Innehåll

• Återredovisning via fil från Bg/Pg
• Återredovisning bevakade fakturor från Bg/Pg
• Återredovisning bevakade kreditfakturor
• Återredovisning autogiroposter
• Återredovisning utländska leverantörsfakturor

När du har skickat dina betalfiler via ett kommunikationsprogram eller via internetbanken får du fortlöpande återredovisning från banken eller från plusgirot.

Återredovisningen består av en fil (eller listor) där du kan se utförda betalningar. Där framgår till vem betalningen har gjorts, vilket datum den gjordes samt med vilket belopp. Leverantörsfakturornas interna löpnummer finns också med i återredovisningen som bankgirot skickar tillbaka efter utförd betalning.

Återredovisning via fil från Bg/Pg

Du kan via ditt kommunikationsprogram hämta hem en fil med de betalningar som Bankgirot eller Plusgirots Fakturabetalningsservice utfört. På så sätt slipper du registrera betalningarna manuellt. Notera var du sparar ner filen så att du enkelt kan leta upp den, du hämtar sedan upp den i programmet genom att dubbelklicka på filen så läser den in automatiskt de fakturor som ingår i filen.

Arbetsgång

1. Välj Aktivitet – Återredovisning bevakade fakturor från Bg/Pg eller Återredovisning Pg/Bg i snabbmenyn.
2. Klicka på knappen Återred.fil för att leta upp din återredovisningsfil och dubbelklicka på den eller välj Öppna. Filen läses in och de poster som finns i filen flyttas ner till rutan för Återreodvisade betalningar.
3. När alla poster är valda klickar du Uppdatera för att skriva ut journal och bokföringsorder på betalningarna.

Återredovisning bevakade fakturor från Bg/Pg

Om du inte får din återredovisning på fil, utan på listor kan du använda programmets funktion för buntbetalning för att utgå ifrån en viss summa och välja vilka betalningar som ingår i den utifrån valt betaldatum.

Arbetsgång

1. Välj Aktivitet – Återredovisning bevakade fakturor från Bg/Pg eller Återredovisning Pg/Bg i snabbmenyn.
2. Klicka på knappen Buntbetalning för att ange betalkonto, betaldatum och det totala belopp du betalt. Bekräfta med OK.
3. Du får en fråga om du vill hämta betalningarna per det valda datumet. Om du väljer Ja kommer programmet att känna av förfallodatumen på de bevakade fakturorna och hämta de som matchar med angivet datum. Om du svarar nej måste du manuellt markera de fakturor som är betalda. Genom att använda [Shift] eller [Ctrl] kan du markera flera fakturor samtidigt.
4. De fakturor som är registrerade på det betaldatum du angivit för bunten kommer att plockas ner till den nedre rutan, Återredovisade betalningar.
5. Om summan av återredovisade betalningar inte stämmer överens med det buntbelopp du angivit finns en rest kvar att kontera. Klicka på Kontera rest för att boka in differensen på relevanta konton.
6. När alla valda betalningar och eventuella konteringar summerar till ditt totala buntbelopp får du en fråga om Buntbetalning klar? Bekräfta med Ja.
7. När du registrerat alla betalningar klickar du på knappen Uppdatera för att uppdatera dessa till reskontran samt få ut underlag till bokföringen. Om du registrerat betalningar på flera månader får du en fråga om journal och bokföringsorder ska delas upp per månad.

Om du har automatisk överföring till bokföringen kommer varje leverantörsfaktura få ett eget verifikationsnummer. Om du under Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – under fliken Redovisning markerar En verifikation per betaldatum, kommer varje betaldag bli en verifikation!

Återredovisning bevakade kreditfakturor

Om du fått en kreditfaktura från en leverantör kan du välja att utnyttja den löpande. Kreditfakturor skickas tillsammans med övriga betalningar för bevakning till plus- eller bankgirot. Du får en återredovisning på både betalningar och de kreditfakturor som blivit helt eller delvis utnyttjade. Om du t ex har en kreditering på 10 000 kr som du drar av ifrån löpande vid betalningar till leverantören, markerar du krediteringen och väljer Betalad. När den ligger i rutan Återredovisade betalningar väljer du knappen Ändra och justerar beloppet med ett minustecken framför. Beloppet blir inte förändrat förrän nästa gång du går in i rutinen. Då ser du hur mycket du har kvar att utnyttja av krediteringen.

Återredovisning autogiroposter

Om du på en leverantör markerat Autogiro inkluderas inte dennes fakturor i betalfilen som skickas för bevakning och de kan därmed inte återredovisas på samma sätt som övriga fakturor. För att återredovisa dessa klickar du istället på knappen Autogiro i rutinen för återredovisning. Här anger du till och med vilket datum du vill återredovisa dina autogiroposter så plockas de ner i den nedre rutan och du kan uppdatera dessa som vanligt. Finns inga autogiroposter under bevakning visas inte knappen Autogiro alls.

Om det finns autogiroposter där betaldatumet är passerat kommer ett meddelande om detta att dyka upp när rutinen för återredovisningen öppnas. På så sätt är det lättare att komma ihåg att återredovisa dessa.

Återredovisning utländska leverantörsfakturor

Om du betalar fakturor i utländsk valuta kommer programmet automatiskt att bokföra en kursvinst/kursförlust i samband med att du uppdaterar betalningen. I Företagsuppgifterna, på fliken Redovisning lägger du upp de konton du vill använda för kursvinster, kursförluster och eventuella bankkostnader.

Arbetsgång

1. Välj Aktivitet – Återredovisning bevakade fakturor från Bg/Pg eller Återredovisning Pg/Bg i snabbmenyn.
2. Välj den faktura du vill återredovisa genom att markera posten du ska betala och klicka på Betala, eller dubbelklicka på fakturaraden.
3. I rutan Kursdifferens utländsk faktura hanteras eventuell kursdifferens som uppstår i samband med betalningen. Du anger det faktiska betalda beloppet i svenska kronor. Om det skiljer sig från det beräknade beloppet från när du skickade fakturan för bevakning anger du hur kursdifferensen ska fördelas, en eventuell bankkostnad ska läggas in. Programmet känner automatiskt av om det uppstått en kursvinst eller en kursförlust.
4. När du valt de fakturor som ska betalas uppdaterar du dessa genom att klicka på knappen Uppdatera. Då skapas en journal/bokföringsorder där kursdifferensen finns bokförd.