Innehåll

• Uppläggning av ny leverantör
• Fliken Grunduppgifter
• Fliken Övriga uppgifter
• Fliken Utlandsbetalning
• Fliken Anteckningar

Uppläggning av ny leverantör

Under Uppläggning – Leverantörer klickar du för att komma till leverantörsregistret. Här ser du de leverantörer som finns upplagda, samt kan redigera eller lägga upp nya. Om det är första gången du använder den här programfunktionen är listan tom eftersom leverantörer saknas ännu. I fönstret ser du sex knappar:

• Ny. För att lägga in en ny leverantör väljer du Ny så öppnas fönstret Redigering leverantör.
• Redigera. För att ändra något på en redan upplagd leverantör markerar du leverantören i listan och klickar på Redigera.
• Ta bort. För att ta bort en leverantör ur listan markerar du leverantören i listan och klickar på Ta bort. Observera att du inte kan ta bort Leverantörer som använts, dvs har registrerade fakturor. Programmet kommer att varna för att du inte kan radera dessa leverantörer. Vill man till exempel dölja en leverantör som inte ska användas längre går det att göra genom att markera den som passiv på leverantörskortet. Se mer om den funktionen under grunduppgifter nedan.
• Utskrift. Här kan du välja att skriva ut en telefonlista eller en adresslista för dina leverantörer.
• Mer. Här hittar du följande funktioner:
  Visa aktiva leverantörer. Här visas aktiva leverantörer, dvs de som inte är markerade som passiva på fliken Grunduppgifter på leverantörskortet. Du kan använda detta val i kombination med Visa passiva leverantörer.
  Visa passiva leverantörer. Här visas passiva leverantörer, dvs de som är markerade som passiva på fliken Grunduppgifter på leverantörskortet. Du kan använda detta val i kombination med Visa aktiva leverantörer.
  Utskrift lev.etiketter. Här kan du skriva ut etiketter för dina leverantörer.
  Sammanslå leverantör. Om du behöver slå samman två leverantörer, om de exempelvis blivit upplagda som dubbletter kan du göra det här. Ange från vilket id uppgifterna ska flyttas och till vilket de ska flytta.
  Markera gamla leveratörer som passiva. Denna rutin passiv-markerar alla leverantörer vars senaste faktura ligger före det datum du anger i rutan. Du kan också välja att markera alla leverantörer som inte har några fakturor som passiva.
  Reskontra för markerad leverantör. För att visa aktiva leverantörer, visa passiva leverantörer, skriva ut etiketter för dina leverantörer, samt för att se reskontran för den markerade leverantören. Detta är en snabbväg till kontroll reskontra för den leverantör som är markerad i listan. Här kan du läsa mer om Kontroll reskontra per leverantör.
• Avsluta. När du är klar med uppläggning av leverantörer avslutar du med denna knapp.

Om du valt att lägga upp en ny leverantör eller redigera en befintlig kommer du till leverantörskortet där du kan registrera följande uppgifter:

Fliken Grunduppgifter

Här registrerar du nödvändig information om leverantören:

