TimeLog erbjuder tid- och kostnadsregistrering på flera olika enheter och ger dig fullständig överblick över er projektekonomi i realtid.

Vill du fakturera 100 % av era externa timmar på ett enkelt sätt? Du kan skapa fakturor åt kunderna direkt från dina registreringar i TimeLog oberoende av om ni säljer fastprisprojekt, löpande tid, serviceavtal eller något helt annat.

Om TimeLog och kopplingen till BL Administration

Integrationen mellan TimeLog och BL Administration består av två del-integrationer som tillsammans gör det möjligt för de två systemen att samarbeta. Integrationen ger dig en rad fördelar:

• TimeLog är bättre lämpat för att skapa fakturor utifrån data som bygger på tid.
• TimeLog har stöd för ekonomisk analys och kan generera rapporter på bakgrund av alla tillgängliga dimensioner (medarbetare, projekttyp, projektkategori, avdelning mm.) inklusive ekonomi.
• Projektledarna hittar all information om fakturering i TimeLog.
• Överföringen av fakturor till BL Administration sparar tid och ger er bättre kontroll över att faktureringen blir korrekt.

Från TimeLog till BL Administration sker:

• Automatisk överföring av kunder
• Automatisk överföring av fakturor
• Automatisk överföring av projekt

Från BL Administration till TimeLog sker:

• Synkronisering av kunder
• Synkronisering av artikelnummer
• Enkel överföring av kostnader via Import av projektkostnader

Även följande utförs:

• Uppdatering av information om kunder i BL Administration
• Avstämning av fakturor mellan de två systemen

Kom igång med integrationen

Vi är glada att du har hittat till vår guide om hur du kommer igång och kopplar integrationen TimeLog mot BL Administration.

Tre viktiga saker innan du börjar:

1. För att våra integrationer ska fungera måste du ha en databas i molnet.
2. Alla uppgifter ska vara ifyllda under Arkiv – Företagsuppgifter – Generella så som organisationsnummer, mejladress, företagsnamn m.m.
3. För att du ska kunna nyttja full funktionalitet i integrationen med TimeLog rekommenderar vi att du använder modulerna BL Bokföring och BL Leverantör.

Arbetsgång – Aktivering av tjänsten

1. Allting börjar i BL Administration. Först behöver du vara säker på att du är inne i rätt företag, det vill säga det företag som du vill aktivera integrationen på. Genom att klicka på Arkiv – Val av företag och sedan dubbelklicka på det företag som ska integrera mot TimeLog kan du vara säker på att du har valt rätt.
2. Därefter klickar du på knappen ”Tilläggstjänster” (ser ut som en pusselbit). Då öppnas webbläsaren upp. Här har vi då samlat alla våra integrationspartners. Scrollar vi ner i den här listan kommer vi till just TimeLog.
   
   
   
   
3. Klicka på knappen ”Aktivera” och välj ”Ja, påbörja integration”.
4. Gå längst upp till höger och klicka på kugghjulet.
5. Då får du fram en publik nyckel och det är den nyckeln som får det att fungera. Kopiera den publika nyckeln.
   
   
   
   
6. Konfigurering sker i TimeLog via Systemadministration – Integrationer & API – Integrationer. I TimeLog anger du den publika nyckeln och klickar på ”Anslut”. När anslutningen är klar och integrationen är aktiv ser du två gröna bockar i avsnittet. Följ sedan guiden nedan om hur du konfigurerar kunder m.m.

Konfigurering av kunder

Du måste börja med att länka samman kunddatabaserna i systemen för att kunna använda integrationen. När du har gjort det väljer du hur du vill underhålla din kundinformation framöver. TimeLog rekommenderar att du använder TimeLog som master för din kunddatabas, så att du kan lägga så lite jobb som möjligt på underhåll.

Länkning av kunddatabaser

För att kunna överföra fakturor måste kunden som fakturan ställs till även finnas i BL Administration. Klicka på ”Länka kunder” för att börja. Detta ändrar visningen till fyra flikar:

• Ett förslag: Kundpar som matchar direkt.
• Flera förslag: Kunder i BL Administration där det finns mer än en matchande kund i TimeLog.
• Inga förslag: Kunder i BL Administration som inte har någon match i TimeLog.
• Ignorerade kunder: Kunder i BL Administration som inte behövs i TimeLog (du kan ignorera kunder på varje flik med förslag – läs mer om det efter de fyra scenarierna för länkning av kunder).

