I denna guide beskriver vi vad du bör tänka på när du har sammanfallande intjänande- och semesterår, då det finns saker som skiljer sig från att ha olika intjänande- och semesterår.

När du i företagsuppgifterna aktiverar semesterhanteringen i BLA Lön Plus anger du intjänandeår och semesterår. Du kan endast ange ett intjänande- och ett semesterår som kan vara efterföljande eller sammanfallande. Du kan alltså inte ha olika datumintervall för olika anställda i ett och samma företag. 

• Ingångsvärden semester
• Semesterhantering påbörjas i samband med nytt semesterår
• Semesterhanteringen påbörjas mitt i ett semesterår
• Semesterskuld
• Byte av semesterår
• Exempel på reglering av utbetald semester vid sammanfallande
• Semesterskuldlistan
• När avdraget för semester och semesterlön per dag inte får samma belopp

Programvisning gällande sammanfallande intjänande- och semesterår

Ingångsvärden semester

I ingångsvärdena anger du de ingående värdena för semester du har på dina anställda när du kör igång semesterhanteringen. Det spelar ingen roll om du aktiverar semesterhanteringen i samband med ett semesterårsbyte, eller om du gör det mitt under ett pågående intjänande-/semesterår. Nedan beskriver vi vad du bör tänka på, beroende på när under året du aktiverar semesterhanteringen.

Semesterhanteringen påbörjas i samband med nytt semesterår

• Du i rutan Betalda fylla på med det antal betalda semesterdagar den anställde har rätt till.
• På samma sätt fyller du på med det antal Semestertillägg den anställde har rätt till. Detta är normalt samma antal som du fyllt på rutan Betalda om inte semestertilläggen betalas ut i en klump under året.
• Du kan med sammanfallande år inte ange något i rutan Rörligt tillägg för de anställda, eftersom detta inte kan beräknas förrän året är slut – när man vet hur stor den totala rörliga lönen är. Detsamma gäller i rutan för Underlag rörlig semesterlön.
• Om den anställde har sparade dagar fylls dessa på i den nedersta delen i rutan. Ange antalet dagar och semestertillägg samt genomsnittlig sysselsättningsgrad den anställde hade under året/åren de sparade dagarna kommer ifrån.

Semesterhanteringen påbörjas mitt i ett semesterår

• I rutan Betalda anger du hur många dagar den anställde har kvar att ta ut under året.
• På samma sätt fyller du på med det antal Semestertillägg den anställde har rätt till. Detta är normalt samma antal som du fyllt på rutan Betalda om inte semestertilläggen betalas ut i en klump under året.
• Du kan med sammanfallande år inte ange något i rutan Rörligt tillägg för de anställda, eftersom detta inte kan beräknas förrän året är slut – när man vet hur stor den totala rörliga lönen är. Detsamma gäller i rutan för Underlag rörlig semesterlön.
• Om den anställde har frånvaro för tiden innan semesterhanteringen används (och därmed inte registreras med hjälp av en avvikelse) anges denna i fälten för semestergrundande samt ej semestergrundande frånvaro. Dessa uppgifter används sedan vid semesterhanteringen.
• Om den anställde tagit ut semester innan semesterhanteringen påbörjas måste antalet uttagna dagar anges under knappen Semestergrundande frånvaro. När du har sammanfallande år behöver du dessutom ange det totala värdet av den uttagna semestern. En ruta för det dyker upp om du registrerat uttagna semesterdagar. Notera att det är det totala beloppet, dvs inklusive utbetalda tillägg som ska anges. Detta används vid semesterårsbytet i jämförelsen mellan intjänad och uttagen semester.
• Om det fram till den tidpunkt semesterhanteringen aktiveras har betalats ut lön som ska vara underlag för rörliga tillägg ska dessa läggas in i rutan Sem.gr. rörlig lön i den mellersta delen av fönstret för att påverka semesterberäkningen.
• Om den anställde har sparade dagar fylls dessa på i den nedersta delen i rutan. Ange antalet dagar och smestertillägg samt genomsnittlig sysselsättningsgrad den anställde hade under året/åren de sparade dagarna kommer ifrån.
• Om du aktiverar semesterhanteringen mitt i ett semesterår behöver arbetsscheman finnas på de anställda från årets början (eller anställningsdatum om detta är senare). Detta för att den genomsnittliga sysselsättningsgraden ska kunna beräknas och användas vid semesterårsbytet. Här kan du läsa mer om Arbetsschema.

Anställning påbörjas under pågående semesterår.

Om en anställd påbörjar sin anställning under semesteråret så lägger du in antalet semesterdagar den anställde förväntas tjäna in i rutan Betalda. Resterande semesterdagar upp till semesterrätten läggs in i rutan Obetalda.

Semesterskuld

Du kan när som helst under året gå in och titta på en semesterskuldlista som visar aktuell skuld till de anställda. Semesterskuldlistan visar hur det ser ut fram till och med valt datum, vilket vid sammanfallande intjänande- och semesterår kan ge ett negativt värde om de anställda tagit ut mer semester än vad de hittills har tjänat in. Det innebär att det finns en fordran på de anställda, men som normalt sett minskar ju längre tiden går.

Både intjänade dagar och uttagna dagar visas på olika rader i semesterskuldlistan, detta för att du löpande ska kunna se vad som tjänats in och vad som tagits ut.

