Företagsuppgifter – Fakturering

Uppdaterad 2024-05-28

Den här instruktionen gäller BL Fakturering.

Här gör du dina grundinställningar för hur faktureringsprogrammet ska fungera. Vi rekommenderar att du noggrant går igenom de fasta företagsuppgifterna. Du undviker onödiga problem genom att ha korrekta grundinställningar.

Välj Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering.

Grunduppgifter

Under denna flik anger du vissa grundinställningar för faktureringsprogrammet.

Automatuppdatering till bokföring – Se en film om hur man gör >> Här väljer du om du vill ha ditt faktureringsprogram BL Fakturering integrerat med bokföringsprogrammet BL Bokföring. Integreringen innebär att bokföringen automatiskt blir uppdaterad när du uppdaterar dina kundfakturor/kundinbetalningar. Många tycker att detta är en praktisk funktion, medan andra hellre sköter bokföringen manuellt. Observera att med kontantmetoden som momsredovisningsmetod uppdateras bokföringen endast när inbetalningarna uppdateras. Om denna ruta är utgråad beror det på att du inte har tillräckligt med rättigheter för att köra fakturering i programmet, tex om du kör i en molndatabas tillsammans med någon annan. Här kan du läsa mer om att arbeta i molndatabas.
Kontera vid manuell registrering kundreskontra – I BL Fakturering kan du manuellt registrera kundfakturor i din reskontra utan att behöva utföra den normala faktureringsrutinen. Manuell registrering sker via aktivitetsmenyn – manuell registrering kundreskontraposter. Genom att markera detta alternativ får du möjlighet att kontera fakturorna direkt vid denna manuella registrering. Funktionen används kanske mest av redovisningsbyråer och av de som direkt vill lägga in hela sina reskontror i BL Fakturering, t ex vid byte av faktureringsprogram.
Avrundning till jämna kronor – Här anger du om du vill att dina fakturor ska avrundas till jämna kronor. Avrundning sker på ordertotalen.
Kunduppgifter till leveransfält faktura – Om du markerar detta alternativ kommer orderns faktureringsadress att kopieras till fältet för leveransadress på fakturor, följesedlar och andra dokument.
Spärra nya fakturor – Den här funktionen gör att alla nya order blir fakturaspärrade, vilket innebär att de inte kommer att skrivas ut förrän du tar bort spärren. Det kan vara bra om du vill lägga in en order som inte ska faktureras förrän du t ex vet den exakta materialåtgången.
Behåll ordernummer vid import – BL Fakturering räknar normalt upp ordernumret med 10 för varje ny order. Om du vill importera order kan du här välja om de ska behålla sina tidigare ordernummer.
Hämta pris och rabatt vid import order – Här markerar du om du vill att pris och rabatt ska tas med vid importen av ordern, även vikt och volym importeras.
Hämta def.lev.adr vid import order – Här markerar du om du vill att leveransadressen ska läsas in vid import av order.
Utskrift faktura direkt – Om du markerar detta alternativ kan du skriva ut dina fakturor direkt i samband med faktura-/orderregistreringen. När du har registrerat en order och klickar på Ny får du en fråga om du vill spara fakturan. Därefter öppnas alternativ för utskrift faktura, klicka på OK så skrivs fakturan ut. För att sedan uppdatera redan utskrivna fakturor går du in på Aktivitet – Uppdatera utskrivna – Fakturor.
Aktivera egna ex vid utskrift kunddokument – Om du vill ändra antalet exemplar som skrivs ut av kunddokument markerar du här. Med denna inställning ser du i utskriftsfönstret för kunddokumentet (Utskrift – Kunddokument) en ruta där du kan bestämma antal kundexemplar och antal egna exemplar av utskriften.