Under samtliga fyra flikar finns det fyra alternativ till hur du kan länka samman kundinformationen:

• Överför och använd data från TimeLog: Denna åtgärd länkar samman kundparen och skriver över kundinformationen i BL Administration med kundinformationen från TimeLog. Fält, som inte är ifyllda i TimeLog, kommer inte att överföras.
• Överför och använd data från Bjorn Lunden: Denna åtgärd länkar samman kundparen och skriver över kundinformationen i TimeLog med kunddata från BL Administration. Fält som inte är ifyllda i BL Administration skrivs inte över i TimeLog.
• Importera som ny kund i TimeLog: Denna åtgärd skapar en ny kund i TimeLog utifrån information från BL Administration.
• Ignorera en kund/kunder: Den här handlingen ignorerar kunder från BL Administration och lägger in dem på en egen flik.

När du har importerat de nya kunderna i TimeLog rekommenderar vi att du även korrigerar er kundnummerserie i Systemadministration – Allmänna inställningar – Nummerserier, så att nya kunder som skapas i TimeLog får ett kundnummer som fortsätter i BL Administrations nummerserie. På så sätt kommer kundnumren att vara identiska i båda systemen när du skapar nya kunder i TimeLog.

Notera att: För att kunna överföra kunder till BL Administration och koppla samman kundpar får kundnumret i TimeLog endast bestå av siffror eftersom BL Administration inte har stöd för bokstäver och specialtecken. Kundnumret kan ha upp till nio siffror.

Hur länkningen sker beror på nedanstående förutsättningar:

1. Det finns ingen kunddata i BL Administration eller TimeLog.
2. Det finns kunddata i BL Administration, men inte i TimeLog (ny TimeLog-kund).
3. Det finns kunddata i TimeLog, men inte i BL Administration (ny BL Administration-kund).
4. Det finns kunddata i både TimeLog och BL Administration.

Nedan går vi igenom de fyra olika scenarierna var för sig.

Scenario 1: Det finns inga kunddata i BL Administration eller TimeLog

I detta fall är länkning av kunddatabaserna inte nödvändig, så denna punkt kan hoppas över. Kunder kommer att skapas löpande i BL Administration antingen genom länkning från kunddatabasen i TimeLog eller i samband med överföring av fakturor.

Scenario 2: Det finns kunddata i BL Administration men inte i TimeLog

Börja med att överföra de relevanta kunderna i BL Administration till TimeLog. Flikarna ”Ett förslag” och ”Flera förslag” kommer att vara tomma och kan hoppas över. I fliken ”Inga förslag” kommer alla kunder i BL Administration visas. Markera de kunder som ska skapas i TimeLog och välj ”Importera till TimeLog som ny kund” under Välj åtgärd – klicka sedan på OK. Kunderna skapas nu i TimeLog och länkas samtidigt till BL Administrations kunddatabas.

Scenarie 3: Det finns kunddata i TimeLog, men inte i BL Administration

I detta fall är länkning av kunddatabaserna inte nödvändig, så denna punkt kan hoppas över. Kunder kommer att skapas löpande i BL Administration antingen genom länkning från kundkortet i TimeLog eller i samband med överföring av fakturor.

Scenarie 4: Det finns kunddata i både TimeLog och BL Administration

Denna länkning är den mest tidskrävande, eftersom man behöver länka ihop varje kundpar manuellt. Som tur är hjälper systemet till att matcha kundparen.

Var uppmärksam på att om du har många kunder i TimeLog eller BL Administration så kommer det att visas 200 kunder åt gången. Listan kan uppdateras genom att du klickar på den lilla pilen vid antalet kunder. När du är klar med att länka kunderna, klickar du på ”Tillbaka till integrationskonfigurering” för att fortsätta att konfigurera integrationen.

Ignorera kunder

Du kan ignorera de kunder från BL Administration som du inte behöver i TimeLog på alla tre flikar med förslag på länkning.

Du ignorerar kunderna genom att markera dem i avbockningsfälten längst ut till höger. Sedan väljer du ”Ignorera kund/kunder” i menyn ”Välj handling”. Därefter kan du hämta fler kunder från BL Administration.

