etikett. Läs mer om detta under Utskrift avier.
Uppdatera utskrivna fakturor. Här kommer du direkt till funktionen att uppdatera dina fakturor. Läs mer under avsnittet Uppdatera utskrivna fakturor.
Hämta transaktioner från tid. I tidregistreringsbilden i BL Tidredovisning kan du välja vilken ouppdaterad order tidstransaktionerna ska hamna på. För att hämta dessa till ordern i BL Fakturering väljer du först order genom att välja Öppna i fakturaregistreringsbilden. Därefter väljer du under knappen Mer – hämta transaktioner från tid. Då kommer dessa att läggas in som orderrader i fakturan/ordern. Du får därefter frågan Märk tidstransaktioner som uppdaterade till order? Svarar du Ja sker en uppdatering och du kan inte hämta transaktionerna på nytt. Svarar du Nej ligger transaktionerna kvar och kan hämtas igen. Ordern måste då vara påbörjad i BL Fakturering för att du ska kunna hämta order i tidregistreringen i BL Tidredovisning.
Uppdatera priser och räkna om order.
Inställningar. Genom att välja Inställningar har du möjlighet att styra utseendet på registreringsbilden. Du kan t.ex. välja inmatning av projekt, kostnadsställe/-bärare, intäktskonto m.m.
Obs! Om du ändrar utseendet på din registreringsbild kan du också behöva ändra utseendet på din fakturamall. Det gör du under Arkiv – Blanketter – Redigera blankett. Detsamma gäller orderbekräftelser och följesedlar.

Du kan också välja att använda dig av formatering på de olika raderna som registreras i fakturan. Genom att bocka för Teckenformat i inställningarna kan du sedan i kolumnen Format som dyker upp ange om du vill att texten ska vara fet, understruken eller kursiv, eller kombinationer av dessa.

Fakturaunderlaget inklusive moms

Om du registrerar fakturor där du har underlaget inklusive moms, kan du istället för att själv räkna om summan till exklusive moms låta programmet göra det. Detta gör du genom att under knappen Mer i fakturaregistreringen välja Inställningar och därefter Pris inkl. moms för order. Programmet räknar då ut beloppet exklusive moms. Du kan även använda dig av programmets kontantfakturering som du hittar under Aktivitet – Kontantfakturering.

Flikar längst ner

Längst ner i fönstret för fakturaregistrering finns ett antal flikar för mer registrering. Dessa går vi igenom nedan eller länkar vidare till andra avsnitt.

Extrauppgifter

Här kan du registrera uppgifter om:

Leveransadress. Om du vill ange en leveransadress på en kund kan du skriva in den direkt. Eller så lägger du upp den i ett leveransadressregister genom att klicka på knappen Leveransadress och välja Ny. Genom att spara leveransadressen kan du enkelt välja den nästa gång kunden köper något. Du kan även lägga upp leveransadresser under Uppläggning – Leveransadresser.
Märkning. Om du vill att dessa fält visas på fakturan skriver du in det här och sedan kontrollerar du att motsvarande fält finns i mallen för fakturan. Gå till Arkiv – Blanketter – Blankettgenerator, där kan du infoga de datafält som ska vara. Det hittar du under Infoga – Datafält.

– Godsmärke. Datafältet heter ORD.Remark
– Rekvisitionsnummer. Datafältet heter Ord.RekNr
– Ert ordernummer. Datafältet heter Ord.YourOrderNr
– Kollinummer. Datafältet heter Ord.KolliId
Exportera faktura. Här markerar du om du vill ha möjlighet att exportera din faktura när den är utskriven och uppdaterad. Exporten gör du under Arkiv – Export – Register– Fakturor.
Faktura utskriven. Om fakturan är utskriven är denna ruta ikryssad.
Bifoga bilagor. Om du skickar dina fakturor via e-post eller som e-faktura kan du välja att bifoga PDF-bilagor till fakturan. De dokument som ska bifogas måste läggas till som ett kopplat dokument via knappen Dok längst upp i registreringsbilden.