Varning vid överskriden kreditlimit – Denna inställning gör att du får en varning när du registrerar en faktura/order på en kund som överskridit sin kreditlimit. Kundernas kreditlimit anger du på kundkortet (under Uppläggning – Kunder).
4 decimaler i order – Denna inställning gör att du kan ange upp till 4 stycken decimaler i fälten som avser mängd vid registrering av faktura/order.
Dölj arbetskoder i offert, order och kassa – Om du även använder BL Tidredovisning kan du markera här om du inte vill att arbetskoderna ska synas i offert-, faktura-/order- och kontantfakturaregistreringen. Du ser då enbart artiklarna du lagt upp under Uppläggning – Artiklar i listorna som visas i registreringsbilderna.
Beloppsrabatt i order – Om du vill att rabatten i faktura-/orderregistreringen ska registreras i belopp istället för i procent markerar du här.
Spara kund automatiskt i order – Om du väljer att registrera en faktura på en kund som inte finns upplagd i ditt kundregister läggs den upp automatiskt om du markerat här.
Stafflade priser per rad – Om du lagt upp flera orderrader med en och samma produkt som är upplagd med stafflat pris slår programmet ihop antalet upplagda av den produkten och ser om det överstiger antalet för att få det stafflade priset. Om du inte vill att totalt antal beställda av samma produkter ska räknas ihop markerar du här, då räknas varje rad för sig. Läs mer om det i kapitlet stafflade priser.
Sätt fakturanummer vid förhandsgranskning (gäller ej avtalsorder) – Markera här om du vill att programmet ska sätta fakturanummer direkt när du förhandsgranskar fakturan i fakturaregistreringsbilden. Om du vill förhandsgranska utan att fakturanummer sätts tar du bort markeringen. Observera att om du förhandsgranskar en faktura under Utskrift – Kunddokument – Faktura/avtalsfaktura/kontantfaktura/räntefaktura sätts alltid ett fakturanummer oavsett om denna inställning är aktiverad eller inte.
Visa spärrade fakturor, offerter vid utskrift – Normalt visas inte spärrade fakturor i listan när du väljer fakturautskrift. Om du markerar denna inställning kommer alla fakturor med, även spärrade. Ett litet hänglås markerar att den är spärrad och genom att dubbelklicka på en sådan faktura låser du upp den och kan skriva ut den.
Skriv endast levererade rader på faktura – Rader i en faktura som inte är levererade skrivs inte ut om denna ruta är ikryssad, med levererad menas att det levererade antalet är mindre än det beställda. Denna inställning kan vara önskvärd om du jobbar med ordertypen olevererad order i fakturaregistreringen.
Leveransadresser i kundupplägg – Vill du kunna se leveransadresserna till en markerad kund i en separat ruta när du är inne under Uppläggning – Kunder så kan du kryssa i denna ruta.
Stäng av listsökning artiklar i fakturaregistrering – Om du inte vill att programmet ska söka efter dina artiklar när du börjar skriva i artikelnummerrutan i fakturaregistreringen markerar du detta alternativ. Det kan vara aktuellt om du har ett väldigt stort artikelregister och upplever att det är segt vid registrering av fakturor.
Sätt leveransdatum på order = fakturadatum i order – Med denna inställning kommer leveransdatumet att sättas till det fakturadatum som är valt.
Förfallodatum utan hänsyn till helgdag
Hämta inpris från artikel till order om inpris = 0
Betalningsvillkor – Här väljer du det betalningsvillkor du vill ska gälla för alla nya kunder du lägger upp. BL Fakturering innehåller ett antal betalningsvillkor som är vanliga i näringslivet. Om du vill kan du enkelt lägga upp egna betalningsvillkor under Uppläggning – Villkor – Betalningsvillkor. På kundkortet kan du välja att en viss kund ska ha ett annat betalningsvillkor än det generella. Läs mer om Betalningsvillkor.

