I företagsuppgifterna lägger du in de generella inställningar du vill använda dig av för bokföringen. Oftast kan du använda de standardinställningar vi skickar med, men det kan finnas tillfällen där du behöver göra avsteg från detta. Du kan när som helst gå in och ändra inställningarna.

• Kontouppgifter
• Inställningar
• Knappen Mer

Du hittar företagsuppgifterna för bokföring genom att välja Arkiv – Företagsuppgifter – Bokföring.

Kontouppgifter

Programmet föreslår de konton som är det normala för den företagsform du valt. Bara om du har särskilda önskemål ska du ändra de föreslagna inställningarna.

Inställningar

• Bokföring med öppna perioder –Om du har programmet inställt för bokföring med öppna perioder behöver du inte göra periodbyte för att börja bokföra nästkommande månad. Du kan registrera verifikationer för hela bokföringsåret och även göra ändringar av verifikationer för hela räkenskapsåret (under förutsättning att de är preliminära verifikationer).

  Observera att du enligt Bokföringsnämndens nya allmänna råd måste se till att låsa dina perioder i tid.

  Om du vill arbeta med låsta perioder tar du bort markeringen här. När en period är låst kan du inte registrera en ny verifikation, redigera eller ta bort en verifikation i den låsta perioden.
• Använd konteringsguide i ver.registrering – Med hjälp av konteringsguider får du hjälp att registrera dina verifikationer utan att du själv behöver göra några konteringar. Du väljer bara vilken typ av händelse det är och lägger in beloppen så sköter programmet konteringen automatiskt. Det finns ett stort antal konteringsguider upplagda för olika typer av affärshändelser. Om du saknar någon eller några kan du själv lägga upp egna konteringsguider. Här kan du läsa mer om hur du lägger upp Konteringsguider.
• Tillåt endast fyrsiffriga kontonummer – Alla konton upplagda i BAS-kontoplanen har fyra siffror, om du vill kan du markera den här inställningen för att inte av misstag lägga upp konton som har fler eller färre tecken än fyra.
• Tillåt endast siffror i kontonummer – Om du skulle ha anledning att använda bokstäver i kontonumret avmarkerar du den här inställningen.
• Kör omuppdatering av redovisning efter avbrott – Denna ruta är som standard markerad och innebär att programmet kommer att köra en omuppdatering av redovisningen efter ett avbrott; exempelvis ett strömavbrott eller att programmet låst sig och du behöver tvinga igen programmet. En omuppdatering innebär att tabellerna som berör bokföringen kommer att räknas igenom och eventuella saldofel uppdateras automatiskt.
• Datumvarning i verifikationsregistrering
  • Fri datumsättning – Verifikationsregistreringen görs utan kontroll av datum. Vi råder dig att inte använda denna funktion, utan i stället markera Varna för bakåtdatering. Om du markerar Fri datumsättning riskerar du t.ex att bokföra i en period som redan är momsredovisad.
  • Varna för bakåtdatering – Detta alternativ är förvalt i programmet. Anger du ett datum som är äldre än den senaste verifikationen i samma verifikationsnummerserie, får du en varning i programmet. Du får sedan välja om du vill att verifikationen ska bakåtdateras eller om du vill ändra på datumet.
  • Spärra bakåtdatering – Med denna inställning spärras möjligheten att ge en verifikation ett äldre datum än senaste verifikationen, det går alltså inte.
• Senareläggning av bokföringen – Här anger du inställningarna för vad som ska gälla för senareläggning av bokföringen. Denna inställning avgör när eventuell automatlåsning sker, samt när en varning/meddelande om när det är dags att låsa en period ska dyka upp. Företagets storlek avgör vilket alternativ du kan välja mellan:
  • Ingen kontroll av senareläggning – med detta alternativ måste du själv hålla koll på när det är dags att låsa en period och därmed omvandla bokföringen från preliminär till definitiv.
  • Max 50 dagar efter månadens utgång – Detta alternativ kan väljas av alla företag, oavsett storlek.
  • Max 50 dagar efter kvartalets utgång – Företag med en omsättning på max 3 miljoner kronor har möjlighet att välja detta alternativ.
  • Max 60 dagar efter räkenskapsårets utgång – Företag med en omsättning på max 1 miljon kronor, med max 50 verifikationer och 250 affärshändelser kan välja detta alternativ.
• Använd preliminära verifikationer – Genom att använda preliminära verifikationer betraktas verifikationerna inte som bokförda och kan ändras. Om du inte markerar detta alternativ kommer verifikationerna att bli definitiva/låsta direkt när du sparar dem och måste därmed ändras med en separat ändringsverifikation. I guiden Bokföringsnämndens nya allmänna råd kan du läsa mer om preliminära verifikationer. En generell inställning för detta görs i programmets grundinställningar, men om du på ett enstaka företag vill ha en avvikande inställning görs den här.
• Använd automatisk låsning av perioder – När bokföringen för en period är slutförd ska perioden låsas. Detta görs normalt under Aktivitet – Periodhantering. Här kan du läsa mer om programmets Periodhantering. Det finns dock en funktion som är tänkt att hjälpa användare som själva missat att låsa en period att låsa en period i tid enligt de regler som gäller för senareläggning av bokföringen. I guiden Bokföringsnämndens nya allmänna råd kan du läsa mer om automatlåsning av perioder. Genom att ange Ja här kommer bokföringen att låsas automatiskt enligt den inställning som gjorts för senareläggning av bokföringen.
• Visa varning när senaste dag för låsning närmar sig – Om du aktiverar denna funktion kommer du att få en varning när du väljer ett företag där senaste dag för låsning ligger mindre än 14 dagar bort. Ett meddelande om att senast tillåtna dag för låsning kommer oavsett vad du väljer här att visas bland Notifieringarna.

