Företagslistan i molnet

Uppdaterad 2025-02-28

Den här instruktionen gäller BL Administration

Detta avsnitt handlar om inloggningsmetoden Företag i molnet (se bild nedan) som innebär att du ser alla dina företag i en företagslista efter inloggning. Det handlar alltså inte om ett företags molndatabas.

För att logga in i företagsgruppen Företag i molnet krävs att du har ett BL-konto och således en BL Byrå-licens.

Ni slipper via Företag i molnet lägga upp företag utifrån databasinställningar i varje dator/hos varje medarbetare. Det är enklare att arbeta hemifrån, byta dator och introducera nya medarbetare på byrån.

Företag i molnet innebär alltså – för BL Administration-användare – ett sätt att logga in, tillgång till dina företag oavsett vilken dator du loggar in på, ändrad hantering av företagsmappar, rensade menyer eftersom flera funktioner inte längre blir aktuella med allt i molnet mm.

Publicera företag i Företag i molnet

Det är ni på redovisningsbyrån som väljer vilka företag som ska finnas med i er gemensamma företagslista i molnet. Ni behöver publicera företag som inte är inställda på att visas och dölja företag som inte ska vara tillgängliga för samtliga medarbetare på byrån. Företag som inte ska synas i den gemensamma listan kommer även fortsättningsvis att vara tillgängliga i er befintliga (lokala) företagsgrupp som ni använt er av tidigare.

Publicering och avpublicering av företag görs under Val av företag. Markera (ctrl+klick för att markera flera) de företag du vill visa eller dölja och välj sedan Mer – Visa/dölj företag i företagslistan i molnet.

Företag som är publicerade har ett litet öga i statuskolumnen för företaget, medan företag som är dolda inte har det. Notera att ögat endast visas i din egen företagslista, om ni inte delar en gemensam företagsgrupp på byrån.

Om ni arbetar med varsin lokal företagsgrupp sedan tidigare, men har anslutningar till molnföretag som andra medarbetare på redovisningsbyrån har i sina lokala listor kanske någon annan har publicerat företaget före dig. Det gör inget om flera försöker publicera samma företag, men om man vill uppdatera sin lokala företagslista med ögon för de publicerade företagen kan man välja Mer – Återskapa företagslista för att hämta in uppgiften från Företag i molnet.

Företag som inte ska kunna ses av alla medarbetare ska alltså inte publiceras i företagslistan i molnet.

Inloggning med BL Konto

För att logga in i Företag i molnet har vi lagt till en ny företagsgrupp att välja i listan; Företag i molnet. Genom att välja den nya företagsgruppen Företag i molnet ändras inloggningsrutan och du får logga in med ditt BL-konto. Du som har vår tjänst BL Byrå loggar in med samma BL-konto som du använder för dina övriga BL-kontotjänster. Det spelar alltså ingen roll på vilken dator/i vilket BL Administration du loggar in - du kommer att få din redovisningsbyrås företagslista oavsett varifrån du loggar in.

Vill ni utöka eller komplettera ert abonnemang och få tillgång till ett BL-konto, kontakta salj.se@bjornlunden.com.

Användarnamnet för BL-konto är också det användarnamn som läggs upp inne i BLA, tekniskt skiljer vi på BL-kontoanvändare och BLA-användare även om BL-kontoinloggningen loggar in dig på båda typerna av användare. BLA-användarnamnet som används bland annat som referens på fakturor och sådant vill man kanske ska vara något annat än användarnamnet för BL-konto, då kan detta ändras. Gå in under Arkiv – Systemunderhåll – Användare, klicka in dig på din användare och byt namnet till ditt namn, som ska gälla som referens.

Vid inloggning kan du sedan välja om du anger ditt användarnamn för BL-konto eller ditt användarnamn för BLA, båda kommer att låta dig komma in i programmet.

Skillnader mellan företagslistan i molnet och lokala företagsgrupper

Det finns flera skillnader mellan företagslistan i molnet och de lokala företagsgrupper ni arbetat med tidigare. Naturligtvis är tillgängligheten och inloggningen som redan beskrivits ovan de allra största skillnaderna, men det finns ett antal andra saker som också är bra att känna till.