Observera att du ska ange det id som betalningsvillkoret har, välj rätt betalningsvillkor genom att klicka på knappen Betvillkor. Du kan alltså inte bara skriva in antal dagar till förfallodatum. Som standard överensstämmer ändå id med antalet dagar.

Levvillkor – Här väljer du det leveransvillkor som ska gälla. Om du vill kan du enkelt lägga upp egna leveransvillkor under Uppläggning – Villkor – Leveransvillkor. Läs mer om Leveransvillkor.
Levsätt – Här väljer du det leveranssätt som ska gälla. Du kan även lägga upp egna leveranssätt under Uppläggning – Villkor – Leveranssätt. Läs mer om Leveranssätt.
Valuta nya kunder – Genom att klicka här kan du välja vilken valuta som kommer att läggas upp för nya kunder. Hur du lägger upp själva valutorna kan du läsa om i avsnittet Uppläggning – Valutor.
Ordertyp –Här kan du ange vilken ordertyp som programmet ska föreslå i order/fakturaregistreringen. Du kan välja mellan:
- Olevererad order – Ordern är mottagen, men varan inte levererad. Påverkar det disponibla, men inte det fysiska lagret.
- Direktleverans – Varan levereras från ett annat ställe än företagets lager. Påverkar inte artiklarnas lagervärde.
- Levererad order – Varan levereras från företagets lager. Påverkar produkternas lagervärde. Är förvald av programmet.
- Avtalsorder – En vara eller tjänst som levereras/utförs med återkommande intervall, t ex lokalhyra eller leasingavtal. En avtalsorder faktureras normalt med samma belopp varje period (kräver att du har BL Fakturering Plus).
- Offert – Med detta alternativ markerat kommer du skapa en offert istället för en faktura, tills du ändrar i faktureringsbilden.
- Kontantfaktura – Välj detta alternativ om du oftast registrerar kontantfakturor.
Återgå vid ny till – Om du markerar detta alternativ kommer den valda ordertypen alltid att vara förvald när du skapar en ny order. Har du inte markerat detta alternativ kommer den senast använda ordertypen att väljas när du skapar en ny order.
Frakt – Om du vill ta ut frakt på dina fakturor anger du ett belopp här. Då kommer den summan med på alla dina fakturor. Vill du ta bort eller ändra avgiften på någon enstaka faktura kan du göra det direkt i faktura-/orderregistreringen.
Expeditionsavgift – Här anger du om du vill ta ut expeditionsavgift på alla dina fakturor. Vill du ta bort eller ändra den här avgiften på någon enstaka faktura kan du göra det direkt i faktura-/orderregistreringen.
Emballagevikt (kg) – Kanske inte så vanligt att man anger detta, men om du vill ha med den uppgiften på dina order anger du emballagevikten här.
KundNr hos Bgc – Om du ska använda dig av autogirobetalningar måste du ange ditt kundnummer hos Bankgirot här.
Nya Autogiro – Här markerar du om du vill skapa autogirofiler enligt det nya autogiroformatet. Det är anpassat till nya EU-regler och innebär bland annat att det blir lättare att via en speciell webbtjänst stoppa betalningar. All pappershantering kommer också att tas bort och ersättas av elektronisk information. Läs mer om Nya Autogiro i guiden Autogiro.
Gamla Autogiro privat – Här markerar du om du vill använda dig av autogirofunktionen i programmet. Autogiro privat används när du i huvudsak har kunder som är privatpersoner. Pengar ska då dras från kundens bankkonto. Läs mer om detta i guiden Autogiro.
Gamla Autogiro företag – Här markerar du om du vill använda dig av autogirofunktionen i programmet. Autogiro företag används när man i huvudsak har kunder som är företag. Pengar ska då dras från kundens bankgiro. Läs mer om detta i guiden Autogiro.

De gamla formaten Autogiro Privat och Autogiro Företag kommer att fungera även i fortsättningen. I nya företag kommer man bara att kunna välja nya Autogirot.

Aktivera ROT/RUT, Grön teknik – Här markerar du för att kunna registrera ROT/RUT fakturor och fakturor med Grön teknik. Läs mer i guiden om Skattereduktion ROT/RUT, Grön teknik.
Huvudbransch – Genom att ange din (huvudsakliga) bransch i företagsuppgifterna kommer du på raden ROT/RUT på artikelkortet att få materialkostnad för aktuell bransch inlagd. Om artikeln avser något annat, t ex arbetstid, måste detta ändras på artikelkortet. I och med detta kommer specifikationen av ROT/RUT att vara förifylld där uppgifterna hämtas antingen till antal arbetade timmar eller materialkostnad beroende på hur artikeln är kodad.
Vår referens i fakt. reg – Här anger du den du vill ha som referens på dina fakturor, namnet du anger här kommer automatiskt föreslås vid raden vår referens som du ser i fakturaregistreringsbilden. Om du inte anger något här föreslås den inloggade användarens namn.
EFH – Elektronisk fakturahantering – Om du vill skicka e-fakturor till dina kunder gör du samtliga inställningar för detta via knappen EFH – Elektronisk fakturahantering.

Redovisning

Under denna flik anger du vilka konton BL Fakturering ska använda. Det är de konton du anger här som kommer att framgå på det bokföringsunderlag du får ut efter att ha uppdaterat din kundreskontra.

Observera att dessa konton är underordnade de konton du lägger upp för kunder och artiklar. Det betyder att de konton du lägger upp här bara används om du inte har angett andra konton för en viss artikel eller kund.

