En grundtanke i BL Administration är att programmet ska genomsyras av en hög spårbarhet. Det innebär att en transaktion i bokföringen alltid ska kunna spåras tillbaka till sitt ursprung.

Ursprung

Från verifikationskontroll och kontokontroll kan du klicka på knappen Ursprung för att leta reda på den reskontrapost, periodisering, anläggningsregisterpost, eller löneutbetalning som skapat bokföringsposten. Åt andra hållet kan man även från tex en reskontrapost enkelt kunna hoppa till den verifikation som reskontraposten resulterat i. För att möjliggöra den utökade spårbarheten är grundprincipen en verifikation per faktura, en verifikation per löneutbetalning etc.

En verifikation per faktura

Att programmet skapar en verifikation per faktura, betalning, lön osv innebär att avstämningsarbetet blir enklare. Genom att exempelvis konteringarna på 1510, kundfordringar, delas upp per faktura kan du i programmet plocka fram den reskontrapost som blivit betald utan att behöva gå till pärmarna. När konteringarna på likvidkontot motsvarar posterna i ett kontoutdrag underlättas avstämning mot banken. Du kan välja mellan att ha en verifikation per betalning eller att ha en verifikation per betalningsdatum. Förvalt är en verifikation per betalningsdatum. Om du istället vill ha en verifikation per betalning går du in under Arkiv – Företagsuppgifter, välj antingen fakturering eller leverantörsreskontra och fliken Redovisning för respektive programdel. Avmarkera inställningen En verifikation per betaldatum.

Observera även att det via Ekonomiöversikten finns en möjlighet till ”drilldown” ända från en Balansrapport eller Resultatrapport vidare till kontokontrollen med de bokföringstransaktioner som en post består av och därifrån till transaktionens ursprung. I ursprungsfönstret kan du t.o.m. plocka fram en fakturakopia eller kopia av lönebeskedet. Skannar du dina leverantörsfakturor kan du även få en kopia av leverantörsfakturan.

Minskad mängd utskrifter

Att programmet skapar en verifikation per faktura, lön osv innebär per automatik att det blir fler transaktioner i bokföringen. Du som har kört gamla BL Administration, där man fick en journal följt av en bokföringsorder, kanske är orolig över utskriftsmängden i samband med en uppdatering av t ex en faktureringsomgång. Men förändringen leder faktiskt till färre utskrifter – uppdelningen på journal och bokföringsorder är borta och istället får du en gemensam journal och bokföringsorder där verifikationsnumren skrivs ute till höger på journalen. Detta leder till både mindre pappersåtgång, snabbare uppdatering och ökad spårbarhet. Och du slipper leta i pärmarna!