I programmet finns en funktion för att göra kontoavslut, dvs att avsluta och tömma ett konto mot ett annat i samband med byte av räkenskapsår. Detta används vanligtvis för konton för eget kapital i en enskild firma, men går givetvis att lägga in även för andra konton som omförs i samband med ett årsskifte. Du kan också använda funktionen för att i ett aktiebolag föra över saldot på konto 2099 – Årets resultat till konto 2098 – Vinst eller förlust från föregående år.

Generell inställning för nya företag

I programmets grundinställningar som nås via Arkiv – Grundinställningar – Nya företag ange om man normalt vill använda sig av kontoavslut för kapitalkonton i enskild firma. Om detta är satt till ja kommer inställningen för kontoavslut för kontona 2011-2019 att läggas upp automatiskt när du lägger upp ett nytt företag med företagsformen enskild firma. 

Inställning på kontonivå

Om man inte har inställningen att kontoavslut ska användas för alla nya företag och man vill aktivera den för ett eller flera konton, alternativt kontrollera inställningen i det aktuella företaget görs detta under Uppläggning – Kontoplan där ett aktuellt konto markeras och man därefter klickar på Redigera. På fliken extra uppgifter kan du i rutan kontoavslut årsbyte se vilket konto det valda kontot ska avslutas mot vid ett årsskifte. Här kan du läsa mer om hur du arbetar med kontoplanen.

Utföra kontoavslut

Om du aktiverat funktionen för kontoavslut i ett företag kommer du när du väljer att låsa ett räkenskapsår (Aktivitet – Stäng räkenskapsår) att få en fråga om kontoavslutet ska genomföras:

Om du svarar Ja på frågan kommer en verifikation att skapas i den verifikationsnummerserie som är kopplad till rutinen kontoavslut (normalt serie B – Automatkonteringar). Verifikationen hamnar på det första datumet i den första öppna perioden på det nya räkenskapsåret. Om det nya året ännu inte har skapats kommer verifikationen att ligga och vänta på att året skapas och sedan registreras som en verifikation på det nya året. Om någon eller några av det nya årets första perioder redan hunnit låsas, antingen manuellt via periodhantering eller via funktionen för automatlåsning av perioder, kommer verifikationen att lägga sig på det första datumet i den första öppna perioden.

Om du av någon anledning låser upp det gamla året och kompletterar bokföringen med något som påverkar kontoavslutet kommer den ursprungliga kontoavslutsverifikationen att uppdateras automatiskt med de nya förutsättningarna. Skulle den ursprungliga kontoavslutsverifikationen vara låst kommer kompletteringen istället att läggas in på en separat verifikation i första öppna period.