Företagsuppgifterna för BL Lön hittar du under Arkiv – Företagsuppgifter – Lön. Här gör du grundinställningar för löneprogrammet, t ex vad gäller bokföringskonton och lönefiler samt inställningar för semester.

• Grunduppgifter»
• Redovisning»
• Lönefiler»
• Lönefiler - inställningar per bank»
• Semesterhantering»

Se en film:

Grunduppgifter

• Automatuppdatering till bokföring – Om du vill ha BL Lön integrerat med BL Bokföring markerar du den här rutan. Då bokförs dina löne­registreringar automatiskt i BL Bokföring. Du som även har BL Bokföring Plus kan automatiskt få bokningar på kostnadsställen, kostnadsbärare och projekt. Om du inte markerar rutan får du ut en bokföringsorder som du kan bokföra manuellt (tex om du ­använder något annat bokföringsprogram).
• Visa journalnr – Markera den här rutan om du vill se numrerade lönejournaler vid utskriften. Programmet utgår från 1 och flyttar fram journalnumret ett steg i taget efter varje utskriven journal. Här bör du normalt inte ändra någonting. Genom att journalerna numreras har du möjlighet att skriva ut även retroaktiva lönejournaler. Om du manuellt vill nollställa journalnummer varje år är ett tips att ange året först. För 2022 blir då nästa journalnummer 202201.
• Komprimerad journal – Genom att markera här kommer programmet att komprimera lönejournalen. Programmet kommer per anställd att slå samman de poster som ska bokas på samma konto i bokföringen till en och samma rad.
• Timredovisning – Används vid t ex projektredovisning för att kunna se antal nedlagda timmar per projekt. Markera den här rutan om du vill använda dig av funktionen timredovisning. För att detta ska fungera måste du markera rutan Timredovisning på lönearten, och dessutom ange projekt vid löneregistreringen. Läs mer om konteringen av timredovisningen i avsnittet Redovisning nedan.
• Lön i hela kronor – Markera här så avrundas belopp att utbetala på lönebeskeden till hela kronor.
• Regionalt stöd – Här markerar du om företaget har rätt till det regionala stödet, dvs 10 % nedsättning av arbetsgivaravgifterna. Företagsstödet beräknas automatiskt i skattedeklarationen. Vill du att nedsättningen ska bokföras automatiskt måste du fylla i bokföringskontona för stödet under fliken Redovisning samt ha Automatuppdatering till bokföring markerat.
• Skriv ’Kopia’ på lönebesked – Om du valt att skriva ut fler än ett exemplar av lönebeskeden så kommer exemplar två och framåt få texten ’kopia’.
  
• Dölj anställd på lönejournal – Om du inte vill att de anställdas namn ska synas på lönejournalen och på verifikationen markerar du här.
• Automatuppdatering bokföring – Här kan du välja hur du vill att lönerna ska hanteras i bokföringen om du använder dig av funktionen för Automatuppdatering till bokföring.
  • Spårbarhet – En verifikation per löneutbetalning – Här markerar du om du vill ha en hög spårbarhet i din bokföring. Detta innebär att varje enskild lön bokförs på en separat verifikation. Om du markerar Automatuppdatering till bokföring så föreslås detta alternativ.
  • Sekretess – En verifikation per lönejournal med sammanslagen kontering – Här markerar du om du vill ha sekretessbelagda löner, dvs att man inte genom att titta i bokföringen kan se vad varje anställd tjänar. Med detta val får du en sammanslagen kontering för en hel lönejournal och måste därmed titta i löneprogrammet för att se vad varje anställd tjänar.
• Kontaktperson/Teknisk kontaktperson– Här kan du ange kontaktuppgifter till den som ska stå som kontaktperson och/eller teknisk kontaktperson för arbetsgivardeklaration på individnivå. Notera att du endast ser knappen för de företag som har databasen i molnet.

Redovisning

Här kan du fylla i eller ändra uppgifter om generella bokföringskonton mm. Programmet föreslår de konton som normalt används enligt den kontoplan du valde när du skapade företaget. Genom att klicka på de knappar som finns vid föreslagna konton kommer du till kontoplanen där du kan välja konto.