Du kan lägga upp konton för:

Kundfordringar
Kundfordringar, avtalskunder
Inbetalningar (vanligen bankgiro eller plusgiro)
Plusgiro
Bankgiro
Kassa
Dröjsmålsränta
Kursvinster
Kursförluster
Bankkostnader
Kundförluster
Försäljning
Expeditionsavgift
Frakt
Öresavrundning
Kassabetalning, check
Lager
Lagerkostnad

Lagerkonto och Lagerkostnadskonto är konton som ska användas för kostnadsomföring vid försäljning. Se Varukostnadsomföring nedan.

Försäljningskonto, expeditionsavgift och frakt kan anges per momssats. Detta används framförallt vid integrationen med kassasystemet Zettle. Försäljningskonto och momssats styrs på artiklarna eller på kunderna, alternativt att man infogar rutan Konto samt Momskod i fakturaregistreringen (via Merknappen – Inställningar).

Byt konto i fakturaregistreringen om momskod ändras och artikelnummer saknas – Här markerar du om du vill att ovanstående konton för försäljning, expeditionsavgift samt frakt ska användas om du inte har något upplagt artikelregister utan manuellt fyller i det som ska faktureras och väljer momskod för respektive rad i fakturaregistreringen.
Sätt reskontrakonto per faktureringsomgång – Funktionen är till för dig som har olika reskontrakonton och ger dig en möjlighet att ändra kontonummer innan dina fakturor uppdateras i reskontra och bokföring. När du ändrat kontot får du en kontrollfråga om kontot är det rätta.
Kostnadsställekontering även på balanskonton – Markera här om du vill ha ett kostnadsställe på balanskonton (ovanligt). Det kostnadsställe du anger under fliken Redovisning i fakturaregistreringen bokförs då på balanskontona, normalt kontot för utgående moms och kundfordran.
Kostnadsbärarkontering även på balanskonton – Markera här om du vill ha en kostnadsbärare på balanskonton (ovanligt). Den kostnadsbäraren du anger under fliken Redovisning i fakturaregistreringen bokförs då på balanskontona, normalt kontot för utgående moms och kundfordran.
Projektkontering även på balanskonton – Markera här om du vill ha projektredovisning på balanskonton (ovanligt). Det projekt du anger under fliken Redovisning i fakturaregistreringen bokförs då på balanskontona, normalt kontot för utgående moms och kundfordran.
Faktura- och betaljournal utan kontering – Om du markerar här skrivs fakturajournalen ut, utan att bruttobeloppet fördelas på olika konton.
Uppdatering utan utskrift journal – Här markerar du om du vill kunna uppdatera, när du har registrerat eller betalat fakturor etc, utan att få frågan om du vill skriva ut journalen. Du kan alltid skriva ut journaler i efterhand via Utskrift – Journaler – Fakturajournal retroaktiv eller Inbetalningsjournal – retroaktiv.
En verifikation per betaldatum – Här kan du markera om du vill få en verifikation per betaldatum, vilket kan underlätta avstämningen. Om du inte markerat här kommer varje inbetalning att få ett verifikationsnummer.
Försäljningskonto på artikel före konto på kund – Om du vill att försäljningskontot på artikelkortet ska styra över försäljningskontot på kundkortet ska du markera här. Om du inte har något konto angivet på artikeln kommer kontot som finns på kunden att användas istället. Om inga konton finns på varken kund eller artikel används istället det generella försäljningskontot i företagsuppgifterna.
Varukostnadsomföring – Om du använder denna funktion kommer bokföringen vid försäljningen av artiklar automatiskt att bokas så att ett lagerkonto krediteras samtidigt som ett kostnadskonto debiteras. De konton som används är de konton du angett för lager och lagerkostnad på denna flik. Du ska också ange vilket pris du vill att programmet ska utgå från vid beräkning av det belopp som ska omföras. Välj mellan Inpris, Vägt inpris och Kalkylpris. Läs mer om inpriser i avsnittet Artiklar.
Uppdatera valutakurs med automatik vid betalning utlandsfaktura – När du registrerar en utlandsbetalning kommer programmet automatiskt att uppdatera valutaregistret med den aktuella kursen. På så sätt stämmer kursen förmodligen bättre när nästa utländska faktura registreras. Vill man inte ha denna automatik ska bocken i rutan tas bort. Observera att inställningen är gemensam för BL Fakturering samt BL Leverantör.

