För räkenskapsår påbörjade efter 31 december 2014 gäller ett nytt allmänt råd från Bokföringsnämnden (BFN). På grund av detta har vi gjort anpassningar i BL Administration.

Bokföringsnämndens allmänna råd innebär att det inte längre är tillåtet att fritt ändra i bokförda verifikationer. En rättelse måste istället göras via en separat ändringsverifikation, vilket vi byggt ett system för. En verifikation får dock ändras (eller tas bort), på samma sätt som varit möjligt tidigare, så länge den är att betrakta som preliminär. Så länge verifikationen är preliminär betraktas den nämligen inte som bokförd. En hantering av detta finns numera inlagd i programmet. Om du vill använda preliminära verifikationer måste dessa låsas när du är klar med perioden. För att försäkra oss om att de låses i tid har vi också infört ett system för automatisk låsning av perioder. I programmets grundinställningar kan du ange om du normalt vill använda dig av preliminära verifikationer och automatlåsning av perioder. Det är även möjligt att ange avvikande inställningar för separata företag i företagsuppgifterna.

• Senareläggning av bokföringen
• Preliminära verifikationer
• Periodhantering
• Ändringsverifikationer
• Rapporter och datum

Senareläggning av bokföringen

Utgångspunkten i Bokföringslagen är att bokföringen ska göras i anslutning till affärshändelsen. Det finns dock möjlighet att senarelägga bokföringen; hur mycket beror på storleken på det aktuella företaget.

• Alla företag: 50 dagar efter utgången av månaden då affärshändelsen inträffade
• Företag med omsättning lägre än 3 miljoner kr: 50 dagar efter kvartalets utgång
• Företag med omsättning lägre än 1 miljon kr, max 50 verifikationer och 250 affärshändelser: 60 dagar efter räkenskapsårets utgång
• Enskild firma utan EU-handel med omsättning lägre än 1 miljon kr, max 50 verifikationer och 250 affärshändelser: till den dag deklarationen ska vara inlämnad

Om man använder programmets funktion för automatlåsning av perioder (se nedan) gör programmet automatiskt kategoriseringen av företag med utgångspunkt i företagets momsperiod (månads-, kvartals- eller helårsmoms). I samband med att företaget öppnas för första gången i version 2015.1.100 eller senare kan du ange hur länge senareläggningen ska kunna göras. Inställningen kommer du sedan åt att ändra under Arkiv – Företagsuppgifter – Bokföring. Här kan du läsa mer om Företagsuppgifterna för bokföring.

Programmet kommer utifrån den bokföra omsättningen att känna av om man överskrider en gräns som innebär att man bör ändra inställning för senareläggning av bokföringen. Om du valt alternativet 60 dagar efter månadens utgång kommer programmet dessutom att känna av om antalet verifikationer överskrider 50 stycken.

Om exempelvis 3 miljonersgränsen överskrids kommer ett meddelande nästa gång man öppnar företaget:

Genom att klicka Ja i rutan sätts inställningen för senareläggningen om till det givna förslaget. Väljer du Nej kommer du åt inställningen genom att välja Arkiv -Företagsuppgifter – Bokföring för manuell ändring.

Preliminära verifikationer

Genom att använda sig av preliminära verifikationer finns möjligheten att ändra (eller makulera) verifikationer fritt. Detta eftersom en verifikation som är preliminär inte betraktas som bokförd. Genom att använda programmets funktion för preliminära verifikationer är alla verifikationer som registreras i programmet preliminära och ändringsbara tills du låser perioden. I samband med uppdatering till en version som innehåller anpassningarna till de nya rekommendationerna anger du om funktionen för preliminära verifikationer ska användas.

Detta kommer sedan att gälla alla befintliga företag och blir standard för alla nya företag du lägger upp. Inställningen nås därefter via Arkiv – Grundinställningar – Nya företag – Använd preliminära verifikationer. För att undanta ett enskilt företag från den generella inställningen i Grundinställningarna kan en avvikande inställning göras i företagsuppgifterna, Arkiv – Företagsuppgifter – Bokföring för det aktuella företaget.

En verifikation som är låst har en hänglåsmarkering i verifikationskontrollen och när man öppnar den i verifikationsregistreringen. Detta innebär att verifikationer som saknar hänglåset är preliminära.

Om man inte använder sig av preliminära verifikationer blir verifikationen låst direkt när den sparas. För att ändra dessa verifikationer måste du alltid göra en separat ändringsverifikation, läs mer om det nedan. Det går också att styra så att verifikationerna i vissa verifikationsnummerserier blir låsta och därmed bokförda direkt. Något som kan användas för exempelvis kontant försäljning som ska bokföras senast påföljande dag. Läs mer om detta i guiden för Verifikationsnummerserier.

Periodhantering

I samband med anpassningen till Bokföringsnämndens nya allmänna råd blir det allt viktigare att göra periodbyte. När den preliminära bokföringen för en period är slutförd ska perioden låsas under Aktivitet-Periodhantering och ange vilken period som ska låsas. Läs mer om detta i avsnittet om periodhantering. Genom att låsa en period blir preliminära verifikationer definitiva och betraktas därmed som bokförda. Ändringar kan därefter normalt inte göras i dessa verifikationer.

En period som är låst kan låsas upp under Aktivitet – Periodhantering – Öppna låst period. Ange sedan från och med vilken period som ska låsas upp. Detta kan vara aktuellt om perioden låsts av misstag och flera verifikationer ska läggas till. Däremot kan aldrig verifikationerna som ligger i den aktuella perioden låsas upp. Låsta verifikationer måste istället alltid ändras med hjälp av en ändringsverifikation, läs mer om det nedan.