• Id. Förslagsvis använder du dig av ett löpnummer som id, inte telefon- eller bank-/plusgironummer eftersom dessa kan ändras. När du registrerar leverantörsfakturor har du stora möjligheter att söka fram rätt leverantör trots att du använder ett löpnummer som id. Programmet använder sig av alfanumerisk sortering när det gäller id-nummer.
• Org.nr.  Här kan du söka på leverantörens organisationsnummer för att få programmet att fylla i aktuella uppgifter. Det går inte att söka på enskilda näringsidkare. Endast siffror är tillåtna, inte bokstäver.
• Namn. Leverantörens namn.
• Adress. Här kan du lägga in både besöks- och postadress för leverantören.
• Telefon/telefax. Lägg in leverantörens telefon- och faxnummer.
• Passiv leverantör. Här markerar du om leverantören inte är aktiv och du vill minska ner listan av leverantörer till att bara visa de som är aktiva. Du kan inte ta bort en leverantör som det finns leverantörsfakturor registrerade på och då kan den här funktionen vara ett alternativ för att dölja leverantörer som inte längre används.
• Plusgiro. Här anger du leverantörens plusgironummer.
• Bankgiro. Här anger du leverantörens bankgironummer. Vid användning av LB-rutinen för betalning av leverantörsfakturor kan man även göra en kontoinsättning. För detta krävs att man istället för bankgironummer anger tecknet # direkt följt av kontonummer som måste vara 16 tecken långt. Det ska innehålla 4 tecken för clearingnummer följt av 12 tecken för kontonummer. Kontonumret ska vara högerställt och, om det behövs, nollutfyllt mellan clearingnumret och kontonumret. Inga bindestreck eller mellanrum ska skrivas in.
• Betalningsvillkor. Här lägger du in det betalningsvillkor som normalt gäller från leverantören. Vid registreringen har du ändå möjlighet att ändra till något annat om du någon enstaka gång skulle få ett avvikande betalningsvillkor.
• Kategori. Om du vill dela in dina leverantörer i olika kategorier kan du göra det här. Det kan vara bra om du t ex vill göra selekteringar i listutskrifter.
• Kundnummer hos leverantör. Om du har ett kundnummer hos din leverantör kan du ange det här.
• Autogiro. Om leverantören drar pengar från ditt konto via autogiro kan du markera denna ruta. Om du jobbar med betalfiler så inkluderas inte fakturor till leverantörer som har autogiro ikryssat, eftersom de betalningarna redan görs automatiskt.
• Inkludera ej leverantör i utplock till betalfil bankgiro. Om du skickar leverantörsbetalningar i fil till bankgirot och inte vill att just den här leverantören ska ingå i dessa filer markerar du det här.
• Inkludera ej leverantör i utplock till betalfil plusgiro. Om du skickar leverantörsbetalningar i fil till plusgirot och inte vill att just den här leverantören ska ingå i dessa filer markerar du det här.
• Passiv leverantör Du kan om du vill markera en leverantör som passiv. Då visas inte den leverantören i listan under upplagda leverantörer. För att även se passiva leverantörer får du välja knappen Mer och därefter välja Visa passiva leverantörer. Detta är en bra funktion om du vill dölja en tidigare aktiv leverantör eftersom man inte kan radera leverantörer som har registrerade fakturor och av den anledningen behöver finnas kvar i systemet.
• Automatregistrera fakturor från denna leverantör – Gör att fakturor från denna leverantör automatregistreras och ankomstregistreras av systemet och går då direkt till attest och eventuell betalning.
  Inställningar för tolkning måste också ställas in för att detta ska fungera, gå via tilläggstjänster-tolkning-inställningar och markera ankomstregistrera från valda leverantörer automatiskt.

Fliken Övriga uppgifter

Under denna flik registrerar du viss övrig information om leverantören. Uppgifterna på denna flik är inte obligatoriska, men det kan ändå vara bra att lagra så mycket information som möjligt om leverantören.

• E-post. Ange leverantörens e-postadress om du har en sådan.
• Hemsida. Ange leverantörens hemsideadress om du har en sådan.
• EU-momsnummer. Här anger du leverantörens momsnummer för EU-handel. Uppgiften brukar finnas tillgänglig på fakturan under rubriken VAT-nummer.
• Er referens. Här anger du leverantörens referens. Detta kan vara en mycket bra uppgift att ha till hands. Då vet du vilken person du ska fråga efter när du kontaktar leverantören.
• Fakt.nr/OCR. Om man har ett, för en viss leverantör, återkommande fakturanr kan man ange det här. På så vis slipper man skriva in det vid varje registreringstillfälle.
• Momskod. Här anger du leverantörens momskod. Till höger om rutan finns en pil där du hittar en lista över olika momskoder. Det kan vara olika momssatser eller när omvänd skattskyldighet gäller (exempelvis EU-handel, tjänsteförvärv från utlandet samt omvänd skattskyldighet i bland annat byggbranschen. Detta styr hur momsen som programmet föreslår vid kontering av leverantörsfakturor hanteras. Vid registreringen av leverantörsfakturor kan du ändra momskoden om det vid något enstaka tillfälle skulle vara aktuellt med en avvikande momskod.
• Attestansvarig. Här har du möjlighet att lägga in vem som har attestansvaret för den här leverantören. Du kan ange 3 positioner, antingen bokstäver eller siffror.
• Reskontrakonto. Här kan du ange det reskontrakonto du vill använda för leverantörens fakturor, dvs bokföringskonto för leverantörsskulder.
• Kostnadskonto. Här kan du ange det generella kostnadskonto du vanligen vill använda för leverantörens fakturor. I registreringen kan du ändra detta konto till något annat för en specifik faktura.
• Kostnadsställe, Kostnadsbärare, Projekt. Här kan du ange hur du vill att leverantörens fakturor ska internredovisas i ditt företag. Observera att detta är generella uppgifter som du kan ändra vid registreringen av varje individuell faktura. För att det angivna kostnadsstället/kostnadsbäraren eller projektet automatiskt ska aktiveras i konteringsbilden måste du även ange ett förvalt kostnadskonto, se raden ovanför.
• Valuta. Här anger du leverantörens valuta. Programmet anger automatiskt SEK, dvs svenska kronor. Andra valutor lägger du upp under Uppläggning – Valutor. Har du redan lagt upp andra valutor i programmet klickar du på knappen Valuta och väljer direkt från listan den valuta leverantören använder. Om du vill använda en annan valuta än SEK som redovisningsvaluta anger du den valutan under Arkiv – Företagsuppgifter – Generella.
• E-fakturering. Om du vill ta emot fakturor via e-faktura kan du här välja att aktivera den tjänsten. Det viktiga är då att du skapat förutsättningar för att använda den tjänsten.
  Här läser du om hur du kommer igång med e-fakturering.
  Mer om hur e-fakturering fungerar läser du här.