Nummerserier

Inställningarna under denna flik omfattar uppgifter för nummerserier och dokumentmallar.

Tänk noga över vilka nummerserier du vill använda. Vi rekommenderar att du inte ändrar några nummerserier under räkenskapsåret. Om du ställer tillbaka nästa nummer till ett redan använt nummer för en nummerserie kan det uppstå dubbletter i registren.

Nästa offertnummer – Här har du möjlighet att ange vilket nummer nästa offert ska få. Är det ett nytt företag behöver du inte ändra något. Har du ett befintligt företag där du redan skapat offerter anger du vilket nr nästa offert ska få.
Nästa ordernummer – Första ordernummer som skapas är 10 om du inte ändrar här.
Öka ordernummer i steg om – Ordernumren i BL Fakturering räknas som standard upp med 10 åt gången, dvs ligger nummer 10 som första ordernummer blir nästa ordernummer 20, 30, 40 etc. Vill du ändra orderintervallet gör du det genom att ändra siffran 10.
Nästa fakturanummer – Om du har skapat ett nytt företag i programmet börjar fakturanumret på 1, vill du ändra så anger du bara det nummer som är nästa i din fakturanummerserie.
Nästa Kontantfakturanummer – När du har skapat ett nytt företag i programmet står det 0 här, det innebär att kontantfakturor kommer att följa den vanliga fakturanummerserien. Vill du ändra så anger du bara det nummer som är nästa i din kontantfakturanummerserie, tänk då på att välja ett nummer som skiljer sig väsentligt från den vanliga fakturanummerserien.
Nästa avtalsfakturanummer – Önskar du en egen nummerserie för avtalsfakturor anger du nästa avtalsfakturanummer här. Se till att den skiljer sig ordentligt från den vanliga fakturanummerserien för att undvika krock. Vill du att avtalsfakturorna ska följa den vanliga fakturanummerserien anger du 0.
Nästa Räntefakturanummer – Här är det inställt 90 000 för nya företag.
Nästa kvittonummer – Här kan du ställa in vilket nummer nästa kvitto ska få.
Nästa beställningnummer – Funktionen är dock ännu inte implementerad i programmet!
Nästa fakturajournalnummer – Här har du möjlighet att ange vilken nummerserie som ska gälla för kundfakturajournalerna.
Nästa inbet.journalnummer – Här kan du ange vilken nummerserie som ska gälla för inbetalningsjournalerna.
Antal tecken beskr. (max 80) – Här styr du hur många tecken du kan registrera i fältet benämning i fakturaregistreringen. För att få så mycket utrymme som möjligt för att beskriva en fakturarad och därmed få så få rader som möjligt på fakturan anger du maxantalet 80. Tänk på att den fakturamall du använder kanske inte har tillräckligt med utrymme för maximalt antal tecken, du har dock möjlighet att justera mallen om du önskar. Läs mer under Blanketter.
Summera varugrupper på faktura – Denna funktion är till för att man ska kunna göra delsummeringar på fakturor. Det finns i blankettgeneratorn tre datafält som hör till delsummeringarna. Du styr här vilken varugrupp som ska vara kopplad till vilket fält. Du har möjlighet att ha tre Varugrupper valda här. Under Uppläggning – Varugrupper lägger du upp de olika Varugrupperna. Läs mer i kapitlet Varugrupper.
F-skatt text – Om du är godkänd för F-skatt ska den som anlitar dig inte dra av skatt eller betala socialavgifter. Du visar enklast att du är godkänd för F-skatt genom att ange detta på fakturorna. Skriv förslagsvis in texten ”Godkänd för F-skatt”
Avtalsrubrik – Här anger du den dokumentrubrik du vill använda för dina avtalsfakturor. Om du t ex äger en hyresfastighet vill du kanske benämna avtalsfakturan Hyresavi eller liknande.
Versala dokumentrubriker – Här markerar du om du vill att rubriken på fakturan ska skrivas med enbart stora bokstäver.
Skriv "Kopia" på orderdokument – Vill du att det ska stå Kopia på utskriftsexemplar nr 2, 3 osv markerar du här. Det innebär att utskriftsexemplar nr 1 blir ett original och de nästkommande får texten Kopia diagonalt över dokumentet. Vill du lägga in ordet kopia på valfritt ställe på fakturan så finns det beskrivet i guiden Blanketter.
Stora kundregister – Om du har väldigt många kunder i ditt företag kan du, genom att markera här, få upp en sökfunktion istället för hela kundregistret när du ska välja en kund i fakturaregistreringen. Det gör att du snabbare kan få fram uppgifter från kundregistret. Detta gäller även vid uppläggning av kunder.
Stora artikelregister – Om du har väldigt många artiklar i ditt register kan du, genom att markera här, snabbare hitta rätt artikel i faktura-/orderregistreringen. Du får då fram en sökfunktion istället för hela ditt artikelregister när du klickar på knappen artiklar i registreringsbilden. Detta gäller även vid uppläggning av artiklar.
Varning om lagersaldo underskrids – Här markerar du om du vill få en varning när artikelns lagersaldo understiger noll. Varningen får du när du sparar ordern i order-/fakturaregistreringen.
Visa journalnummer – Om du bockar för här skrivs journalnumret ut på journalerna som skapas i programmet. Det är till hjälp när du letar efter en särskild post i efterhand.

