I BL Administration lagras företagens databaser i separata mappar som programmet skapar på en bestämd plats i datorn. Med företagsgrupper kan du själv bestämma att företagens databaser ska lagras på en annan plats på hårddisken eller på nätverket. Detta kan du vilja göra av flera skäl, men de vanligaste situationerna är:

• Ni arbetar i ett nätverk och vill att programmet ska kunna köras lokalt på varje arbetsstation, men att företagens databaser ska lagras centralt på nätverkets server så att alla kan komma åt att jobba med företagen.
• Du arbetar i ett nätverk och vill dela upp dina företag i flera grupper eller kategorier (dvs en företagsgrupp per grupp eller företagskategori). Det ger dig också möjlighet att ge olika användare olika behörighet till olika företagsgrupper. Det kan t ex vara en redovisningsbyrå där varje medarbetare får en egen företagsgrupp med företag som just den medarbetaren arbetar med. Naturligtvis kan någon på företaget ha tillgång till alla företagsgrupperna.

Skapa/redigera företagsgrupp

Under Arkiv-Systemunderhåll-Skapa/redigera företagsgrupp lägger du upp dina företagsgrupper.

Arbetsgång

1. Skapa en ny mapp som du vill ska vara platsen för företagsgruppen. Mappen skapar du på den dator/enhet där du vill att dina företag ska sparas. Kalla mappen för t ex bladata.
2. Välj Arkiv-Systemunderhåll-Skapa/redigera företagsgrupp. Du kommer då till ett fönster med en lista över anslutna företagsgrupper.
3. Välj Skapa ny företagsgrupp. Välj sedan mappen där du vill att företagsgruppen ska skapas. Markera mappen och välj Spara. OBS! Vi rekommenderar att inte lägga mappen för företagsgruppen på ett USB-minne, NAS eller molnbaserad lagringsenhet t ex. dropbox.
4. Ange en benämning för ny grupp. Detta är den benämning som visas när du ska välja företagsgrupp vid inloggning och gäller endast för den här datorn. Det kan dock vara bra att ange samma benämning för alla datorer som ansluts till företagsgruppen. Välj OK.
5. Du får frågan om du vill Kopiera användare från aktiv företagsgrupp till ny grupp. Om du väljer Ja kommer alla dina upplagda användare och användarprofiler gälla även i den nya företagsgruppen. Annars kan du själv lägga upp nya användare för den nya företagsgruppen.

Den nya företagsgruppen hamnar sedan i listan över anslutna företagsgrupper. Till vänster ser du vilken benämning du har gett den. Till höger ser du sökvägen till platsen där de företag du lägger upp kommer att sparas. Vill du ändra benämningen markerar du företagsgruppen och klickar på Namn på grupp.

Anslut till företagsgrupp

När en administratör skapat en företagsgrupp måste övriga användare ansluta sig till den från sin dator innan de kan välja den vid inloggning. Detta måste göras av en användare som är administratör (behöver inte vara samma användare som skapade företagsgruppen).

Arbetsgång

1. Välj Arkiv-Systemunderhåll-Skapa/redigera företagsgrupp.
2. Välj Anslut till befintlig grupp.
3. Leta upp den mapp i nätverket (eller på din egen dator) där företagsgruppen finns sparad. Markera mappen och välj OK.
4. Ange en benämning för företagsgruppen. Detta är den benämning som visas när du ska välja företagsgruppen vid inloggning, och gäller endast för den här datorn. Det kan dock vara bra att ange samma benämning för alla datorer som ansluts till företagsgruppen. Välj OK.

Ta bort en anslutning till företagsgrupp

Vill du ta bort en anslutning till en företagsgrupp för en användare markerar du företagsgruppen och väljer Ta bort anslutning. Du får då en kontrollfråga om du vill ta bort anslutningen till den markerade företagsgruppen. Välj Ja för att ta bort den. Du får då ett meddelande att anslutningen är borttagen men att företagsgruppens mapp fortfarande finns kvar på datorn och kan återanslutas eller raderas via Utforskaren i Windows. Välj OK för att komma tillbaka till Företagsgrupper.

Företagslistan i molnet

Från och med version 2021.1.100 finns en särskild grupp, Företag i molnet, att logga in på om man har ett abonnemang på vår helhetslösning för redovisningsbyråer. Denna företagsgrupp innehåller en företagslista som är tillgänglig i molnet, och därmed oavsett på vilket BL Administration man loggar inpå. Läs mer om Företagslistan i molnet här.