Innehåll

• Uppläggning Valutor
• Utskrift valutor
• Valutakonto
• Inställningar på leverantören
• Registrering av leverantörsfaktura i utländsk valuta
• Betalning av leverantörsfakturor i utländsk valuta (direktbetalning)
• Skicka leverantörsbetalningar i utländsk valuta för bevakning

Om du har utländska leverantörer får du kanske ibland fakturor i annan valuta än svenska kronor. Genom att lägga upp den utländska valutan räknar programmet om den till SEK i leverantörsreskontran. När du sedan registrerar betalningen får du möjlighet att ange kursvinst/-förlust och bankkostnad. Programmet hanterar ett obegränsat antal valutor.

Uppläggning Valutor

Du som handlar med utlandet behöver lägga upp de valutor du får eller skickar fakturor i. Det gör du under Uppläggning – Valutor. Där ser du en lista över de valutor som finns upplagda i programmet. Om du inte har lagt upp några valutor finns det bara svenska kronor, SEK. Du kan lägga upp nya valutor eller redigera de som finns tidigare. Normalt uppdaterar programmet valutakursregistret automatiskt i samband med att du registrerar en betalning av en utländsk leverantörsfaktura eller kundfaktura. Vill man inte ha denna automatik ska alternativet Uppdatera valutakurs med automatik vid betalning utlandsfaktura avmarkeras under Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra och fliken Redovisning.

Dessa knappar visar vilka valmöjligheter du har:

• Ny. Här lägger du upp en ny valuta i taget.
• Redigera. Här kan du ändra kursen på en redan upplagd valuta manuellt.
• Ta bort. Här kan du ta bort redan upplagda valutor.
• Utskrift. Här kan du skriva ut en lista för de valutor som är upplagda och över vilka kurser som är registrerade.
• Avsluta. Klicka här när du är klar med hanteringen av valutorna.

Arbetsgång

1. Välj Uppläggning – Valutor.
2. Klicka på Ny för att lägga upp en valuta och Redigera för att ändra i en befintlig valuta.
3. Ange en förkortning för valutan, t ex EUR (Euro).
4. Ange köpkurs för valutan. Det är den kurs som banken köper för och det är den som används i BL Fakturering. Säljkursen är den kurs banken säljer för och den som används i BL Leverantör. Här kan du läsa mer om Valutakurser.

Utskrift valutor

Om du vill skriva ut en lista över de valutor du lagt upp i programmet kan du göra detta under Utskrift – Valutor. Listan visar valutakoden samt den köp- och säljkurs du lagt upp för den aktuella valutan.

Valutakonto

Om du har licens för Bokföring Plus kan du använda dig av valutakonton i programmet. Det innebär att du genom att aktivera antalsredovisning på kontot i bokföringen kan få det utländska beloppet registrerat i kolumnen antal. Här kan du läsa mer om Valutakonton.

Inställningar på leverantören

För att programmet ska förstå att du ska registrera leverantörsfakturor i annan valuta måste du ange detta på leverantörskortet. Detta görs under Uppläggning – Leverantörer, markera leverantören och välj Redigera. På fliken Övriga uppgifter och knappen Valuta anger du aktuell valuta för leverantören.

Registrering av leverantörsfaktura i utländsk valuta

När du gjort inställningar för en annan valuta kommer du i fönstret för registrering av leverantörsfakturor att se vilken kurs programmet kommer att räkna om beloppet till. Du har även möjlighet att ändra den aktuella kursen vid registreringstillfället genom att i rutan för kursen lägga in en annan kurs. I konteringsbilden kan du även dela upp konteringen på olika konton enligt den aktuella valutan istället för i SEK. Ange i så fall ett konto och klicka sedan på knappen Utländskt belopp. När du uppdaterar dina registrerade leverantörsfakturor kommer du på journalen att se beloppen, både i svenska kronor och i den utländska valutan. Här kan du läsa mer om hur du registrerar leverantörsfakturor.

Betalning av leverantörsfakturor i utländsk valuta (direktbetalning)

När du betalar fakturan kan kursen ha ändrats, du behöver dock inte ändra kursen under Uppläggning – Valutor om inga större förändringar sker. Du går in under Betala fakturor, markerar den aktuella fakturan och klickar på Betala. I rutan Betala faktura så anger du det belopp som faktiskt har betalats. Du kommer då till rutan Kursdifferens utländsk faktura, där du anger eventuell bankkostnad. Vid uppdatering så bokförs valutakursvinst/-förlust automatiskt på journalen.

Här kan du läsa mer om hur du betalar leverantörsfakturor.

Skicka leverantörsbetalningar i utländsk valuta för bevakning

För att kunna skicka en leverantörsfaktura i annan valuta för bevakning krävs att du har ett avtal med banken om att få skicka leveratörsbetalningar i annan valuta. Dessutom ska du ange vilken banklayout som ska användas i företagsuppgifterna (Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra och fliken Betalfiler). Du ska även på respektive leverantör fylla i fliken Utlandsbetalning under Uppläggning – Leverantörer. När du gjort dessa inledande inställningar kan du gå vidare med följande arbetsgång.

Arbetsgång

1. För att skicka en leverantörsbetalning i utländsk valuta för bevakning går du via Aktivitet – Betalning leverantörsfakturor. Se till att alternativet Skicka fakturor för bevakning är valt.
2. Markera sedan fakturan du vill skicka och klicka på Betala. I fönstret som kommer upp har du möjlighet att ändra uppgifterna om utlandsbetalningen.
3. När du valt samtliga leverantörsfakturor du vill skicka för bevakning klickar du på Uppdatera. Du får då ett meddelande om hur många utrikesbetalningar som skapats i filen.
4. Skicka sedan in filen som nu skapats av programmet till banken för att aktualisera själva betalningen.
5. När du sedan får återredovisningen på betalningarna väljer du Aktivitet – Återredovisning bevakade fakturor Bg/Pg där du återredovisar dina utlandsbetalningar en i taget genom att antingen ange löpnumret och klicka på Betala eller att dubbelklicka på leverantörsfakturan i listan. Här anger du Totalt betalt belopp i SEK, dvs det faktiska belopp som gått ut från ditt bank-/plusgirokonto. Du har även möjlighet att lägga in en eventuell bankkostnad. Programmet kommer automatiskt att bokföra en kursvinst eller kursförlust i samband med att du uppdaterar betalningen.