Företagslistan i molnet

Uppdaterad 2023-06-07

Den här instruktionen gäller BL Administration

Från och med version 2021.1.100 kan ni som har ett abonnemang på vår helhetslösning för redovisningsbyråer köra företagslistan i molnet, vilket innebär att ni på redovisningsbyrån kommer åt företagen betydligt smidigare. Ni slipper lägga upp företag utifrån molninställningar i varje dator/hos varje medarbetare. Det är enklare att arbeta hemifrån, byta dator och introducera nya medarbetare på byrån. Dessutom loggar du in med ditt BL-konto vilket gör det hela säkrare.

Vi kommer att jobba vidare med företagslistan i molnet framöver, och på lite längre sikt kommer vi kunna använda funktionaliteten till att knyta ihop BL Administration med våra olika programvaror, som BL Byråstöd men också BL Bokslut och BL Skatt, ytterligare och på så sätt öka känslan av en helhet. Vi siktar även på att man ska kunna ha individuella företagslistor för de olika byråmedarbetarna, men inledningsvis erbjuds en gemensam företagslista i molnet för hela redovisningsbyrån.

Företagslistan i molnet innebär alltså ett för BL Administration nytt sätt att logga in, tillgång till dina företag oavsett vilket BLA du loggar in på, ändrad hantering av företagsmappar, rensade menyer eftersom flera funktioner inte längre blir aktuella med allt i molnet mm.

Publicera företag i företagslistan i molnet

Det är ni på redovisningsbyrån som väljer vilka företag som ska finnas med i er gemensamma företagslista i molnet och för att de ska hamna där behöver ni aktivt publicera dem i molnlistan. Företag som inte ska synas i den gemensamma listan kommer även fortsättningsvis att vara tillgängliga i er befintliga (lokala) företagsgrupp som ni använt er av tidigare. Vem som publicerat (eller avpublicerat) ett företag i företagslistan skrivs in i den allmänna behandlingshistorien för respektive företag.

Publicering av företag görs under Val av företag. Markera de företag (ctrl-klick för att markera flera) du vill publicera och välj sedan Mer – Visa/dölj företag i företagslistan i molnet.

När du gjort det kommer du att se ett litet öga i statuskolumnen för företaget. Notera att det endast visas i din egen företagslista, om ni inte delar en gemensam företagsgrupp på byrån.

Om ni arbetar med varsin lokal företagsgrupp sedan tidigare, men har anslutningar till molnföretag som andra medarbetare på redovisningsbyrån har i sina lokala listor kanske någon annan har publicerat företaget före dig. Det gör inget om flera försöker publicera samma företag, men om man vill uppdatera sin lokal företagslista med ögon för de publicerade företagen kan man välja Mer – Återskapa företagslista för att hämta in uppgiften från företagslistan i molnet. Dock görs en kontroll för varje företag för sig och med många molnföretag i den lokala företagslistan kommer det att ta en liten stund för programmet att gå igenom dem, rekommendationen från oss är därför att inte göra det allt för ofta.

Om det finns företag som av olika anledningar är känsliga och inte ska vara tillgängliga för alla medarbetare på byrån är vår rekommendation att dessa ligger kvar i den lokala företagsgruppen tills vi har möjlighet att göra inställningar kring rättigheter för enskilda företag och helhetslösningsanvändare, något som inte kommer att finnas i den första releasen av företagslistan i molnet.

Företag som inte ska kunna ses av alla medarbetare ska alltså inte publiceras i företagslistan i molnet.

Inloggning med BL Konto

För att logga in på företagslistan i molnet har vi lagt till en ny företagsgrupp att välja i listan; Företag i molnet. Genom att välja den nya företagsgruppen Företag i molnet ändras inloggningsrutan och du får logga in med ditt BL Konto. Du som har vår helhetslösning för redovisningsbyråer loggar in med samma BL Konto som du använder för dina övriga BL-kontotjänster, vilket är både smidigare, säkrare och mer tillgängligt! Det spelar alltså ingen roll på vilken dator/i vilket BL Administration du loggar in, du kommer att få din redovisningsbyrås företagslista oavsett varifrån du loggar in.

Om du anger fel uppgifter, eller saknar tjänsten helhetslösning för redovisningsbyråer kommer du inte att kunna logga in på företagslistan i molnet.

Vill ni komplettera ert abonnemang hos oss med helhetslösning för redovisningsbyråer, kontakta salj@bjornlunden.se

Användarnamnet för BL-konto är också det användarnamn som läggs upp inne i BLA, tekniskt skiljer vi på BL-kontoanvändare och BLA-användare även om BL-kontoinloggningen loggar in dig på båda typerna av användare. BLA-användarnamnet som används bland annat som referens på fakturor och sådant vill man kanske ska vara något annat än användarnamnet för BL-konto, då kan detta ändras. Gå in under Arkiv – Systemunderhåll – Användare, klicka in dig på din användare och byt namnet till ditt namn, som ska gälla som referens.

Vid inloggning kan du sedan välja om du anger ditt användarnamn för BL-konto eller ditt användarnamn för BLA, båda kommer att låta dig komma in i programmet.

Skillnader mellan företagslistan i molnet och lokala företagsgrupper

Det finns flera skillnader mellan företagslistan i molnet och de lokala företagsgrupper ni arbetat med tidigare. Naturligtvis är tillgängligheten och inloggningen som redan beskrivits ovan de allra största skillnaderna, men det finns ett antal andra saker som också är bra att känna till.