Samfakturering inställningar

Här gör du inställningar för att skapa en faktura av flera order. De inställningar du kan göra är:

Endast en rad per order – Här markerar du om du vid samfakturering inte vill specificera alla artiklar som finns registrerade på en order, utan istället vill att endast totalsumman per order ska visas.
Skriv ordernummer – Ordernumret för varje enskild order visas på fakturan.
Skriv leveransdatum – Leveransdatum för varje enskild order visas på fakturan.
Skriv Er referens – Kundens referens för varje enskild order visas på fakturan.
Skriv Vår referens – Det egna företagets referens för varje enskild order visas på fakturan.
Dölj rader även på orderbekräftelse – Om du vill dölja rader i orderbekräftelsen markerar du här. På fakturan kommer de ändå att skrivas ut.
Dölj rader även på följesedel – Om du vill dölja rader på följesedeln markerar du här. På fakturan kommer de ändå att skrivas ut.
Dölj rader även på offert – Om du vill dölja rader på offerter markerar du här. På fakturan kommer de ändå att skrivas ut.
Behåll OCR på kreditfakturor – Om du använder dig av OCR-nummer på dina fakturor kommer det vid en kreditfaktura stå MAKULERAD istället för ocr-numret såvida du inte kryssar i denna ruta.

Här kan du läsa ytterligare om hur du arbetar med Samfakturering.

Här kan du läsa ytterligare om hur du arbetar med OCR.

Påminnelse/räntefaktura

Inställningarna under denna flik omfattar uppgifter för påminnelser och räntefakturor.