Notera att dokumenten måste vara i PDF-format för att kunna bifogas till fakturan.
Registreringsdatum. Här syns registreringsdatum för fakturan, det är detta datum som påverkar lagerlistan.
Leveransdatum. Här föreslås alltid dagens datum. Du kan skriva in ett datum direkt eller välja att klicka på den lilla knappen till höger om datumrutan. Under denna knapp finns en kalender som du kan använda för att välja datum.

Summering

Här ser du summeringar av vikt och volym, rabatt och täckningsbidrag samt summering på respektive momskod. Täckningsbidraget i kronor beräknas genom att utpriset minskas med inpriset. Täckningsbidraget i procent beräknas genom att täckningsbidraget i kronor delas med utpriset.

Ordertext

Det här är ett fritextfält som du kan använda för att informera kunden om något. Om du lägger in en sådan fritext kommer den att skrivas ut på fakturan ovanför de registrerade orderraderna. Genom att klicka på knappen Texter kan du välja att lägga in någon av de texter som finns förinlagda. På så sätt slipper du skriva samma texter om du ofta vill ha med samma information på fakturan. Här kan du läsa om hur du lägger upp dessa Texter.

Avtalsorder

Här gör du inställningar för ordertypen Avtalsorder. Läs mer om detta i avsnittet för Avtalsfakturering.

ROT/RUT, Grön Teknik

Inställningar för ROT och RUT samt Grön teknik kan du läsa mer om i avsnittet Skattereduktion ROT/RUT, Grön teknik.

Här gör du inställningar som rör redovisningen av fakturan, det du anger här gäller hela fakturan. Observera att du även kan registrera detta för varje order-/fakturarad genom att gå in under Mer-knappen i fakturaregistreringen, välj sedan inställningar och bocka i rutan Konto. Om du registrerar per rad kommer det alltid att styra över vad du anger under redovisning.

Övrigt

Du kan här bestämma vilken fakturablankett som ska gälla på fakturan, detta val styr över det val av blankett som du gör i dialogen för fakturautskrift (via menyn Utskrift – Kunddokument – Faktura). Du ser även vilken användare som gjort registreringen.

Direktutskrift av fakturor

Om du markerat funktionen Utskrift faktura direkt under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – fliken Grunduppgifter, får du en fråga om du vill skriva ut fakturan när du väljer Ny eller Spara i registreringsbilden. Det kan vara ett enkelt sätt att snabbt skriva ut fakturor medan du registrerar order/faktura. Fakturamallen som används är den du angett under Arkiv – Blanketter. Har du valt en kundunik fakturamall under Uppläggning – Kunder – fliken Mallar och redovisning kommer den att användas. För att uppdatera dessa fakturor väljer du Aktivitet – Uppdatera utskrivna – Fakturor. Du kommer då att föra över fakturorna till reskontran och skriva ut kundfakturajournal och bokföringsorder. Om du har automatuppdatering till bokföringen kommer du att få ut en kombinerat journal och bokföringsorder.

Observera att du inte kan välja fakturadatum om du använder denna funktion. Programmet kommer alltid att välja det datum som finns angivet som dagens datum i Windows.

Delsummera faktura

Om du vill att fakturan ska delsummeras, dvs att vissa fakturarader ska summeras för att förtydliga fakturan för kunden, måste du dela in dina produkter i varugrupper. Det gör du genom att under Uppläggning – Artiklar – fliken Grunduppgifter, ange en varugrupp. Varugruppen kan anges med upp till åtta tecken. Du kan blanda siffror och bokstäver. Läs mer om det i avsnittet Varugrupper. Varugruppen ska sedan anges i företagsuppgifterna (Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – fliken Nummerserier).

Du kan delsummera upp till tre olika varugrupper.

För att delsummeringarna ska skrivas ut på fakturan måste fakturamallen du använder innehålla vissa datafält. De heter Varugrupp 1-3 summa-order. Hur du infogar datafält kan du läsa om i guiden Blanketter. Se även till att infoga textfält som förklarar vad datafälten innehåller.

Observera att fälten du infogar inte får ligga mellan linjerna Rader och Fot. Där får bara orderrader finnas.

När du sedan skriver ut fakturan kommer de fakturarader som innehåller produkter med varugrupper angivna att delsummeras.

