Vi uppgraderar nu e-faktureringen i BL Administration till en modernare och mer robust lösning. Förändringen innebär att vi går över till att hantera e-fakturor via Peppol – samma teknik som används i Lundify.

Tack vare det standardiserade formatet minskar risken för fel och fördröjningar, och fakturorna levereras på ett säkert och enhetligt sätt. Dessutom har den nya lösningen kapacitet för att hantera en större volym ingående och utgående e-fakturor.

För att börja använda den nya e-faktureringen behöver du ladda ner version 2026.2.101 av BL Administration och aktivera lösningen. Bytet behöver göras senast 1 juni 2026, då den tidigare Crediflow-lösningen stängs.

• Rätt behörighet för att kunna aktivera tjänsten e-fakturering
• Så här byter du till den nya e-faktureringen och aktiverar tjänsten
• Inställningar på de kunder som du ska skicka e-fakturor till
• Skapa och skicka en e-faktura
• Vad gäller för inkommande e-fakturor?
• Avaktivera den nya e-faktureringstjänsten
• FAQ – Vanliga frågor och svar

Rätt behörighet för att kunna aktivera tjänsten e-fakturering

Det krävs att du har rätt roll på företaget för att kunna aktivera tjänsten e-fakturering (det är endast för själva aktiveringen som du behöver ha rätt behörighet, inte för att skicka e-fakturor när tjänsten väl är aktiverad).

Här kan du se vilken roll som krävs för att kunna aktivera e-fakturering för respektive företagsform:

• Aktiebolag – Styrelseledamot (ej suppleant).
• Handelsbolag – Handelsbolagsdelägare.
• Enskild firma – Den enskilda näringsidkaren. 
• Ekonomisk förening – Styrelseledamot (ej suppleant).
• Ideell förening – Styrelseledamot (ej suppleant).

Så här byter du till den nya e-faktureringen och aktiverar tjänsten

1. Installera/hämta version 2026.2.101 av BL Administration när den finns tillgänglig. 
   
   
2. Gå till Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – EFH-Elektronisk fakturahantering. Aktivera den nya lösningen genom att klicka på knappen Byt e-fakturatjänst. 
   
   
   
3. Nu öppnas ett informationsfönster som innehåller en länk till priser, information om vilken behörighet som krävs för att kunna aktivera tjänsten etc. Det är endast för aktiveringen som du behöver ha rätt behörighet, inte för att skicka e-fakturor. Läs mer om vilken behörighet som krävs här. Klicka på knappen Fortsätt. 
    
   
4. Nu är det dags att registrera företaget/användaren och aktivera tjänsten. Företagsuppgifterna hämtas automatiskt från Arkiv – Företagsuppgifter – Generella. Du behöver fylla i namn, personnummer och e-post (som inte får vara kopplad till något annat personnr än det som anges här) på användaren/administratören (användaren blir automatiskt administratör i Lundify, se bild nedan). Klicka därefter på knappen OK.
   
   I samband med att du aktiverar den nya e-fakturalösningen stängs den gamla lösningen av. Det kommer automatiskt anges ett Peppol-ID för dig som avsändare av e-fakturor utifrån ditt organisationsnummer. Detta gäller alla företagsformer utom enskild firma. För enskild firma behöver du ange ett GLN-nummer som du behöver skaffa på förhand. Det behövs både för att kunna ta emot och skicka e-fakturor. Om du inte har ett GLN-nummer kan du skapa ett här.
   
   Har du redan ett GLN-nummer som du vill använda (även fast du inte är en enskild firma) kan du registrera dig för Peppol med det. Du får då manuellt ändra till ditt GLN-nummer (i rutan för Peppol-ID) efter att du automatiskt har fått ett Peppol-ID angivet.
   
   
   
   Om allting stämmer får du upp en ruta om att E-fakturering har aktiverats. Klicka sedan på knappen OK.
   
   
   
   
5. I samband med aktiveringen får du ett mejl om att företaget har lagts till i Lundify. Om företaget redan finns i Lundify får du ett mejl om att du har blivit tillagd som användare i Lundify. Tjänsten e-fakturering i Lundify kommer också att läggas till. Användaren blir automatiskt administratör i Lundify med rättigheten e-faktura. Det måste finnas minst en administratör på företaget i Lundify. Finns det redan en annan användare som är admin i Lundify kan du i efterhand gå in och ändra denna användare till ej admin. 
   
   
6. Nu är e-faktureringstjänsten för utgående e-fakturor aktiverad. Ska du även ta emot e-fakturor behöver du gå tillbaka via Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – EFH-Elektronisk fakturahantering. Kryssa i rutan Ta emot e-fakturor. Meddela ditt Peppol-ID till dina leverantörer som redan i dag skickar eller som inom en snar framtid kommer att skicka e-fakturor till dig. För de flesta företagsformer baseras Peppol-ID på organisationsnummer. För enskilda firmor behöver du ett GLN-nummer för att kunna skicka/ta emot e-fakturor. Om du inte har ett GLN-nummer kan du skapa ett här.
   
   
   
   Du får upp informationsrutan nedan. Klicka på OK. Då kan du också ta emot e-fakturor.
   