Påminnelsetexter – Här anger du vilken text du vill ska stå på de påminnelser du skickar ut. Du kan välja att ha olika formuleringar på texterna beroende på vilken påminnelse i ordningen det gäller. Många använder något skarpare formuleringar i påminnelse 2 och 3. I BL Fakturering finns standardfraser inlagda i programmet. Du kan ändra dessa genom att ställa musmarkören i respektive påminnelseruta och ändra eller lägga till text.
Dröjsmålstext – Här kan du lägga in en valfri text. Det vanligaste användningsområdet för detta alternativ är att lägga in ett förbehåll om uttag av dröjsmålsränta. T.ex. Efter förfallodatum debiteras en dröjsmålsränta med 10% per månad. Kom ihåg att för att kunna ta ut en högre dröjsmålsränta än enligt räntelagen, dvs gällande referensränta åtta procentenheter måste du ha avtalat med din kund om detta. Att bara nämna det på fakturan räcker inte, du måste ha avtalat om det vid beställningstillfället.
Betalningsvillkor räntefaktura – Här väljer du ett betalningsvillkor som ska gälla för räntefakturor. Klicka på knappen för att välja något annat än det förvalda alternativet.
Antal påminnelser – Du anger hur många påminnelser du vill kunna skicka till dina kunder, välj mellan 1, 2 och 3 påminnelser.
Dagar till påminnelse 1, 2 och 3 – Här anger du hur du vill hantera dina påminnelser. Du anger hur många dagar som ska löpa från kundfakturans förfallodatum till påminnelse 1, 2 och 3 skapas.
Dagar till inkassomarkering – Här anger du hur många dagar som ska löpa från förfallodatum till dess att en faktura blir inkassomarkerad i systemet. I BL Fakturering kan du sedan skriva ut en lista över inkassomarkerade fakturor, vilket underlättar inkassoarbetet. Läs mer om inkassohantering här.
Påminnelseavgift – Här anger du om du vill ta ut en påminnelseavgift, och i så fall med vilket belopp. Observera att påminnelseavgifterna inte kommer med i kundreskontran. Du måste alltså bokföra manuellt när någon kund betalar en påminnelseavgift. För att underlätta detta kan du använda rutinen Buntbetalning när du registrerar inbetalningar där påminnelseavgift ingår. Läs mer om detta i avsnittet Buntbetalning. Läs mer om hur du skriver ut påminnelser på förfallna fakturor i avsnittet Utskrift påminnelser.
Förseningsavgift – Här anger du om du vill ta ut en förseningsavgift och i så fall med vilket belopp. Om du tar ut en förseningsavgift kommer den att skrivas ut när du skickar en påminnelse till kunden. För att förseningsavgiften ska tas ut krävs att du markerat att förseningsavgiften ska tas ut på fliken Mallar och redovisning på kundkortet för de aktuella kunderna. Observera att påminnelseavgifterna inte kommer med i kundreskontran. Du måste alltså bokföra manuellt när någon kund betalar en förseningsavgift. För att underlätta detta kan du använda rutinen Buntbetalning när du registrerar inbetalningar där förseningsavgift ingår. Läs mer om detta i avsnittet Buntbetalning. Hur du skriver ut påminnelser på förfallna fakturor kan du läsa om i avsnittet Utskrift påminnelser.
Inkassoavgift – Här anger du om du vill ta ut en inkassoavgift och i så fall med vilket belopp. Observera att inkassoavgifterna inte kommer med i kundreskontran. Du måste alltså bokföra manuellt när någon kund betalar en inkassoavgift. För att underlätta detta kan du använda rutinen Buntbetalning när du registrerar inbetalningar där inkassoavgift ingår. Läs mer om detta i avsnittet Buntbetalning. Läs mer om hur du skriver ut inkassokrav i avsnittet Utskrift inkassokrav. Du kan läsa mer om hur du generellt jobbar med inkasso här.
Minimibelopp räntefaktura – Ingen räntefaktura skapas om den dröjsmålsränta programmet beräknar understiger det belopp du anger här. Om du t ex skriver 50 kommer inga räntefakturor lägre än 50 kr att skapas.
Dröjsmålsränta – Du bestämmer själv vilken dröjsmålsränta du vill använda. Har du inte avtalat om annat med din kund får du inte ta ut en högre ränta än gällande referensränta åtta procentenheter.
En obetald faktura per påminnelse – Om en kund har två obetalda fakturor kommer de att skrivas ut på varsin påminnelse om du markerar detta val.
Selektera på specifikt reskontrakonto – Om du markerar här kommer du innan utskriften att få en fråga om du vill skriva ut påminnelser på fakturor som är bokförda på ett visst reskontrakonto. Denna funktion har bara betydelse om du bokför fakturor på olika reskontrakonton.
Skriv fakturainnehåll på påminnelse – För att se vad ursprungsfakturan innehåller kan du markera här, då syns det när du skriver ut påminnelsen.
Föreslå påminnelse vid uppl.kund – Om du vill att programmet ska föreslå att du ska kunna skicka en påminnelse till en nyupplagd kund ska detta alternativ vara markerat.
Föreslå räntefakturering vid uppl.kund – Om du vill att programmet ska föreslå att du ska kunna skicka en räntefaktura till en nyupplagd kund ska detta alternativ vara markerat.
Räkna ränta efter 30 dagar – Här markerar du om du vill att programmet ska börja beräkna dröjsmålsränta efter 30 dagar från fakturadatum. Om du inte markerar här kommer programmet istället att börja beräkna ränta från fakturans förfallodatum. Själva räntesatsen anger du på raden dröjsmålsränta.
Summera betalningar till en rad på påminnelser – Vill du att programmet ska summera gjorda delbetalningar på en faktura till endast en rad på påminnelsen bockar du i denna ruta.
Handläggare – När du skriver ut ett inkassokrav kommer det namn du anger här att synas på dokumentet.

Kontantfakturering

Under den här fliken gör du inställningar för din kontantfakturering. Du gör också olika inställningar för utskrift av kvitton.

