För att underlätta avstämningen av kundreskontran kan du använda funktionen för avstämning kundreskontra. Funktionen motsvarar utskriften av reskontralistan där du kan få med en avstämning mot bokföringen, men med skillnaden att det är ett klickbart fönster som underlättar arbetet med att hitta igen differenserna.

Du når funktionen genom att välja Aktivitet – Avstämning kundreskontra där du anger vilket eller vilka konton du vill stämma av samt datumintervall.

Den övre delen visar alla poster från kundfakturajournalerna och den nedre från inbetalningsjournalerna. För varje journal visas belopp enligt reskontran och belopp enligt bokföringen, samt eventuell differens.

I fönstret hittar du följande knappar:

• Utskrift – Du kan välja mellan följande utskrifter:
  • Utskrift fakturajournallista – Här kan du skriva ut de journaler som finns i den övre bilden, dvs de journaler som finns inom det valda datumintervallet.
  • Utskrift betaljournallista – Här kan du skriva ut de journaler som finns i den nedre bilden, dvs de journaler som finns inom det valda datumintervallet.
• Spec – Du kan skriva ut följande specifikationer.
  • Specifikation markerad fakturarad – Genom att markera en rad i den övre delen och välja specifikation markerad fakturarad ser du enkelt vilka fakturor den aktuella journalen består av.
  • Specifikation markerad betalrad – Genom att markera en rad i den nedre delen och välja specifikation markerad fakturarad ser du enkelt vilka betalningar den aktuella journalen består av.
  • Specifikation okopplade ver.transar – Genom att välja detta alternativ får du en specifikation av de bokföringstransaktioner på det valda reskontrakontot som inte har någon motsvarighet i reskontran.
• Uppd – Knappen uppdatera tar hänsyn till eventuella nya förutsättningar som sker under tiden du har fönstret öppet. Exempelvis om du gör någon förändring i bokföringen eller reskontran klickar du på Uppd. för att få in de nya uppgifterna i fönstret.
• Avsluta – Stänger fönstret.
• Inst – Här kan du ändra inställningarna för urvalet, dvs vilket reskontrakonto du stämmer av samt vilket datumintervall det gäller.
• Spec okopplat – Genom att klicka denna knapp får du fram specifikationen av de bokföringstransaktioner på det valda reskontrakontot som inte har någon motsvarighet i reskontran.

Arbetsgång

1. Välj Aktivitet – Avstämning kundreskontra och ange reskontrakonto samt datumintervall.
2. I fönstret som öppnas jämförs belopp enligt reskontra och belopp enligt bokföring. Även okopplade bokföringstransaktioner hämtas från kontot och visas i bilden. Om du har differenser mellan reskontran och bokföringen samt okopplade bokföringstransaktioner bör dessa kontrolleras.
3. Dubbelklicka på en rad med differens för att se vilka fakturor/betalningar den består av.
4. Du kan dubbelklicka på en rad och sedan i fönstret som dyker upp markera en rad samt klicka på Resk.post, då kommer du till själva reskontraposten. Vill du komma åt verifikationen behöver du markera raden och klicka på knappen Verifikation.
5. Gör de korrigeringar som eventuellt behövs på reskontraposten eller verifikationen för att justera differensen.

Vad orsakar differenser?

Det finns flera anledningar till att en differens kan uppstå, exempelvis:

• Du har gjort en manuell ändring i bokföringen utan att göra motsvarande ändring i reskontran. Ingen uppdatering sker automatiskt från bokföringen till reskontran, endast åt andra hållet vid uppdatering av fakturor eller betalningar vid registreringen, om valet automatuppdatering till bokföringen är aktiverat i företagsuppgifterna.
• Du har gjort en ändring i reskontran men inte gjort motsvarande ändring i bokföringen.
• Kontantmetoden används, då sker ingen bokföring vid registrering av fakturor, endast vid betalningar och något reskontrakonto används normalt inte annat än vid bokslutet.