Knappen Mer

Räkenskapsår

Du kan direkt komma till inställningarna för räkenskapsår där du lägger upp och hanterar företagets alla räkenskapsår. Här kan du läsa mer om Räkenskapsår. Du kommer också åt dessa inställningar med knappen Räkenskapsår i menyn.

Inställningar kontering

Här har du möjlighet att ställa in hur du vill arbeta i verifikationsregistreringen. Du når även dessa inställningar från verifikationsregistreringen där du väljer Mer – Inställningar.

• Kolumner i transaktionsmatris – Här kan du ställa in vilka kolumner som markören ska stanna i vid verifikationsregistreringen.
• Knappar i fönstrets huvud – Här kan du ställa in vilka knappar som ska synas överst i verifikationsregistreringsfönstret.
• Övriga inställningar
  • Val av räkenskapsår vid ingång till verifikationsregistrering – Om du vill få möjlighet att ange vilket räkenskapsår du vill jobba med i samband med att du öppnar verifikationsregistreringen.
  • Text upprepas automatiskt – Om du vill att transaktionstexten ska upprepas på varje ny rad i verifikationen.
  • Föreslå restbelopp som transaktionsbelopp – Programmet föreslår verifikationens differens som belopp på nästa transaktionsrad. Givetvis har du möjlighet att ändra beloppet, men om beloppet stämmer är det bara att arbeta vidare med Enter, utan att knappa in beloppet.
  • Visa resultat – Du ser löpande vinsten eller förlusten för företaget direkt i verifikationsregistreringen.
  • Löpande utskrift av verifikation – Verifikationen skrivs ut så snart den är sparad.
  • Utför automatkonteringar – Här markerar du om du vill att de automatkonteringar du lagt upp ska aktiveras. Här kan du läsa mer om Automatkonteringar.
  • Aktivera momskod – För att direkt i verifikationsregistreringen tillfälligt ändra momskod vid automatkontering.
  • Konteringsguide – Om du vill använda dig av konteringsguider kan du aktivera det här. Valet innebär att en guide där du anger förutsättningarna för affärshändelserna dyker upp vid registrering av en ny verifikation. Programmet gör sedan konteringen utifrån de förutsättningar du lagt in och du behöver inte själv hålla reda på kontonummer, debet och kredit. Här kan du läsa mer om hur du arbetar med Konteringsguider.

Inställningar prefixkontering

Prefixkontering är en funktion som kan användas när man arbetar med projekt och innebär kostnaderna för projektet bokförs i balansräkningen till dess man genomför en resultaträkning för projektet.

För att aktivera prefixkonteringen markerar du Prefixkontering aktiv. Funktionen kommer sedan att fungera för alla projekt som är markerade att prefixkonteras. I rutan för kontoprefix kommer programmet att föreslå 14 för företag upplagda med kontoplanen BAS 20XX. Dessutom kommer programmet i rutorna för kontointervall föreslå 143–148999 (BAS 20XX). Du behöver normalt sett inte ändra på kontoinställningen, det är bara om du har ändrat konton för pågående arbeten i kontoplanen eller lagt upp en egen kontoplan som du behöver ändra kontoinställningarna. Kontoprefixet måste stämma överens med kontointervallen. Anger du t ex kontoprefixet 14 till kontointervallet 153–158999 kommer du få ett felmeddelande och kan inte spara dina inställningar, i så fall ska du istället använda prefixet 15.

Här kan du läsa mer om hur du arbetar med Projekt.

Verifikationstexter

Här kan du registrera verifikationstexter som du ofta brukar använda. Klicka på Ny och skriv in den aktuella texten. Du kan också ändra eller ta bort upplagda texter. Knapparna Upp och Ned används för att flytta verifikationstexterna högre upp eller längre ned i listan. Den text som ligger överst i listan syns först i verifikationsregistreringen. Du kommer även åt dessa texter genom att högerklicka i en verifikation och välja verifikationstexter.

Koppling till branschkontoplaner

En branschkontoplan är en specialanpassad kontoplan för en viss bransch. I programmet finns ett antal olika sådana upplagda. Om du valt en branschkontoplan kan här se vilken som används här. Du har även möjlighet att ändra kopplingen genom att välja en annan branschkontoplan i listan.

Här kan du läsa mer om Kontoplan/branschkontoplaner.