Kvittoskrivare – Här ställer du in vilken skrivare du använder när du skriver ut kontantfakturor. Programmet väljer alltid den skrivare du har valt här även om du har fler skrivare kopplade till datorn.
Kvittoskrivare, rullande bana – Här ska du markera om du har en skrivare med rullande bana i stället för med vanliga pappersark.
Öppna låda – Vissa skrivare öppnar kassalådan med automatik. Andra skrivare måste få en signal att så ska ske när du godkänner kontantfakturan. Om du har en sådan skrivare ska du markera denna funktion.
Direktutskrift kontantfaktura – Du kan automatisk få kontantfakturan utskriven efter inregistrering av transaktionen, utan att först få en kontrollfråga om du vill skriva ut den eller inte.
Skrivarval vid direktutskrift – Fungerar i kombination med inställningen ovan, om du markerar här får du ändå chans att ange vilken skrivare som ska gälla innan fakturan skrivs ut.
Pris exkl. moms i kassa – I kassahanteringen (Aktivitet – Registrering – Kontantfakturering) arbetar programmet normalt med priser inklusive moms. Om du markerar denna funktion kommer istället priset att anges exklusive moms.
Betalning klar vid OK (inga betaltransaktioner) – Om du markerar här kommer växelhanteringen i kassan att hoppas över när du registrerar en betalning.
Använd varugrupper (pekskärm) – Gör att de varugrupper du lagt upp under Uppläggning – Varugrupper visas som klickbara knappar i snabbkassan. Till varje varugrupp kan du sedan koppla vissa artiklar genom att ange varugruppen på artikelkortet. Varje artikel kommer sedan att visas som en snabbknapp i snabbkassan.
Ange kund (pekskärm) – Den här funktionen innebär att du får välja en kund från kundregistret på din kontantfaktura när du slutför betalningen. Du har även möjlighet att lägga upp nya kunder i samband med detta, klicka i så fall på knappen Ny.
Betaltyper – Här gör du inställningar för hur olika kontokort och kreditkort ska bokföras. Uppgifterna används i kassafunktionen (kontantfakturering) i programmet. Det är viktigt att försäljning mot kontokort och kreditkort blir bokförda på det sätt som du vill. En korttyp samt Swish/MobilePay/Vipps finns förinlagda i programmet. Du kan ta bort, ändra och lägga till andra kort. I kolumnen Konto anger du på vilket konto en fordran ska bokföras. Det innebär att när du registrerar betalningen och anger det kontokort som använts kommer betalningen att bokas upp på det konto som du har satt på respektive kontokort. Om du inte anger något konto läggs inte betaltypen upp.
Expediter – Här lägger du upp dina expediter och lägger in lösenord för dessa. Om du inte lägger upp några expediter här kommer programmets upplagda användare att visas istället.

Övrigt

Benämning egna fält i kundregister – På kundkortet finns 10 fria fält, dessa kan du namnge här. Det du skriver på en rad kommer alltså att stå som förklaring till raden i kundregistret. Om du vill notera t ex Län på dina kunder skriver du det på en av de tomma raderna. Du ser resultatet genom att gå in på Uppläggning – Kunder, markera en kund och välj Redigera, fliken Övrigt.
Benämning kundgrupper – Om du vill göra en noggrannare uppdelning av kunderna kan du använda dig av kundgrupper. Det kan t.ex. vara en indelning i geografiska områden. Här kan du namnge de olika kundgrupperna du använder dig av. Om du vill lägga till alternativ på de olika kundgrupperna kan du göra det under Uppläggning – Kundgrupper.
Benämning prislistor – Här kan du namnge de prislistor du har. Då kommer det att stå namnet på prislistan istället för Utpris 1-5 som det annars gör på artikelkortet.
Mailsignatur vid kunddokument till ePost – Här kan du ändra den text som standard följer med i ett mail om du låter programmet automatiskt skicka kunddokument (t.ex. en faktura) till dina kunder. Observera att den mailsignatur som eventuellt finns under Arkiv – Grundinställningar – fliken E-post även går med i mailet.

Spara företagsuppgifterna – När du är klar med inställningarna ovan ska du bekräfta dem med OK. Du kan när som helst gå tillbaka och redigera dina inställningar genom att välja Arkiv i huvudmenyn. Välj sedan Företagsuppgifter och därefter Fakturering.

Mer

Under knappen Mer finns genvägar till företagsuppgifterna för övriga programdelar.

Manualer för Bjorn Lunden