De flesta inställningar som gäller för användare och behörigheter hittar du på fliken Allmänt och sedan i menyvalet Arkiv-Systemunderhåll. Det finns även Användarprofiler som styr rättigheter i en specifik företagsgrupp samt rättigheter för molndatabaser som gäller i en specifik molndatabas.

Lägg till eller redigera användare

Första gången du loggar in i programmet ligger en standardanvändare inlagd. Användarnamnet på denna användare är * utan lösenord. Vi rekommenderar att du lägger till en användare för var och en som ska jobba med programmet ifall ni jobbar i en gemensam företagsgrupp. Jobbar ni i molnet men från olika företagsgrupper/olika datorer får var och en av användarna lägga upp sin användare lokalt på sin dator. Din licens styr hur många användare som kan logga in samtidigt i programmet, du kan därmed lägga upp flera personliga användarinlogg än du har licens för, förutsatt att dessa inte jobbar samtidigt.

Gå in under Arkiv-Systemunderhåll-Användare. Här kan du skapa en Ny användare, Redigera tidigare upplagda användare och Ta bort användare.

• Id och Namn – När du lägger till en användare ska du ange ett unikt Id för varje användare (max fyra tecken långt), tex en siffra eller initialer. Användare kan sedan logga in genom att antingen ange sitt id eller hela sitt användarnamn. Namn är det namn som kommer synas i de olika funktionerna i programmet där användarens namn syns.
• Lösenord – Genom att klicka på knappen Lösenord kan du ange ett lösenord för användaren. Du kan även välja att inte ha något lösenord. Om du tidigare inte haft något lösenord och vill lägga till ett lämnar du tomt i rutan Ange befintligt lösenord, därefter får du fylla i Nytt lösenord och Upprepa nytt lösenord för att bekräfta att du skrev rätt. En användare med behörighetstyp Normal (se nedan) kan ändra sitt eget lösenord men inte någon annans.
• Användaruppgifter BL Konto– Om du använder dig av någon av våra integrationer som kräver ett BL Konto, exempelvis BL Fakturaflöde eller kopplingen till BL Byråstöd eller Company Expense kan du lägga in dina användaruppgifter i BL Konto för en smidigare hantering. För BL Fakturaflöde kan du själv skapa ditt eget BL Konto. 

  Tänk på att lösenord ska hanteras med försiktighet och om du inte är den enda som har tillgång till programmet kan du välja att inte lägga in lösenordet, utan endast användarnamnet för att uppgifter inte ska komma i orätta händer. I så fall anges lösenordet för varje session av BL Administration

• Behörighetstyp –Du kan välja mellan tre olika nivåer, Administratör, Normal eller Gäst.
  • Administratör – Om du är ensam användare av programmet bör du vara administratör. Dessa användare har fullständiga rättigheter till alla funktioner i programmet. Endast de användare som är markerade som administratörer kan ändra lösenord hos samtliga användare. De kan också lägga upp nya administratörer samt lägga upp eller ändra användarprofiler. Det är också bara administratörer som kan lägga upp företagsgrupper och ansluta övriga användares datorer till dem.
  • Normal – Om du väljer att ge en användare Normal-rättigheter kommer denna åt de flesta rutiner som man jobbar med i programmet. En sådan användare kommer dock inte åt att lägga upp nya användare eller ändra en användares behörighet.
  • Gäst, Terminal Server – Gäst används om man kör programmet på terminalserver där en viss användare ska kunna logga in och bara kunna få åtkomst till ett visst företag. Notera att du behöver ha licens med extra nätverksanvändare för varje gäst-användare som du lägger till. De användare som är markerade som gäster kan endast se de företag de har rättighet att köra enligt sin användarprofil. En gäst har heller ingen möjlighet att lägga till eller ta bort företag.

Lista över upplagda användare

Under Arkiv-Systemunderhåll-Användare finns knappen Utskrift. Här kan du se alla upplagda användare, vilka som är lösenordsskyddade samt vilken behörighet användarna har. Du kan också skriva ut samma lista genom att gå in under fliken Allmänt och välja Utskrift-Användare.