• Kassa – Här anger du de bokföringskonton du vill boka löneutbetalningarna på. Eftersom det finns två utbetalningssätt, bankkonto och kontant, kan du behöva ange konton för båda. Du anger utbetalningssättet på anställdakortet.
• Bank – Ange bokföringskontot för bankutbetalningar.
• Omföring löneutbetalning – Här anger du det konto som du vill att omföring av löneutbetalning ska göras mot om du vill att det ska vara en bokföringstransaktion mot likvidkontot. Om du inte anger något konto kommer omföringen att bokföras på konto 2828. Vill du använda den här funktionen ska du också kryssa i rutan till höger – En bokföringstransaktion på likvidkonto per löneutbetalning
• Semester – Här anger du bokföringskonton för semesterlön; kostnadskontot till vänster och skuldkontot till höger (vid Kredit). Att semester ska beräknas anger du på lönearterna.

  OBS! Detta gäller inte när du har Lön Plus! Då gör du inställningarna på fliken Semesterhantering istället.

• Sociala avgifter – Här anger du ett kostnadskonto till vänster och ett skuldkonto till höger (vid Kredit) för arbetsgivaravgifter.
• Sociala avgifter ≥ 66 år – Här anger du konton för att boka sociala avgifter för pensionärer på separata konton.
• Sociala avg. på semester – Här anger du ett kostnadskonto till vänster och ett skuldkonto till höger (vid Kredit) för upplupna arbetsgivaravgifter på upplupen semesterlön.
• Regionalt stöd (nedsättning av arbetsgivaravgifter)– Om du anger konton här bokförs nedsättningen av arbetsgivaravgifterna automatiskt. Programmet känner av hur mycket lön som har betalats ut under månaden och beräknar företagsstödet om du gjort denna inställning på fliken Grunduppgifter. Anger du inga konton görs ingen beräkning. Observera att detta gäller i bokföringen, i skattedeklarationen görs beräkningen oavsett om du anger konton eller inte. Ett tips kan vara att ange ett annat kostnadskonto för arbetsgivaravgifterna än det vanliga. Om du debiterar konto 7510 för arbetsgivaravgifter kan du istället kreditera konto 7511 för nedsättningen. På så sätt ser du hur stor nedsättningen varit under året. För att nedsättningen ska bokföras automatiskt krävs att du markerat Automatuppdatering till bokföring på fliken Grunduppgifter.
• Timredovisning – Används vid t ex projektredovisning för att kunna se antal nedlagda timmar per projekt. Om du inte anger något kostnadskonto här bokas det automatiskt på ett konto 9 + anställningsnummer. Om du däremot anger ett särskilt kostnadskonto kommer alla timmar att bokas på det kontot. I det fallet får du alltså ingen uppdelning per anställd. Du ska även ange ett kreditkonto för bokningen, t ex 9998, som inte tillhör affärsredovisningen. ­För att kunna skriva ut rapporter som omfattar timredovisningen måste du själv bygga en projektrapport i programmets rapportgenerator. Här kan du läsa mer om hur du lägger upp och redigerar rapporter.
• Fackavgift – Här anger du ett skuldkonto för avgifter till fack­före­ningar om företaget gjort avdrag för det vid löneutbetalningen.
• Preliminärskatt – Här anger du bokföringskonto för den preliminärskatt som dras från den anställdes lön.
• Öresutjämning – Här anger du bokföringskonto för öresutjämning.
• Nästa journalnummer– Här visas nästa journalnummer för lönejournalerna. Detta ändras endast i undantagsfall.
• En bokföringstransaktion på likvidkonto per löneutbetalning– Om du på kontoutdraget från banken endast får en post för löneutbetalningen, inte uppdelat per person kan du markera detta alternativ för att enklare göra avstämningen av bokföringen mot kontoutdraget.

