För varje konto kan du ange en årsbudget eller en budget per månad om du hellre vill det. Du lägger upp din resultatbudget när du vill under räkenskapsåret, du kan även komplettera eller ändra den vid ett senare tillfälle. Det finns också möjlighet att lägga in belopp på balanskonton.

Det finns tre grundmetoder för att registrera en budget i programmet. Som du kommer att märka har du stor frihet att växla mellan metoderna i samma budget för olika konton och kontointervall. Du kan t ex registrera ett konto manuellt och använda dig av en fördelningsmall för vissa konton och kopiera in föregående års resultat för ytterligare andra konton.

• Manuell registrering av budgetsiffror
• Arbeta med fördelningsmall
• Kopiera ett annat års budget eller resultat
• Konsolidera budget från kostnadsställe/kostnadsbärare
• Titta på, ändra eller ta bort budgetvärden
• Omräkning av budget
• Budgetmallar/fördelningsmallar
• Bokföringsrapporter
• Utskrift budget
• Exportera budget till Excel
• Importera budget från Excel

Manuell registrering av budget

Den här metoden använder du när du redan har upprättat en budget på sidan av programmet och vill föra in siffrorna månad för månad i budgetmatrisen.

1. Välj Aktivitet – Budget – Budget huvudkonton.
2. Du får upp en matris med konton som rader och månader som kolumner. Välj vilket räkenskapsår du vill lägga upp budget för.
3. Skriv in beloppen konto för konto i matrisen tills budgeten är fullständigt registrerad.
4. Bekräfta med OK.

Arbeta med fördelningsmall

I programmet finns en fördelningsmall med jämn fördelning över årets månader, du kan dessutom upprätta en eller flera egna fördelningsmallar. Därefter kan du registrera ett totalt budgetbelopp för året på enskilda konton och låta programmet göra en fördelning över månaderna med hjälp av dessa fördelningsmallar. Hur du lägger upp egna fördelningsmallar kan du läsa om längre ned.

1. Välj Aktivitet – Budget – Budget huvudkonton.
2. Du får upp en matris med konton som rader och månader som kolumner. Välj vilket räkenskapsår du vill lägga upp budget för.
3. Välj Mer – Fördela totalbelopp.
4. Skriv in ett totalbelopp för räkenskapsåret, välj fördelningsmall och bekräfta med OK så fördelas årsbudgeten på månaderna enligt den fördelningsmall du valt. Om du inte lagt upp några egna fördelningsmallar kan du bara välja Jämn fördelning. Du kan också fylla i varje månadsvärde individuellt eller justera några enstaka månader efter det att årsbudgeten angetts och fördelats. Efter hand som du ändrar räknas årsbudgeten om. För varje konto bestämmer du själv hur årsbudgeten ska vara fördelad över månaderna. Det kan vara jämt, manuellt fördelat eller enligt en av fördelningsmallarna.

   Om du markerat kryssrutan Stäng ej fönster kommer du inte att lämna fönstret när du bekräftat med OK, utan kan registrera nästa konto genom att skriva kontonumret eller genom att klicka på knappen Konto och därefter välja kontot i listan.

5. Välj Spara för att spara och lämna budgeten.

Kopiera ett annat års budget eller resultat

Genom att kopiera budget eller resultat från ett annat räkenskapsår kan du återanvända en budget eller resultatet som finns registrerat för ett tidigare räkenskapsår.

1. Välj Aktivitet – Budget – Budget huvudkonton.
2. Du får upp en matris med konton som rader och månader som kolumner. Välj vilket räkenskapsår du vill lägga upp budget för.
3. Välj Mer – Kopiera siffror från valfri budget/räk.år eller Mer – Kopiera utfall från valfritt räkenskapsår.
4. Du får upp ett fönster där du kan välja dels räkenskapsår/budget som du vill kopiera från, dels kontointervall. Du kan välja intervall, enstaka konton eller alla konton. Du kan därefter ändra enstaka poster manuellt eller genom att räkna om budgeten uppåt eller nedåt med en viss procent, läs mer om omräkning av budget nedan.
5. När du är klar bekräftar du med OK.

Konsolidera budget från kostnadsställe/kostnadsbärare

Med konsolidering menas att man slår samman de budgetar som finns registrerade på kostnadsställen/kostnadsbärare till en huvudbudget. Den här rutinen är främst avsedd för att hämta de budgetar som finns registrerade på alla kostnadsställen/kostnadsbärare till en budget för huvudkonton. Du öppnar registrering budget för huvudkonton, där du får ange till vilken budget siffrorna ska hämtas och vilket intervall av kostnadsställen/kostnadsbärare och konton som ska hämtas. På det sättet slipper du registrera huvudbudgeten, eller större delen av den, om det mesta redan finns registrerat på kostnadsställen/kostnadsbärare.

1. Välj Aktivitet – Budget – Budget huvudkonton och önskat räkenskapsår.
2. Gå in under Mer – Konsolidera budget från kostnadsställen eller kostnadsbärare och ange ett intervall för de kostnadsställen/kostnadsbärare och konton du vill ha med i din budget. Vid frågan ”Vill du nollställa angivet kontointervall inför konsolidering” kan du svara Ja om du i huvudbudgeten endast vill ha de konsoliderade värdena från kostnadsställena/kostnadsbärarna. Har du alltså tidigare registrerat värden i huvudbudget skrivs dessa över om man svarar Ja på den frågan. Svarar du Nej byggs huvudbudgeten på med de konsoliderade värdena.
3. Du kan därefter ändra enstaka poster manuellt eller genom att räkna om budgeten uppåt eller nedåt med en viss procent, läs mer om omräkning av budget nedan.
4. När du är klar bekräftar du med OK.

