Kontokonvertering innebär att kontonumret in samtliga register i BL Administration byts ut till nya kontonummer enligt en konverteringstabell. Det betyder att konverteringen inte bara påverkar konton i BL Bokföring, utan även i de andra programmen där konton finns registrerade.

När kan jag konvertera mina konton?

En kontokonvertering kan göras när som helst under ett pågående räkenskapsår, men konvertering av en hel kontoplan kan vara lämpligt att göra i samband med ett bokslut.

Kontokonvertering kan du använda:

• för att konvertera hela kontoplanen från BAS 96 till BAS 20XX.
• för att konvertera enstaka konton. Det kan du göra när du helt enkelt vill byta kontonummer på ett konto eller ta bort ett tidigare använt konto.
• för att slå ihop flera konton till ett. Du kan konvertera ett konto till ett annat som redan finns i kontoplanen eller konvertera flera konton till samma nya kontonummer.

Konvertering från BAS 96 till BAS 20XX

Du kan göra en kontokonvertering när som helst under ett pågående räkenskapsår, men det är lämpligast att du gör den i samband med ett bokslut. När räkenskapsåret är färdigregistrerat skriver du ut en komplett dagbok och huvudbok.

Förutom själva konverteringen av konton kommer också följande att genomföras:

• standardrapporter (balans- och resultatrapporter) kopieras in.
• inkopiering av skattedeklarationskonton till momsuppläggningen
• om du har kopierat in en SRU-kodstabell så töms den. Nästa gång du använder en programrutin där SRU-koder används får du en fråga om du vill kopiera in en ny tabell med SRU-koder.

Arbetsgång

1. Välj Arkiv – Systemunderhåll – Kontokonvertering. Om företaget har en kontoplan enligt BAS 96 får du frågan Avser detta en kontokonvertering till BAS 20XX? 
   
   Svara Ja om du vill fortsätta så får du en ny fråga om du vill kopiera in en standardtabell för konverteringen. 
   
   
   Även här kan du svara Ja. 
   
   Viktigt! Svara inte nej, då konverteras inte kontoplanen men systemet byter till 20XX som om du har bytt och du får inte upp dialogrutan för konvertering igen. 
   Råkar du svara nej eller inte får upp dialogrutan igen kommer du inte kunna göra en kontokonvertering. 
   
   För att kunna göra en kontokonvertering om du tryckt nej behöver du sätta om i databasen som anger kontoplanen. Gör så här:
   Gå via Arkiv- systemunderhåll- SQL fråga. 
   Skriv i följande SQL-fråga: update ftgpar set par_long=1 where id='A002' 
   
   
   
   
   Viktigt! När du skrivit SQL- frågan måste du trycka på tangenten F11 så Test byts ut till Utföra för att sedan trycka på knappen.  
   
   
   
   Kör man den SQL-frågan kan man sedan gå via Arkiv- Systemunderhåll- Rutinkod , skriv bokspecial och tryck OK. 
   Då ändras kontoplanen till BAS 20XX. 
   
   
   
2. Standarduppsättningen enligt BAS 20XX skrivs i kolumnen Nytt kontonr. Kontrollera att alla konton har konverterats. Vissa konton kan sakna kontonummer och kan behöva läggas in manuellt i kolumnen. Det beror på att det inte finns motsvarande kontonummer i BAS 20XX, eller att det är samma kontonummer i båda kontoplanerna.
3. När du är klar med eventuella kompletteringar bör du göra en utskrift, att ha som dokumentation över kontokonverteringen. Klicka på knappen Utskrift och bocka för de alternativ du vill ha med på utskriften.
4. Klicka på knappen Konvertera så får du en kontrollfråga. Svara Ja för att genomföra konverteringen. När konverteringen är genomförd får du ett meddelande om detta.
5. Även om själva kontoplanen är konverterad måste du själv justera följande:

• skattedeklarationskonton du själv har lagt upp.
• egna rapporter du gjort under Uppläggning – Bokföringsrapporter. Standardrapporterna som följde med programmet har däremot automatiskt konverterats.
• sammandragsrapporter du lagt upp för kostnadsställen, kostnadsbärare och projekt.
• kontospärrar du lagt upp.
• inställningar för prefixkontering av projekt.

Konvertering av enstaka konton/sammanslagning av konton

Konvertering av enstaka konton eller sammanslagning av konton kan göras när som helst under ett pågående räkenskapsår.

Arbetsgång

1. Välj Arkiv – Systemunderhåll – Kontokonvertering. Om företaget har en kontoplan enligt BAS 96 får du frågan Avser detta en kontokonvertering till BAS 20XX? Svara Nej om du bara vill konvertera enstaka konton.
2. I fönstret Kontokonvertering får du upp din kontoplan. I kolumnen Nytt kontonr anger du det kontonummer du vill ersätta ett befintligt med. Om du anger samma nya kontonummer för flera befintliga konton kommer dessa konton att slå ihop. Om du ångrar dina ändringar kan du klicka på knappen Töm för att tömma kolumnen Nytt kontonr.
3. När du är klar med dina ändringar bör du göra en utskrift, att ha som dokumentation över kontokonverteringen. Klicka på knappen Utskrift och bocka för de alternativ du vill ha med på utskriften.
4. Klicka på knappen Konvertera så får du en kontrollfråga. Svara Ja för att genomföra konverteringen. När konverteringen är genomförd får du ett meddelande om detta.