   
   
   
7. För dina utgående e-fakturor behöver du ta reda på dina kunders Peppol-ID för att fortsatt kunna skicka e-fakturor till dem. Finns de inte i Peppol-registret går det inte att skicka. Peppol-ID läggs in i anslutning till inställningen för att skicka e-fakturor på respektive kunds kundkort. Mer om det nedan.
   
   

🛈 Om företaget redan har e-fakturering aktiverat i Lundify känner BL Administration av det när du ska aktivera tjänsten. Du behöver fortfarande gå in i EFH-inställningarna och klicka på Byt e-fakturatjänst, men slipper fylla i några uppgifter då dessa är förifyllda.

Inställningar på de kunder som du ska skicka e-fakturor till

På varje kund som du ska skicka en e-faktura till behöver vissa uppgifter finnas. Du hittar dessa genom att gå in på Fakturering – Kunder och klicka sedan på den kund som det gäller.

Följande uppgifter ska finnas angivet på kundkortet:

• På kundkortets flik Mallar & Redovisning behöver du välja Faktura via - E-faktura. På alla nya kunder som du lägger upp behöver du ställa in det. För de befintliga som du redan har skickat e-faktura till tidigare behöver du inte ändra detta. 
  
  
• Antingen Org.nr eller VAT-nr 
  
  
• Namn – Även referens krävs för att skicka e-fakturor. Det är inte ett måste för att lägga upp en ny kund men det är bra att lägga till redan från början. 
  
  
• Landskod – Landskod måste anges när e-fakturor skickas (även SE för inrikes e-fakturor). Fältet för landskod ska alltså vara ifyllt på kundkortet. Lägger du upp en ny kund blir SE förvalt per automatik, men lägger du upp en ny utländsk kund behöver du se till att landskod finns med. 
  
  För dina befintliga kunder gäller följande: Kunder med organisationsnummer, som saknar landskod och som inte är markerade som utländsk kund eller passiv kund, kommer att uppdateras automatiskt (med landskoden SE) när den nya tjänsten för e-faktura aktiveras. Finns det redan en landskod på kundkortet kommer den att vara kvar. 
  
  
• Peppol-ID/GLN – För att fortsätta skicka e-fakturor till dina kunder behöver ett Peppol-ID finnas i det nya fältet på kundkortets flik Mallar & Redovisning. Om du sedan tidigare använt ett GLN-nummer på dina kunder kommer detta automatiskt att flyttas över till det nya fältet Peppol-ID på kundkortet med ett korrekt prefix (0007 när organisationsnr används och 0088 för ett GLN-nummer). Om inget GLN-nummer finns kommer ett Peppol-ID att automatiskt skapas utifrån organisationsnumret för de kunder som tidigare tagit emot fakturor som e-fakturor. Detta sker i samband med versionsuppdateringen av BL Administration.

Skapa och skicka en e-faktura

1. När den nya e-faktureringstjänsten är aktiverad kan du skapa en faktura. Du går då till Fakturering – Aktivitet – Registrering – Faktura/order. Du kan även klicka på knappen Fakturaregistrering i snabbvalsmenyn. Då kommer du till detta fönster:
   
   
   
   Du skapar en e-faktura på samma sätt som en vanlig faktura. Dock är det krav på att Er referens och Vår referens ska anges. I fakturaregistreringen finns också tre (valfria) fält under fliken Extrauppgifter att använda när du skickar e-fakturor: Orderreferens, Kontaktreferens och Projektreferens. 
   
   
2. Det går att bifoga bilagor till e-fakturan, men då behöver du komma ihåg att bocka i rutan "Bifoga bilagor".
   
   
   
   
3. När du registrerat din order/faktura ska du spara den. Det gör du genom att välja Ny och svara Ja på frågan om du vill spara din order. Du kan också välja knappen Spara, men då ligger ordern fortfarande öppen istället för att du kommer in på en ny tom order. För att skriva ut en faktura kan du antingen klicka på knappen Utskrift eller välja Utskrift – Kunddokument – Faktura i menyn.
   
   
4. När e-faktureringen är aktiverad och du sparar en faktura, kommer programmet automatiskt att vilja skicka den som e-faktura när du går till fakturautskriften. Du ser detta genom en ikon i kolumnen EDI.
   
   
   
   
5. När e-fakturan har skickats till en kund men fortfarande inte är uppdaterad, skapas det en preliminär reskontrapost (detta gäller enbart för e-fakturor). Detta framgår i reskontran (under Kontroll reskontra) genom att det blir en post på den kunden. Det ligger då en vit flagga under Anmärkning samt står "Ej uppdaterad".
   
   
   
   Du kan också se att den har fått E-fakturastatusen Mottagen. Det ser du genom att dubbelklicka på fakturan, varpå fönstret nedan öppnas. Skulle det ha blivit något fel står det istället "Misslyckad". 
   
   
   
   Vid en misslyckad leverans av en e-faktura skickas ett mejl med information om eventuell felkod till den e-postadress som finns angiven i de generella företagsuppgifterna (på samma sätt är det när en e-faktura skickas via Lundify).
   