Titta på, ändra eller ta bort budgetvärden

För att öppna en budget väljer du Aktivitet – Budget – Budget huvudkonton. På skärmen ser du en matris med månader som kolumner och konton som rader. Matrisen innehåller både balans- och resultatkonton. Budgetfunktionen i programmet är främst avsedd för en resultatbudget, men det finns möjlighet att lägga in belopp även på balanskonton. Den möjligheten finns för att man ska kunna upprätta en fullständig likviditetsbudget tex i ett kalkylprogram och sedan lägga in de siffrorna i programmet och göra en utskrift av budgeten.

I matrisen väljer du om du ska visa berörda konton, dvs konton det finns siffror inlagda på eller om du vill visa alla konton.

Ändra budget

Du kan när som helst ändra innehållet i en budget. Du har även, om du har BL Bokföring Plus, möjlighet att lägga upp fem olika budgetar. Om du vill ge de olika budgetarna egna namn kan du göra det genom att välja Mer – Redigera budgetnamn.

Ta bort budgetvärden

Budgetvärden för ett konto eller för alla konton kan tas bort genom att du väljer Mer – Nollställ aktuell budget. Du kan då välja konto eller kontointervall som ska nollställas. Programmet föreslår att alla konton ska nollställas.

Omräkning av budget

Efter registrering av en budget med någon av ovanstående metoder finns det även en funktion för att göra en omräkning av en budget. Den här metoden innebär att du gör en procentuell omräkning av konton eller kontointervall uppåt eller nedåt. Budgeten kan ändras när som helst.

Du kan göra en omräkning av en redan registrerad budget genom att öka eller minska den med en viss procent. Du kan ändra ett enstaka konto, ett kontointervall eller hela budgeten.

1. Välj Uppläggning – Budget – Budget huvudkonton – Mer – Omräkning budget.
2. Välj för vilka konton du vill göra en omräkning. Programmet föreslår en omräkning av alla konton men du kan själv lägga in ett intervall av konton, alternativt enstaka konton.
3. Ange med vilken procent omräkningen ska ske och om det är en höjning eller minskning, bekräfta med OK.

Budgetmallar/fördelningsmallar

För varje konto bestämmer du själv hur årsbudgeten ska vara fördelad över månaderna. Det kan vara jämnt fördelat, manuellt fördelat eller enligt en av de fördelningsmallar som du har lagt upp. Du kan använda samma eller olika fördelningsmallar för olika konton. Du bestämmer själv hur fördelningsmallarna ska se ut. Du kan i efterhand byta fördelningssätt för ett konto och du kan i efterhand fritt ändra även fördelningsmallarna. Ändringen påverkar dock inte de konton som du redan har använt den gamla mallen på.

Lägg upp/ändra fördelningsmall

1. Välj Uppläggning – Budgetmallar – Ny.
2. Ange Id och ett Namn och fyll i en procentuell fördelning per månad. Du får en varning om den totala summan inte blir 100.
3. Bekräfta med OK.

Bokföringsrapporter

Resultatrapport

Det finns en speciell resultatrapport som gör jämförelse med budget, den heter Resultatrapport budget. Om du skriver ut en sådan resultatrapport för en viss period kommer du i en kolumn att få jämförelsesiffror för varje konto med det belopp du lagt in i budgeten. Jämförelsen görs med ackumulerade budgetvärden till och med aktuell period. Du kan även lägga till en kolumn i rapporten för att se årets totalbudget som jämförelse. Här kan du läsa mer om hur du redigerar Rapporter.

Huvudbok

Du kan även vid utskrift av en huvudbok får med dig budgetvärdena vid utskriften. För att få till detta behöver du göra inställningar under Utskrift – Bokföringsrapporter – Mer – Inställningar huvudbok. Du kan välja att visa ackumulerad budget till och med den period utskriften avser eller totalbudgeten. Givetvis gäller detta endast konton du budgeterat. Även utskrift av kontospecifikation för kostnadsställen, kostnadsbärare och projekt omfattas av dessa inställningar. För projekt är det endast totalbudget som kan skrivas ut.

Här kan du läsa mer om Utskrift av bokföringsrapporter.

Utskrift budget

Om du vill göra en utskrift av budgeten väljer du Utskrift – Budget – Budget huvudkonton, därefter kan du göra nedanstående alternativval:

• Endast totalsiffror för räkenskapsåret
• Periodsiffror för räkenskapsårets samtliga perioder
• Ack.siffror för räkenskapsårets samtliga perioder

Du väljer också vilken budget du vill skriva ut. Har du BL Bokföring Plus kan du registrera upp till 5 budgetar på ditt företag. Om du väljer en periodiserad utskrift kan du välja vilken rapport den ska baseras på genom att klicka på pilen, du ser då vilka rapporter du kan välja. Du bör skriva ut de periodiserade listorna på liggande A4 för att få det bästa utskriftsresultatet.

Exportera budget till Excel

Genom att välja Aktivitet – Budget – Budget huvudkonton – Mer – Exportera budget till Excel kan du enkelt flytta över hela din budget till Excel för att arbeta vidare med siffrorna. Det kan vara praktiskt om du vill göra annorlunda uppställningar av budgeten t ex om du vill presentera siffrorna på lite olika sätt för olika personalgrupper eller avdelningar.

Importera budget från Excel

Om du gjort en budget i Excel kan du importera den till programmet under förutsättning att den har samma uppställning som i den Excelfil du får när du exporterar en budget från programmet. Vår rekommendation är därför, om du vill registrera din budget i Excel, att börja med att exportera ut en ”tom” budget från programmet som du sedan fyller i och importerar tillbaka. På så sätt används det korrekta formatet utan att du behöver tänka på det. För att importera en budget väljer du Aktivitet – Budget – Mer – Importera budget från Excel.