Björn Lundén

Company Expense

Uppdaterad

Om ni på företaget använder Company Expense för att hantera utlägg och tjänsteresor kan ni på ett smidigt sätt importera de utläggsrapporter och bokföringsunderlag som generas i systemet till BL Administration.

Logga in via BL Konto

För att kunna importera underlag från Company Expense krävs att du har ett BL Konto med den aktuella tjänsten registrerad. Kontakta oss så lägger vi upp ett till dig. 

Om du sedan tidigare har ett BL Konto för någon av våra tjänster BL Skatt i molnet, BL Bokslut i molnet, Byråstöd eller Björn Lundén webb och app använder du samma inloggningsuppgifter när du ansluter mot Company Expense. I det senare fallet behöver enbart tjänsten läggas till, du behöver inte skapa själva kontot. I samband med detta skapas även en API-nyckel som ska läggas in i administratörswebben i Company Expense.

Det är viktigt att organisationsnumret i det företag du vill importera filer till är angivet under Arkiv – Företagsuppgifter – Generella. För att importen ska fungera krävs dessutom att detta organisationsnummer är registrerat för det aktuella företaget i BL Konto, i annat fall sker ingen matchning och importen kan inte genomföras.

Dina uppgifter för BL Konto kan sparas på din användare i BL Administration. På så sätt slipper du komma ihåg inloggningsuppgifterna, men du kan också välja att ange lösenordet varje gång du ska ansluta mot tjänsten. För att lägga in uppgifterna på din användare väljer du Arkiv – Systemunderhåll – Användare. Redigera din användare och fyll i uppgifterna i fälten för BL Konto.

Tänk på att du alltid bör skydda ditt lösenord så att det inte hamnar i orätta händer.

Inställningar i Company Expense

Som administratör i Company Expense gör du inställningar för hur du vill att de utläggsrapporter som användarna skickar in ska rapporteras. Se till att ha rapportinställningen Björn Lundén/BL Administration så kommer underlagen, en pdf-rapport och en SIE-fil att hanteras i BL Administration. Här lägger du även in den API-nyckel du får skickad till dig i samband med att du tecknar tjänsten.

Frågor som rör appen eller administratörswebben i Company Expense hänvisas till www.companyexpense.se.

Importera underlag till bokföringen

När du gjort nödvändiga inställningar och användarna av Company Expense har rapporterat in utläggsrapporter kommer underlagen att samlas för import till bokföringen. Genom att låta programmet skanna av ifall nya filer tillkommit kommer du att få upp ett fönster för att genomföra importen så snart filerna fyllts på.

Arbetsgång

  1. Välj Arkiv – Import – Externa system och ange anslutningsuppgifterna för ditt BL Konto (om du inte redan fyllt i det på din BLA-användare enligt ovan).
  2. Första gången du ska göra detta behöver du också ange förutsättningarna för hur importen ska fungera, detta gör du genom att klicka på knappen Inställningar:

    Intervall (sek) – Ange hur ofta programmet ska söka efter filer.

    Skanning aktiv – Genom att aktivera skanningen öppnas fönstret för att importera filerna automatiskt när programmet hittar en ny fil. Om du inte aktiverar skanningen kan du när som helst manuellt söka efter filer genom att gå via menyn.

  3. I fönstret ser du de filer som finns att importera. Om du är osäker på vad en fil innehåller kan du markera den och klicka på Granska fil så öppnas den och du ser vad den innehåller. Om en fil i mappen av någon anledning inte ska importeras kan du välja att avvisa den. Du kan också manuellt uppdatera listan för eventuellt nytillkomna filer. Importerar du filer från olika källor kan du göra ett urval för en särskild källa, exempelvis Company Expense.

  4. Markera den eller de filer du vill importera och klicka på knappen Importera, vill du importera alla filer går det att göra utan att markera samtliga du kan istället välja alternativet Importera alla när du klickat på knappen Importera. Dessa filer läggs sedan upp som verifikat i vald verifikationsnummerserie, normalt A-serien. Vill du ändra till någon annan serie gör du detta i inställningarna i Company Expense (klicka på BL Administration-ikonen, ange den serie du önskar använda). Utläggsrapporten lagras som ett dokument på den aktuella verifikationen så att du enkelt når den via exempelvis verifikationskontrollen eller verifikationsregistreringen.

Observera att du kan importera filer även från andra system denna väg. Vilka filer du kan importera beror på vilka tjänster som finns aktiverade på ditt BL Konto.