   Det går inte att skicka om e-fakturan om något har gått fel, utan då behöver du kreditera e-fakturan och göra en ny. Du kan då kopiera den du redan hade gjort, men modifiera den utifrån de ändringar som behöver göras. Se till att först granska mejlet om varför den misslyckades/avvisades, för det mesta går det att utläsa av felkoden. Om förklaringen inte visas i klartext kan en sökning på felkoden vanligtvis ge mer information.
   
   
6. Uppdatera fakturan. Om du inte gör det direkt kan du göra det under Fakturering – Aktivitet – Uppdatera utskrivna – Fakturor. Då uppdateras posten i reskontran och den får anmärkningen "Ej betald" precis som vanligt. 
   
   

Vad gäller för inkommande e-fakturor?

Till dina leverantörer behöver du meddela ditt Peppol-ID samt att du ska ta emot e-fakturor via Peppol-nätverket istället. Detta för att dina inkommande e-fakturor ska landa i din databas på samma sätt som tidigare. Hur du aktiverar tjänsten för att ta emot e-fakturor kan du läsa mer om här.

Du hittar ditt Peppol-ID under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – EFH-Elektronisk fakturahantering.


Vi har förberett en mejlmall som du kan använda dig av vid utskick till dina leverantörer: 

Ämne: Övergång till e‑faktura via Peppol

Hej!

Vi vill informera om att vi nu tar emot e‑fakturor via Peppol‑nätverket. För att säkerställa en snabbare och säkrare fakturahantering ber vi er att från och med nu skicka era fakturor elektroniskt till vårt Peppol‑ID:

Peppol-ID: [ange ert Peppol-ID här]

Vänligen säkerställ att fakturorna skickas i Peppol BIS Billing 3‑format.

Har ni frågor eller behöver hjälp med att komma igång är ni varmt välkomna att höra av er.

Tack på förhand!

Vänliga hälsningar,
[Namn]
[Företag]
[Kontaktuppgifter]

Inkommande e-fakturor tolkas också om du har tjänsten tolkning påslagen.

Bilagor till inkommande e-fakturor
Bilagor till inkommande e-fakturor hanteras på ett nytt sätt i och med den nya lösningen. Eventuella bilagor listas i Peppol-formatet under Övriga dokumentreferenser. På bilden nedan ser du var på själva fakturan som det framgår att det finns en eller flera bilagor.



I vyn du använder för att registrera e-fakturor (/skannade dokument) finns en länk till bifogade filer längst ner på själva fakturan. Genom att klicka på länken till bilagan kan du spara ner den i din dator, och genom att högerklicka på den kan du välja att öppna den i ett nytt fönster.

Avaktivera den nya e-faktureringstjänsten

När du avaktiverar tjänsten kommer företaget fortfarande att finnas kvar i Lundify, men tjänsten e-fakturering tas bort både i BL Administration och i Lundify.

Så här gör du för att avaktivera tjänsten:

1. Gå in på Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – EFH-Elektronisk fakturahantering.
   
   
2. Klicka på knappen Avaktivera tjänsten.
   
   
   
   
3. Du får då upp en informationsruta. Klicka på OK för att avaktivera tjänsten för e-faktura.
   
   

Utskriftstjänst

Förändringen till den nya e-fakturalösningen innebär att funktionalitet för utskriftstjänst tas bort. Vill du fortsatt skicka pappersfakturor till dina kunder behöver du göra det själv men vi rekommenderar att du använder dig av e-faktura. Om användaren inte kan ta emot e-fakturor rekommenderar vi i första hand faktura via e-post.  

FAQ – Vanliga frågor och svar

1. Kommer jag att kunna skicka e‑faktura till mina mottagare som vanligt efter bytet?
   
   Svar: Oftast, ja – men det beror på hur din mottagare tar emot e‑fakturor.
   
   * Om din kund är registrerad i Peppol (ett slags adressbok för företag som skickar och tar emot e‑fakturor) kan du fortsätta skicka direkt till dem precis som vanligt.
   
   * Om din kund inte finns i Peppol, utan bara är ansluten via en VAN‑operatör (en äldre typ av tjänst för att skicka e‑fakturor), behöver kunden först registrera sig i Peppol för att du ska kunna skicka e-fakturor till dem.
   
   
2. Kan jag som tar emot e‑fakturor fortsätta ta emot dem som vanligt efter bytet?
   
   Svar: Ja, du kommer att kunna ta emot e‑fakturor – men dina leverantörer måste skicka dem via Peppol i stället för via din gamla VAN‑operatör.
   
   För att det ska fungera behöver du ge dina leverantörer ditt Peppol‑ID, så att de vet vart de ska skicka fakturorna i det nya nätverket.
   
   
3. Vad är Peppol?

Svar: Peppol är ett öppet och standardiserat nätverk för att skicka och ta emot e-fakturor.

Man kan tänka på det som ett ”postnät” för företag, där alla använder samma format och samma regler. Det gör att fakturorna alltid kommer fram, ser likadana ut och är lätta för mottagaren att ta emot. Peppol är snabbt, säkert och framtidssäkrat.