Exempel delsummering:

En snickare jobbar i ett projekt. Han vill att det ska framgå av fakturan hur mycket av totalbeloppet som gäller arbetstid, hur mycket som gäller materialkostnad, samt hur mycket som rör resor i samband med projektet. På produktnivå har han angett att arbetstid hör till varugrupp 1, material till varugrupp 2 och resor till varugrupp 3. Han anger därefter i företagsuppgifterna (Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – fliken Nummerserier) vilken varugrupp som hör till vilket datafält. Därefter ser han till att infoga dessa datafält på blanketten. Datafälten som ska in heter Ord.ProdGrSumma1, Ord.ProdGrSumma2 och Ord.ProdGrSumma3. Summan av de artiklar som hör till varugrupp1 hamnar i ProdGrSumma1, varugrupp 2 hamnar i ProdGrSumma2 osv.

OCR

Detta är en mycket bra funktion för dig som skickar många fakturor. Den går ut på att du får ut ett så kallat OCR-nummer på dina utskrivna fakturor. OCR-numret är unikt för varje faktura. När kunden betalar in pengar ska det göras till ett särskilt OCR-konto och OCR-numret ska då anges. Du kan sedan hämta hem en inbetalningsfil från Bankgirot eller Plusgirot. I BL Fakturering kan du läsa in filen och snabbt matcha inbetalningarna mot fakturorna i din reskontra. Det innebär att du inte behöver registrera varje kundinbetalning. Istället görs en automatisk avstämning av kundinbetalningarna mot OCR-numret.

Om du vill veta mer om den här tjänsten kan du gå in och titta på www.bgc.se eller www.plusgirot.se.

Det du behöver förutom BL Fakturering är:

Ett avtal med Bankgirot eller Plusgirot som bl a innebär att du har ett särskilt kontonummer för OCR-inbetalningar.
Ett kommunikationsprogram för att hämta hem inbetalningsfilen eller möjlighet att via din internetbank ladda ner inbetalningsfilen.
En font/typsnitt i din dator som heter OCR-B (storlek 1) om du vill använda en faktura med inbetalningsavi.

Arbetsgång

Ange ditt bankgironummer under Arkiv – Företagsuppgifter – Generella i fältet Bankgiro.
Skapa en OCR-fakturamall. När du fakturerar ska du använda dig av en särskild fakturamall där både OCR-numret och OCR-kontonumret ingår. Det är viktigt att kunden informeras om att OCR-numret måste anges vid betalning, t ex via kundens internetbank. Om du använder fakturor med förtryckt pg- eller bg-avi måste innehållet på själva avin se ut på ett visst sätt. Det finns några färdiga fakturamallar i programmet (t ex Faktura_BG_avi_OCR eller Faktura_PG_avi) som du kan utgå från, men det krävs ändå att du gör vissa inställningar i dessa så att de uppfyller bank-/plusgirots krav på utseende. Till exempel är rätt placering av OCR-numret väldigt viktigt. OCR-fälten på avin ska också ha typsnittet OCR-B. Förändringarna i dina fakturamallar gör du under Arkiv – Blanketter.
Välj rätt fakturamall. Om du vill att alla dina fakturor ska omfattas av OCR-hanteringen väljer du OCR-mallen för Faktura under Arkiv -Blanketter – Blankettval. Om du vill att endast vissa kunder ska omfattas väljer du OCR-mallen i fältet Faktura under fliken Mallar och redovisning på kundkortet.
Registrera faktura/order, skriv ut och uppdatera som vanligt. I och med att du har förberett en fakturamall kommer fakturorna att se ut på rätt sätt. De kunder som får en OCR-faktura betalar in till ett särskilt OCR-kontonummer och anger OCR-nummer vid betalningen.
När kunder har betalat kan du hämta hem en inbetalningsfil som innehåller uppgifter om vilka OCR-nummer (= unika fakturor) som har betalats. Gå in i Aktivitet – Kundinbetalningar och välj Inbet.fil.
Leta upp inbetalningsfilen. Välj sedan Öppna. De fakturor som blivit betalda flyttas då ner till Registrerade betalningar.
När du väljer OK kommer inbetalningarna att uppdateras och du får skriva ut journal och bokföringsorder precis som vid registrering av betalningar på vanligt sätt. Läs mer om detta i avsnittet Kundinbetalningar.

Manualer för Bjorn Lunden