Påminnelse om periodlåsning

Du får en påminnelse i notifieringsrutan nere till höger på skärmen när det börjar närma sig sista dag för låsning. Du kan också aktivera en funktion för att få upp en varning när du öppnar företaget. Varningen aktiveras under Arkiv – Företagsuppgifter – Bokföring – Påminnelse om periodlåsning.

Automatisk låsning av perioder

I första hand är det upp till användaren att låsa perioder när bokföringen är klar. Vi har dock byggt in en funktion för att automatiskt låsa perioder när man passerar gränsen för senareläggning av bokföringen. Tanken med detta är fånga upp användare som missar att själva låsa en period och på så sätt ändå hjälpa användaren att låsa en period i tid enligt de regler som gäller för senareläggning av bokföringen.

I samband med uppdatering till en version som innehåller anpassningarna till det nya allmänna rådet anger du om funktionen för automatisk låsning av perioder ska användas (se bild ovan). Detta kommer sedan att gälla alla befintliga företag och blir standard för alla nya företag som du lägger upp. Inställningen nås därefter via Arkiv – Grundinställningar – Nya företag – Använd automatlåsning av perioder. För att undanta ett enskilt företag från den generella inställningen i Grunduppgifterna kan en avvikande inställning göras i företagsuppgifterna Arkiv – Företagsuppgifter – Bokföring för det aktuella företaget. Här anger du även hur länge bokföringen kan senareläggas för det aktuella företaget. Inställningen innebär att automatlåsningen utförs när man öppnar företaget och tidsgränsen för senareläggning är överskriden.

Varje verifikation har som tidigare ett registreringsdatum som visar när den är registrerad. Till detta tillkommer även ett låsningsdatum som visar när verifikationen är låst. När automatlåsningen aktiveras låser programmet omedelbart de perioder som passerat gränsen för senareläggning av bokföringen, låsningsdatum sätts till dagens datum. Om man går in på ett företag där automatlåsning är aktiverat sedan tidigare och programmet hittar perioder som ska låsas sätts låsningsdatumet till senast tillåtna dag. Låsningsdatumet visas när en låst verifikation öppnas, samt vid utskrift av dagbok.

När det gäller verifikat som ligger i bokslutsperioden blir dessa aldrig föremål för automatlåsning. Dessa låses istället när man stänger räkenskapsåret under Aktivitet-Stäng räkenskapsår.

Ändringsverifikationer

Bokföringsnämndens nya allmänna råd medför att rättelser av bokföringsposter alltid ska göras genom en särskild rättelsepost. För att rätta en befintlig verifikation (som inte är preliminär) krävs alltså att ändringen görs med hjälp av en ändringsverifikation. På ändringsverifikationen ska det framgå vilken verifikation som rättats, när rättelsen gjorts och vem som rättat posten. På den ursprungliga verifikationen ska rättelseverifikationens nummer framgå.

En ändringsverifikation skapas genom att den ursprungliga verifikationen som ska ändras öppnas i verifikationsregistreringen. Under knappen Mer finns alternativet Ändra med ändringsverifikation. När en ändringsverifikation skapas läggs en markering på den ursprungliga verifikationen så att det framgår att den är ändrad. Genom att klicka på knappen Ändrad verifikation visas information om den gjorda ändringen. Samma information nås via märkningen Ändringsverifikation på själva ändringsverifikationen. Information om ändringen och kopplingen mellan ursprungsverifikation och ändringsverifikation visas även i behandlingshistoriken.

Här kan du läsa mer om programmets funktion för Ändringsverifikationer.

Möjligt att ändra viss information på låsta verifikationer

Vissa uppgifter går att ändra även i låsta verifikationer, det är dock aldrig möjligt att ändra verifikationsdatum, konto eller belopp på en låst verifikation. De uppgifter som kan ändras är rapportdatum, verifikationstext, transaktionstext samt uppgifter om den interna redovisningen som kostnadsställe, kostnadsbärare eller projekt samt antal. Det är också möjligt att ändra momsöverföringsmärkning på en låst verifikation. Detta görs under Mer – Momsöverföringsmärkning inne på den aktuella verifikationen.

Rapporter och datum

Om du måste lägga in sin ändringsverifikation i en senare period än där den felaktiga konteringen gjorts, finns risken att det blir ett periodiseringsfel. För att undvika detta har vi infört ett rapportdatum på verifikationen. Detta datum styr var konteringarna ska sorteras in vid uttag av balans-/resultatrapport och momsrapport/skattedeklaration. Rapportdatumet sätts automatiskt i samband med att en ändringsverifikation skapas, men det finns också möjlighet att sätta det via verifikationsregistreringen. När en rapport som är justerad för ett rapportdatum tas fram visas en information om detta i huvudet på utskriften av den aktuella rapporten och kommer även att visas när du öppnar en verifikation som justerats med rapportdatum.

När det gäller dagbok och huvudbok kommer verifikationerna/transaktionerna att presenteras i registreringsordning.

Om du vill ta fram en lista på de verifikationer där verifikationsdatum och rapportdatum skiljer sig åt kan detta göras via Verifikationskontrollen där du väljer alternativet Mer – Utskrift verifikationer med avvikande rapportdatum. Listan visar samtliga verifikationer där datumen skiljer sig åt under det valda räkenskapsåret.