När du ignorerar kunder flyttas de till fliken ”Ignorerade kunder”, där du får en samlad översikt. Härifrån kan du importera eller länka dem om du behöver dem senare.

Löpande underhåll av kunddatabaser

Löpande underhåll av dina kunddatabaser kan ske på tre sätt.

• Utförs manuellt för kunder i TimeLog.
• Sker automatiskt när nästa faktura överförs (rekommenderas).
• Skapas i BL Administration och via manuell import med funktionen ”Länka kunder”.

1. Utförs manuellt för kunder i TimeLog

Väljer du detta alternativ kan du överföra din kund manuellt från TimeLog till BL Administration genom att öppna kundkortet och klicka på blixt-ikonen. Här väljer du ”Länka kund via integration” som öppnar en pop up-ruta där du kan klicka på den grå punkten för att länka samman. Systemet kommer att be dig bekräfta att du vill skapa kunden, här klickar du ”OK”.

Det är även möjligt att ta bort länkningen igen genom att leta fram relevant kund eller kontakt, och sedan klicka på blixt-ikonen igen. Detta öppnar samma pop-up och här kan du nu klicka på bocken för att ta bort länkningen. I integrationsloggen kan du se om åtgärden har genomförts.

2. Sker automatiskt när nästa faktura överförs (rekommenderas)

När detta alternativ väljs kommer dina nya kunder från TimeLog överföras och skapas automatiskt i BL Administration i samband med att du överför den första fakturan för kunden.

Vi rekommenderar detta sätt eftersom det medför minst administration och minst manuellt underhåll samt att du kan fakturera dina kunder snabbare.

3. Skapa i BL Administration och manuell import via ”Länka samman kunder”

Om du skapar en kund i BL Administration först, måste du, oavsett vilket alternativ du väljer i TimeLog, använda ”Länka samman kunder” för att importera kunden till TimeLog. Om du skapar kunden manuellt både i TimeLog och BL Administration utan att länka, riskerar du att fakturan inte överförs på rätt sätt eller att systemet skapar dubbla kundpar.

Om du ändrar kundnummer i BL Administration kommer integrationen inte att fungera korrekt nästa gång du överför fakturor.

Import av artikelnummer

Börja med att klicka på länken ”Import av artikelnummer”. Detta genererar en lista över aktiva artikelnummer i BL Administration och du kan då markera de artikelnummer som ska användas i TimeLog. Välj ”Aktivera” och klicka på ”OK”.

Konfigurering av artikelnummer

Ett viktigt element i integrationen mellan TimeLog och BL Administration är att skapa en artikelnummerkatalog i TimeLog. BL Administration kräver att varje fakturarad har ett artikelnummer som anger hur fakturan ska redovisas i bokföringen både när det gäller moms och omsättningsstatistik. Om artikelnummer inte valts för en fakturarad i TimeLog så kan fakturaraden inte bokföras. Endast bokförda TimeLog-fakturor kan överföras till BL Administration.

Inställningen av artikelnummer i TimeLog sker i följande steg:

1. Uppdatering av standardartikelnummer för projektarbete och externa kostnader.
2. Länkning av artikelnummer för TimeLogs olika typer av data.

Integrationen fungerar även om konfigurering av standardartikelnummer inte har utförts. I dessa fall väljer man manuellt ett artikelnummer till varje fakturarad när en faktura skapas i TimeLog.

Vi rekommenderar att standardartikelnummer ställs in eftersom det kommer att spara tid vid fakturering då varje fakturarad får ett korrekt artikelnummer redan när utkastet skapas. Det är en fördel, i synnerhet om ni är många som jobbar med att skapa fakturor. Konfigurering av standard-artikelnummer stärker datakvalitén i er rapportering och årsredovisning, och ni sparar tid när ni slipper dubbelkolla varandras arbete.

1. Konfigurering av standard-artikelnummer för projektarbete och externa kostnader

För att göra faktureringen enklare och snabbare kan TimeLog ställas in till att föreslå artikelnummer till fakturalinjerna automatiskt utifrån de data som ska faktureras. Du kan ange en regel för standardartikelnummer för varje data- och betalningstyp i TimeLog. Du kan även ange om artikelnummer ska väljas vid fakturering eller välja ett artikelnummer för den specifika datatypen i TimeLog.