Det löpande arbetet med bokföring, fakturering, leverantörsfakturor, löner etc. kommer att fungera precis som du är van!

Listan val av företag
Det första du stöter på efter inloggning är listan Val av företag som visar de företag du har publicerat. Listan innehåller färre kolumner än du är van sedan tidigare. Bland annat saknas kolumnen för Id. Vårt tips är att du nu istället använder fältet Systemnotering för de gamla lokala Id:na som också visas under Val av företag. Du lägger till en systemnotering inloggad i företagslistan i molnet via Arkiv - Företagsuppgifter - Generella uppgifter.

Företagsmappar finns inte längre
En annan skillnad är att företagen inte heller har en ”företagsmapp” som hör till företaget. Istället kommer en gemensam arbetsmapp (för alla byråns företag i företagslistan i molnet) att användas medan man arbetar i företaget. Denna mapp, ftg-moln, kommer att innehålla de filer som skapas och används medan man arbetar med företaget. Innehållet i arbetsmappen töms sedan när man går ur företaget för att sedan fyllas på med nästa företags arbetsfiler osv.

Det är alltså inte längre någon bra idé att spara filer och dokument i företagsmappen, på samma sätt som vissa av er kanske gjort sedan tidigare. De gamla företagsmapparna som används i lokala/gemensamma företagsgrupper ligger kvar som tidigare. Men den nya arbetsmappen i företagsgruppen Företag i molnet ska inte användas på liknande sätt eftersom innehållet ersätts vid byte av företag.

Bantade menyer
Eftersom det finns funktioner som inte kan eller behöver användas när man kör allt i molnet har vi bantat menyerna från sådant som inte behövs. Du kommer märka störst skillnad under Arkiv-menyn där vi både under bland annat Systemunderhåll, Export och Säkerhetskopiering har rensat bort en del funktioner som inte längre behövs.

Administratörsrättighet från BL Konto

Administratörsrättigheten hämtas från inställningen på användarens BL-konto. Den som är administratör kan begränsa/tilldela rättigheter på övriga användare i respektive företag.

Man behöver kontakta oss om administratörsrättigheten på ett BL-konto ska ersättas och/eller kompletteras med en annan person än den som är huvudanvändare för helhetslösningen. Detta kommer att verifieras genom ett godkännande från den befintliga administratören/huvudanvändaren.

Systemnotering

Du kan välja att använda fältet systemnotering för att lägga in företagens gamla Id:n på företagen i företagslistan i molnet. Detta gör du genom att logga in i Företagslistan i molnet och ange dina Id:n i de generella uppgifterna som du når via Arkiv – Företagsuppgifter – Generella.

Om du behöver en sammanställning över de Id dina företag har kan du via den lokala företagsgruppen göra en utskrift över de upplagda företagen under Arkiv – Val av företag – knappen Utskrift.

Systemnoteringen visas sedan i listan Val av företag i företagslistan i molnet.

Redovisningsbyrånyckel

Under Arkiv – Licensuppgifter hittar du din redovisningsbyrånyckel, vilket är ett nytt begrepp i samband med företagslistan i molnet. Denna baseras på ditt kundnummer i BL Administration och kan lämnas till dina klienter som kör ett eget BL Administration men där du som redovisningsbyrå ska ha tillgång till företaget i företagslistan i molnet. De kan då från sin sida lägga in dig som byrå för deras företag.

Observera att detta inte ersätter funktionen för att styra molnrättigheter per kundnummer som även fortsatt finns kvar under Arkiv – Systemunderhåll – Databas i molnet – Användarrättigheter.

Senast använda företag – dina personliga ”favoriter”

I dagsläget har alla medarbetare på redovisningsbyrån en gemensam företagslista i molnet. På sikt är planen att olika byråmedarbetare ska kunna ha individuella företagslisor med enbart de företag som de själva arbetar med. Tills denna funktionalitet finns på plats kan företagslistan kanske bli lång, särskilt på större redovisningsbyråer med många klienter. Därför tipsar vi om funktionen för senast använda företag som listar de tio senaste företagen du varit inne och arbetat på. Du hittar listan över de senaste företagen genom att klicka på BL Administration-a:et längst upp till vänster i programmet och väljer företag från den lista som då presenteras.

Manualer för Bjorn Lunden