Lönefiler

• Ange ditt kundnummer du har hos Bankgirot. Behövs om du använder ett externt kommunikationsprogram för att ladda upp lönefilen. Loggar du in på internetbanken och laddar upp filen behöver du inte ange något här.
• Bankens namn, adress, postadress och dessutom ditt företags bankkontonummer – När lönerna för ett utbetalningsställe registrerats klart kan du skriva ut en banklista över vilka löneöverföringar som ska göras. De uppgifter du registrerat här skrivs ut på banklistan.
• Ansvarig – Namnet på den du registrerar som ansvarig kommer att skrivas ut på banklistan.
• Skapa fil till bank – Du kan också ange om BL Lön ska skapa en lönefil för löneutbetalningar genom att markera Skapa fil till bank. Du måste då ange om lönebetalning ska ske via rutinen kontoinsättning (KI), leverantörsbetalning (LB) eller ISO20022. Det är avtalet med Bankgirot som du tecknar via din bank som styr vilket av alternativen som ska väljas. Om du väljer att skapa fil till Bg måste ert bankgironummer fyllas i under Arkiv – Företagsuppgifter – Generella för att filen ska kunna godtas.
• Plusgironummer som avsändare – Det plusgironummer du angett under Arkiv – Företagsuppgifter – Generella kommer läggas med som avsändare i den betalfil som skapas.
• Avisera mottagare om utbetalning – Om du valt att lönebetalningen ska ske via (LB) kan du genom att markera detta alternativ få bankgirot att avisera utbetalningen till mottagaren.
• Komplettera betalfil med löpnummer– Om du vill numrera lönefilerna bockar du för denna ruta, då kommer ett nytt löpnummer att sättas på varje fil. Har du inte markerat detta kommer programmet att vilja skriva över filen varje gång du skapar en ny betalfil. Vilken metod som passar ditt företag bäst avgör du.
• Sökväg fil – Här anger du vad lönefilen ska heta och var den ska sparas. Om du vill att filen ska heta något annat eller sparas någon annanstans klickar du på knappen Sökväg fil. Du kan läsa mer om hur du ska göra för att sända din lönefil i här.
• Nästa löpnummer lönefil – Här anger du vilket löpnummer du vill att din nästa lönefil ska få.
• Ändra – När du klickar på knappen Ändra öppnas ett nytt fönster:
• Internetbank – Här lägger du in webbadressen till din internetbank så öppnas den sidan automatiskt när du skapar filen.
• Externt kommunikationsprogram – Markera här och ange sökvägen till ditt kommunikationsprogram, så öppnas det automatiskt när du skapar filen.
• Skicka fil till e-post – Om du markerar här och klickar på knappen E-postmottagare kan du ange en e-postadress och därmed kommer betalfiler som skapas i samband med betalning av leverantörsfakturor, löneutbetalningar samt fil för skattedeklaration automatiskt att skickas till angiven epostmottagare. Funktionen är lämplig om du t ex är uppkopplad mot en Terminal Server och därför behöver hantera betalfilen i annan dator.
• Komplettering av filnamn– Om du vill att filnamnet du angett ska kompletteras med ytterligare information väljer du det här.

Inställningar per bank

SEB

Om du har SEB som utbetalande bank måste du även fylla information under leverantörsinställningar. Det gör du via Arkiv - Företagsuppgifter - Leverantörsreskontra - klicka på fliken Betalfiler - klicka på knappen Inställningar som du hittar till höger om ISO20022. 

I fältet för Id för initierande part fyller du i företagets organisationsnummer.
I fältet för Id för betalare fyller du i det kundnummer som ni har fått av SEB, det består av organisationsnumret + fyra siffror.

Under Uppläggning - Anställda - välj anställd - fliken Grunduppgifter- fältet Bankkonto lägger du in bankkonto för den anställde. Hur du ska lägga in kontonumret beror på vilken mottagande bank det är.

HANDELSBANKEN

Om du har Handelsbanken som utbetalande bank ska du inte ha med clearingnumret i fältet för Bankkonto under företagsuppgifterna. Du lägger in kontot under Arkiv - Företagsuppgifter - Lön - fliken Lönefiler - fältet Bankkonto.

Har du redan lagt in ett bankkonto med clearingnummer tar du bara bort clearingnumret i fältet för bankkonto.

Semesterhantering (Endast i Lön Plus)

Här gör du inställningarna för Semesterhantering i Lön Plus.