2. Länkning av artikelnummer för TimeLogs olika typer av data

När du har valt standardartikelnummer är det dags att ange vilka artikelnummer som ska användas till de olika datatyperna. Beroende på de inställningar du precis har angett, har du olika alternativ till höger. Klicka t.ex. på ”Koppla artikelnummer till timpris”. I Timpriser finns det en ny kolumn, ”Artikelnummer”. Klicka på timprisets namn eller på ”Redigera” och välj ett artikelnummer. Ett artikelnummer kan användas till flera timpriser. Om det inte går att välja ett enskilt artikelnummer till ett timpris kan detta lämnas tomt. Sedan väljer man artikelnummer på varje fakturarad.

Vid länkning av artikelnummer till olika datatyper har du tre olika valmöjligheter: Välj vid fakturering, Välj dimension eller ett importerat artikelnummer.

• Välj vid fakturering: Här ska artikelnumret väljas på den specifika fakturaraden när du skapar dina fakturor.
• Välj dimension: Här måste den valda dimensionen sedan uppdateras i systemadministrationen via länken till höger.
• Om ett specifikt artikelnummer väljs: Artikelnumret läggs automatiskt till på fakturarader som innehåller denna datatyp.

Har du t.ex. valt Timpris för datatypen Använd tid, ska du ange ett artikelnummer vid de specifika timpriserna i Systemadministration -Ekonomi – Timpriser. Klicka på ”Koppla artikelnummer till timpris”, sedan timprisets namn eller på ”Redigera” och välj ett artikelnummer. Samma artikelnummer kan användas för flera timpriser. Om det inte går att välja ett enskilt artikelnummer till ett timpris kan detta lämnas tomt. Du kan sedan välja artikelnummer på varje fakturarad.

Har du valt Projekttyp, Projektkategori, Utgiftstyp eller Aktivitetstyp, anger du artikelnummer i Systemadministration- Ekonomi – Artikelnummer via länken till höger. Här anger du datatyp överst i filtret och sedan väljer du ett artikelnummer per enhet i listan.

Samma artikelnummer kan användas för flera dimensionsnamn.

Klicka på ”Tillbaka till integrationskonfigurering” för att gå tillbaka och klicka in på nästa typ.

Importera kostnader från BL Administration

Du kan importera kostnader från BL Administration till TimeLog genom att markera specifika voucher series och konton från BL Administration. Alla kostnader som placeras på dessa voucher series och konton går att importera till TimeLog via sidan Import av projektkostnader. Därefter kan du lägga in dem i dina projekt så att du får en överblick över projektets ekonomi. På detta sätt får du möjlighet att lägga till de importerade kostnaderna i fakturautkasten i TimeLog.

Överför projekt till BL Administration

När du skapar ett projekt i TimeLog kan projektnumret överföras automatiskt till BL Administration.

Fördelen med att använda projektmodulen är att du kan ange projektnummer för dina kostnader i BL Administration som då hämtas över till TimeLog automatiskt när de importeras via sidan Import av projektkostnader.

Exportera kostnader till BL Administration

Du kan överföra de kostnader dina medarbetare lägger in i TimeLog, t.ex. via Timelogs mobilapp, till BL Administration. Om du aktiverar denna funktion ska du bestämma vilken leverantör du vill lägga in kostnaderna på. För att överföra kostnaderna ska du komma ihåg att lägga in aktuellt kontonummer från BL Administration på alla utgiftstyper i TimeLog. Det gör du i Systemadministrationen – Tid- och utgiftsrapportering – Utgiftstyper. Kom ihåg att ge åtkomst till överföring av kostnader via rollhanteringen under ”Medarbetare”.

Bekräfta integrationskonfigurering

Avsluta konfigureringen genom att bekräfta att du har gått igenom och avslutat alla steg i konfigureringen. Se den som en checklista. så är du säker på att du har gått igenom allt. Länkningen av kunder är kritisk eftersom bristande konfigurering här kan medföra att TimeLog skapar kunder i BL Administration som redan finns där sedan tidigare.

Markera kryssrutorna, klicka på ”Aktivera”  ̶  sedan är integrationen klar till överföring av fakturor.