Företagets och systemets databaser

BL Administration använder i grundversionen datalagring till en Microsoft Access-databas vilken skapas automatiskt när du installerar programmet och lägger upp företag. Det skapas en systemdatabas som är gemensam för alla företag och som innehåller bland annat användare och användarprofiler, den databasfilen heter sysdata. Sedan skapas också en företagsdatabas för varje företag du lägger upp, med filnamnet ftgdata om du använder Access-databaser, om du kör med SQL-databaser får varje företags databas namnet BLA_xxxx (där x:en är ID-namnet för ditt företag).

MS Access

Att ha sitt företag i MS Access-databaser är på väg att försvinna. I de programversioner som släpps efter årsskiftet 2023/24 kommer det inte längre vara möjligt för användare att ha sin bokföring lokalt i sina MS Access-databaser. Man måste därefter alltså ha sin bokföring i BL Administrations molndatabaser för att kunna fortsätta arbeta i programmet.

MS SQL

I BL Administration kan du som har licens för nätverk välja att som alternativ till MS Access använda en MS SQL-databas som har högre prestanda än en accessdatabas, exempelvis i fallet när många användare arbetar i samma företag i ett nätverk.

Val av databas

Under Arkiv-Systemunderhåll-Databas finns funktionen Val av databas. Denna används i de fall du vill konvertera från MS Access till MS SQL databaser.

Inloggningsuppgifter MS SQL Server

Du som vill använda en MS SQL-databas behöver installera MS SQL Server på den dator/server där databaserna ska finnas. Programmet säljs av Microsoft men det finns också versioner som är gratis, SQL Server Express, som fungerar bra i de allra flesta fall för BL Administration.

Installera SQL Server

Installera MS SQL Server/SQL Server Express på den dator/server där företagsdatabaserna ska finnas. Kontrollera först att servern uppfyller systemkraven. Information om det hittar du på www.microsoft.com. Om du vill köpa MS SQL Server, kontakta en återförsäljare för Microsofts produkter. MS SQL Express kan du ladda ner från www.microsoft.com. Vid installation av MS SQL Server Express är det viktigt att du väljer att installera i så kallat Blandat läge (Mixed mode), vilket du väljer under själva installationen. Då ska du också ange ett lösenord som du sedan ska ange i BL Administration.

Inloggningsuppgifter MS SQL Server

Här anges inloggningsuppgifter samt uppgifter om sökväg m.m för att skapa kontakt med SQL servern. Gå in på Arkiv-Systemunderhåll-Databas-Inloggningsuppgifter MS SQL Server. Fyll i inställningarna så här:

• Företagsgrupp – Här står det förvalt sökvägen till den företagsgrupp som du är inloggad i. Alla ändringar som görs berör den företagsgruppen.
• SQL Servernamn – Här anger du namnet på SQL-servern inklusive namnet på den dator där den finns, i formatet DATORNAMN\SQL-SERVERNAMN. Om du installerat SQL Express på en dator som t ex heter MINSERVER, så ska du ange MINSERVER\SQLEXPRESS i detta fält (observera backslash-tecknet).
• Inloggning SQL Server – Antingen kan du logga in med Windowsautentisering, du behöver då inte ange några användaruppgifter utan SQL Servern känner av din dators inloggning, men då behöver då se till att din Windowsanvändare har rättigheter på SQL-servern.
  Om du använder SQL Server-autentisering måste du ange Användarnamn och lösenord som BL Administration ska använda för att ansluta mot SQL-servern. Om du installerat SQL Server Express anger du användarnamn ”sa” och det lösenord du angivit under installationen av SQL Server Express.
• Serverprefix – Detta fält lämnas vanligtvis tomt. Det ska bara användas om du använder dig av fler än en företagsgrupp i BL Administration. I det fallet anger du också inloggningsuppgifter för varje företagsgrupp, i detta fältet skriver du ett valfritt prefix för varje företagsgrupp, så att systemet ska kunna hålla isär databaserna från de olika grupperna.
• Timeout – Normalt lämnas denna ruta tom. SQL Server-mjukvaran har en timeout-tid inställd. Om BLA inte får svar från servern eller om det är problem med vissa funktioner i programmet kan det i undantagsfall krävas att timeout-tiden förlängs.
• Autoclose – Standard är att autoclose ska vara OFF. Om man aktiverar autoclose och är inaktiv i BLA en tid, kopplar SQL-server ner förbindelsen mellan programmet och SQL-server.
• Sökväg till företagsgrupp från SQL Server – Här anger du sökvägen till den mapp som innehåller företagsgruppen. Observera att sökvägen ska användas av SQL-Servern och ska därför anges med utgångspunkt från den dator där SQL-servern finns. Det är inte detsamma som den sökväg som angivits i BL Administration vid anslutning av arbetsstationerna till företagsgruppen.
• Placering databaser – Denna inställning bestämmer var själva databas-filerna ska sparas.
• Testa inloggning – Välj slutligen knappen Testa inloggning för att kontrollera att du fyllt i korrekta uppgifter samt att BL Administration kan få kontakt med SQL-servern.

Brandväggsinställningar

Om en arbetsstation har en aktiv brandvägg kan den ha problem med att få kontakt med SQL-servern. Se i så fall till att programmet BL Administration har tillåtelse at kontakta SQL Server, eller att port 1433 är öppen för inkommande och utgående kommunikation.

Konvertera databaserna

Konvertera systemdatabasen sysdata.mdb från Access till SQL Server. Det gör du under Arkiv-Systemunderhåll-Databas-Val av databas. Klicka på den nedre av knapparna (bredvid Databas för gemensamma systemfiler) Byt databas till MS SQL Server.

Konvertera företagsdatabasen/-databaserna ftgdata.mdb från Access till SQL Server. Det gör du för varje enskilt företag under Arkiv-Systemunderhåll-Databas-Val av databas. Klicka på den övre av knapparna (bredvid Databas för aktuellt företag) Byt databas till MS SQL Server.

Uppdatera systemdatabas/Uppdatera företagsdatabas

Under Arkiv-Systemunderhåll-Databas finns möjligheten att i programmet uppdatera databaserna. Normalt sker det löpande under tiden du jobbar med programmet. I undantagsfall kan du själv vilja gå in och köra en uppdatering i programmet, det är oftast om man gjort någon ändring utöver det vanliga arbetet. I rutan för att uppdatera finns databasens alla tabeller listade. Antingen kan du markera en tabell och klicka på knappen Uppdatera markerad. Eller så använder du funktionen Uppdatera alla, så uppdateras samtliga tabeller.