Klicka i rutan för Semesterhantering och ange rätt intjänande- och semesterår. Semesteravtal, löneavtal och arbetsschema kan här sättas generellt på alla anställda. Detta kan vara bra om du har många anställda och alla eller flertalet har samma avtal och arbetsschema. På de anställda som eventuellt avviker från detta kan du sen ändra uppgifterna manuellt i anställdaregistret. Här finns också en inställning för hur semesterdagar ska avrundas vid semesterårsbyte för anställd med intermittent deltidsschema.

• Semesterhantering – Markera den här rutan om du vill använda funktionerna för semester i BL Lön Plus.
• Semesterår ochIntjänandeår – Här anger du det semesterår och intjänandeår du börjar använda BL Lön Plus för. Semesteråret är det år då semestern betalas ut och intjänandeåret är det år när semestern tjänats in. Dessa kan i vissa fall vara sammanfallande.
• Semesteravtal, löneavtal och arbetsschema –Här kan du välja de förutsättningar som är vanligast i företaget. Första gången du ställer in här får du en förfrågan om inställningen ska uppdateras på samtliga anställda. När du sparar en ny anställd får du också förfrågan om standardinställningarna ska läggas till (om du inte redan gjort individuella val på personen).
  
  
  • Semesteravtal– hanterar beräkning av semesterdagar och semesterlön enligt olika regler och förutsättningar. Läs mer här om semesteravtalen.
  • Löneavtal – I löneavtalen regleras hur olika ersättningar såsom övertid, ob, mm ska beräknas. Här regleras också hur avdrag på lönen ska beräknas vid frånvaro. Här kan du läsa mer om löneavtal.
  • Arbetsschema – Alla anställda ska ha ett arbetsschema. Arbetsscheman ska därför skapas för alla varianter av arbetstider som finns på företaget. Med hjälp av arbetsschemat beräknas sysselsättningsgrad, veckoarbetstid, semesterfaktor mm. Här kan du läsa mer om hur du lägger upp egna arbetsschema..
• Löneunderlag– Här väljer du vilken lön som beräkning av semesterdaglön (procentregeln) respektive rörliga tillägg (månadslön med tillägg/sammalöneregeln) ska baseras på. Du kan läsa mer om det här.
  
  
  • Hämta löneunderlag baserat på löneperioder– Semesterdaglön respektive rörliga tillägg beräknas på lön som tjänats in under intjänandeåret (baserat på löneperiod/avvikelseperiod), oavsett om utbetalning skedde före eller efter datumet för semesterbrytet.
  • Hämta löneunderlag baserat på utbetalningsdatum– Semesterdaglön respektive rörliga tillägg beräknas på utbetald lön under intjänandeåret, oavsett när lönen tjänades in.
• Avrundning semesterdagar vid semesterårsbyte, intermittent deltid – Här väljer du hur semesterdagar ska avrundas. Eftersom BL Lön Plus tillämpar bruttosemester med kvot i semesterberäkningen för intermittent deltidsanställda, kan en anställd t ex ha 0,75 semesterdagar kvar vid semesterårsbytet. Här anger du hur semesterdagarna ska avrundas. Läs mer om bruttosemester med kvot här.
• Bokför semesterskuld när löneperiod slutförs – Bocka i rutan Bokför semesterskuld när löneperiod slutförs om du tidigare valt Automatuppdatering till bokföring under fliken Grunduppgifter och vill bokföra semesterskulden kontinuerligt när du avslutar en löneperiod (skrivit ut och uppdaterat samtliga löner). Om du vill att semesterskulden bokförs fördelat per kostnadsställe (och sådan finns angiven på anställdakortet) så bockar du även i rutan för detta. Läs mer om vad du i sådana fall behöver tänka på här. Om du istället vill bokföra semesterskulden vid önskat tillfälle via Aktivitet – Semesterskuld – Bokför lämnar du rutan omarkerad. Här kan du läsa mer om hanteringen av semesterskuld.

Knappen Mer

Under knappen Mer finns genvägar till företagsuppgifterna för övriga programdelar.