Det löpande arbetet med bokföring, fakturering, leverantörsfakturor, löner etc. kommer att fungera precis som du är van!

Id i företagslistan försvinner/ersätts

Det första du stöter på efter inloggning är listan Val av företag som visar de företag du har publicerat. Listan innehåller färre kolumner än du är van sedan tidigare, bland annat saknas kolumnen för id, dvs de hittills använda lokala id:n som du är van att se till vänster om företagsnamnet. Dessa finns inte i företagslistan i molnet, eftersom att dessa varit just lokala och inget som företagslistan i molnet har kännedom om. Vi är medvetna att detta id spelar en stor roll för många redovisningsbyråer och har därför byggt en funktion som gör det möjligt att exportera det lokala id:t till ett nytt fält vi kallar för Systemnotering och som finns med under Val av företag.

Du kan läsa mer om hur du gör exporten av id till systemnotering längre ned i guiden.

Företagsmappar finns inte längre

En annan skillnad är att företagen inte heller har en ”företagsmapp” som hör till företaget. Istället kommer en gemensam arbetsmapp (för alla byråns företag i företagslistan i molnet) att användas medan man arbetar i företaget. Denna mapp, ftg-moln, kommer att innehålla de filer som skapas och används medan man arbetar med företaget. Innehållet i arbetsmappen töms sedan när man går ur företaget för att sedan fyllas på med nästa företags arbetsfiler osv.

Det är alltså inte längre någon bra idé att spara filer och dokument i företagsmappen, på samma sätt som vissa av er kanske gjort sedan tidigare. De gamla företagsmapparna som används i lokala/gemensamma företagsgrupper ligger kvar som tidigare. Men den nya arbetsmappen i företagsgruppen Företag i molnet ska inte användas på liknande sätt eftersom innehållet ersätts vid byte av företag.

Bantade menyer

Eftersom det finns funktioner som inte kan eller behöver användas när man kör allt i molnet har vi bantat menyerna från sådant som inte behövs. Du kommer märka störst skillnad under Arkiv-menyn där vi både under bland annat Systemunderhåll, Export och Säkerhetskopiering har rensat bort en del funktioner som inte längre behövs.

Administratörsrättighet från BL Konto

Administratörsrättigheten hämtas sedan version 2022.4.100 från inställningen på användarens BL Konto. De användare som tidigare fått administratörsrättighet i ett företag på grund av att man varit först in på företaget i företagslistan i molnet (vilket gällde i tidigare versioner) kommer även fortsatt att ha kvar sin rättighet i dessa företag, men framåt är det den som har flaggan satt på sin BL Konto-användare som kommer att bli administratör i företaget, oavsett om någon annan hinner in på företaget innan. Den som är administratör kan begränsa/tilldela rättigheter på övriga användare i respektive företag.

Man behöver dock kontakta oss om administratörsrättigheten på ett BL Konto ska ersättas och/eller kompletteras med en annan person än den som är huvudanvändare för helhetslösningen. Detta kommer att verifieras med ett godkännande från den befintliga administratören/huvudanvändaren.

Programmet kommer att göra ett försök att exportera id:n på alla molnföretag du har i din lista. Om du inte har rättighet att sätta systemnotering på ett eller flera av företagen kommer du att få ett meddelande om vilka företag det inte kunde sättas. För att få sätta systemnotering på ett företag krävs att du antingen är registrerad som betalande kundnummer eller byråkundnummer på det aktuella företaget. Om du har företag i din företagslista som tillhör något annat kundnummer, exempelvis din klients kundnummer, kommer du inte att kunna sätta det.

Systemnoteringen visas sedan i listan Val av företag i företagslistan i molnet.

Väl inne på företagslistan i molnet kan du också justera systemnoteringen för ett företag, detta görs då via Arkiv – Företagsuppgifter – Generella företagsuppgifter.

Redovisningsbyrånyckel

Under Arkiv – Licensuppgifter hittar du din redovisningsbyrånyckel, vilket är ett nytt begrepp i samband med företagslistan i molnet. Denna baseras på ditt kundnummer i BL Administration och kan lämnas till dina klienter som kör ett eget BL Administration men där du som redovisningsbyrå ska ha tillgång till företaget i företagslistan i molnet. De kan då från sin sida lägga in dig som byrå för deras företag.

Observera att detta inte ersätter funktionen för att styra molnrättigheter per kundnummer som även fortsatt finns kvar under Arkiv – Systemunderhåll – Databas i molnet – Användarrättigheter.

Senast använda företag – dina personliga ”favoriter”

I dagsläget har alla medarbetare på redovisningsbyrån en gemensam företagslista i molnet. På sikt är planen att olika byråmedarbetare ska kunna ha individuella företagslisor med enbart de företag som de själva arbetar med. Tills denna funktionalitet finns på plats kan företagslistan kanske bli lång, särskilt på större redovisningsbyråer med många klienter. Därför tipsar vi om funktionen för senast använda företag som listar de tio senaste företagen du varit inne och arbetat på. Du hittar listan över de senaste företagen genom att klicka på BL Administration-a:et längst upp till vänster i programmet och väljer företag från den lista som då presenteras.