Fliken Utlandsbetalning

På denna flik gör du de inställningar som behövs för att göra en utlandsbetalning till din leverantör. Observera att vissa av fälten ibland inte visas eller har andra benämningar. Hur det ser ut beror på vilken banklayout du valt för utlandsbetalningar i Företagsuppgifterna.

• Bankkod. För vissa länder som inte använder IBAN-kontonummer kan, förutom krav på BIC-kod (Swift), även en bankkod behöva anges. Bankkoden anger kontoret där kontot hålls. Exempel s på länder där det kan bli aktuellt är Australien, Hongkong, Indien, Kanada, Kina, Nya Zeeland, Ryssland, Sydafrika och USA. Vid användning av banklayout enligt ISO 20022-standard ska bankkoden alltid vara numerisk.
• BIC-kod (Swift). Här anger du mottagarbankens identitetskod, BIC-koden.
• Kontonummer. Här skriver du in leverantörens IBAN-nummer.
• Landkod. Här ska du ange mottagarlandets landskod, denna anges alltid med versaler. Genom att klicka på knappen får du upp en lista med samtliga landskoder som finns att välja mellan.
• Riksbankskod. Vid betalning till utlandet behöver en riksbankskod anges om betalningen överstiger 150 000 kr. Koden beskriver vad betalningen avser. Ange den kod som normalt används för leverantören. Den kan vid behov ändras inför en enstaka betalning. Klicka på knappen för att få upp en lista över samtliga riksbankskoder.
• Kostnadsdebitering. Här anger du hur kostnadsdebiteringen för tjänsten ska göras.
• Belastningskonto. Här anger du koden för inlåningskonto eller valutakonto.
• Valutakonto. Här anger du kontonumret för ditt valutakonto hos banken.
• Betalmetod. Här anger du vilken betalmetod som ska användas. I programmet finns alternativen Swift – normal, Swift – express och Check. Kontrollera med din bank vilken eller vilka banklayouter de använder sig av.

Fliken Anteckningar

Här har du möjlighet att lägga upp valfri information om leverantören. Du skriver helt enkelt in information som kan vara till nytta i kontakterna med leverantören. Du kan t ex göra noteringar om att en viss leverantör kommer att förändra priser eller andra villkor. Denna information kan vara värdefull om du senare ska begära in offerter för någon affär.

Utskrift Leverantörer

Via Utskrift – Leverantörer kan du skriva ut en telefonlista eller en adresslista för dina leverantörer.

• Typ av utskrift. Här kan du välja mellan de två olika typerna telefonlista och adresslista. Du kan välja att bocka i rutan för förhandsgranskning längre ned till vänster för att se vilken typ som passar ditt syfte innan du väljer att skriva ut listan fysiskt. Det spar både tid och miljön.
• Urval. Du kan göra urval på leverantör samt reskontrakonto för att avgränsa listan. Om du inte vill göra några urval lämnar du bara dessa fält tomma. Vid Kategori fyller du i om du vill sortera efter en viss kategori av leverantörer. Hur du kan dela in leverantörer i kategorier kan du läsa om under Leverantörer.
• SQL-fältet. Här kan man skriva så kallade SQL-frågor för att få ut ett speciellt urval av leverantörer. Här kan du läsa mer om hur du komponerar SQL-frågor för urvalet.
• Sorteringsordning. Du kan välja att sortera listan på id, namn, sortnamn, kategori, telefonnummer, postnummer eller reskontrakonto.