Byte av semesterår

När semesteråret är slut ska du göra ett semesterårsbyte. Innan du gör detta behöver samtliga avvikelser för det innevarande året vara registrerade och uppdaterade. Det innebär att du, om du har eftersläpning på avvikelserna (avvikelseperiod månaden innan löneutbetalning), behöver registrera första löneutbetalningen på nya semesteråret (t.ex. lönen i januari avser avvikelser i december) innan du kan göra bytet av semesterår. De nya semesterdagarna kommer därför att synas först på lönebeskedet i februari, men när bytet av semesterår är gjort kan du skicka ut ett semesterbesked där den anställdes tillgängliga semesterdagar framgår, direkt från programmet.

Några saker skiljer sig åt vid semesterårsbytet vid sammanfallande intjänande- och semesterår:

• Vid semesterberäkningen görs en jämförelse mellan intjänade dagar och uttagna dagar. Vid sammanfallande intjänande- och semesterår görs en kontroll av förhållandet mellan intjänad semester och uttagen semester. Kontrollen görs dels på antalet dagar, men också på värdet av den utbetalda/intjänade semestern.
• Om den anställde tagit ut för många dagar kommer de sist uttagna dagarna att justeras med det värde semesterdagarna betalades ut. Dagarna regleras alltså bakifrån per avvikelsedatum.
• Om sysselsättningsgraden ändrats under året ger det effekt på värdet av de semesterdagar som betalats ut innan ändringen, det görs då en justering på det genomsnittliga värdet av årets uttagna dagar.

Om en reglering blir aktuell enligt ovan kommer femställiga lönearter att läggas upp som Kommande lönerader direkt när semesterårsbytet är genomfört, och hämtas automatiskt upp när nästa löneperiod skapas. Information om hur en eventuell reglering kommer att ske visas både i semesterberäkningen och på semesterbeskedet som lämnas till de anställda.

• Vid semesterårsbytet kommer rörliga tillägg att beräknas. Detta eftersom det är först när året är slut hela underlaget finns att göra beräkningen på. Även de rörliga tilläggen kommer att betalas ut automatiskt vid första lönekörningen efter semesterårsbytet med hjälp av de femställiga lönearterna.

Exempel på reglering av utbetald semester vid sammanfallande intjänande- och semesterår

Reglering av utbetald semester på grund av ändrad sysselsättningsgrad behöver ibland göras, här visar vi ett exempel hur det kan se ut.

Vid uttag av semesterberäkningsunderlagen så gör programmet en automatisk reglering på för låg semesterlön eller för hög semesterlön som tagits ut under året.

Så här ser semesterberäkningsunderlaget ut:

Förklaringar till semesterberäkningsunderlaget

1. Heltidslönen är 44 000 kr nu som ligger till grund för värdering av semesterdagarna.
2. Sysselsättningsgraden räknar programmet fram efter det arbetsschema som ligger på anställdakortet. Från 230101- 231031 är det 100% och 231101- 231231 är det 75%. Sysselsättningsgraden under året blir då 95,82% som vi har med på semesterberäkningsunderlaget.
   (10 månader x 1) + (2 månader x 0,75) /12 månader = 95,82
   
3. Uttagna semesterdagar under kalenderåret är 21 st.
4. Dagar att spara blir 4 st – (25 intjänade- 21 uttagna= 4 semesterdagar kvar)
5. Värdet på utbetald semesterlön/dag är 1726,89
   Värdering av den faktiska semesterlön/dag är 1 905,81.
   Mellanskillnad 1 905:81 – 1 726:89 = 178:92/dag x 21 uttagna semesterdagar= 3 757:32
   
   5a. Genomsnittsberäknar hela året vilken lön man haft och vilken sysselsättningsgrad som blir för året. I exemplet tar man hänsyn till att 8 uttagna semesterdagar ska beräknas med månadslönen 42 000 kr som gällde då och 13 uttagna semesterdagar ska beräknas med månadslönen 44 000 kr. 
6. Värdet på utbetalt semestertillägg/dag 300:33
   Värdet av det faktiska semestertillägget/dag är 331:45
   Mellanskillnad 331:45 – 300:33 = 31:12/dag x 21 uttaget semestertillägg= 653:52
   
   6a. Genomsnittsberäknar hela året vilken lön du haft och vilken sysselsättningsgrad som blir för året. I exemplet tar vi hänsyn till att 8 uttagna semesterdagar ska beräknas med månadslönen 42 000 kr som gällde då och 13 uttagna semesterdagar ska beräknas med månadslönen 44 000 kr.
7. Regleringen blir då 3 757:32 + 653:52= 4 410:84 som föreslås att betalas ut på kommande lön.

Semesterskuldlistan

Intjänade dagar i år – Antalet semesterdagar som hittills har tjänats in under året (per det datum du tar ut semesterskulden för). Endast antal, ingen värdering.
Utbetalt under året/Utbetalt årets tillägg – Genomsnittlig semesterlön respektive semestertillägg som har betalats ut under året.
Värde på årets uttagna dagar/tillägg – Aktuell värdering av de utbetalda dagarna respektive tilläggen. Om sysselsättningsgraden/schemat har ändrats under året kan detta skilja sig mot utbetalt belopp. Beräkningen görs utifrån aktuell heltidslön vid uttagstillfället * genomsnittlig sysselsättningsgrad (som ses i kolumnen SSG%). Detta belopp kan ändra sig beroende på vilket datum du tar ut semesterskulden för.
Kvarvarande årets intjänade dagar – Antal intjänade dagar som ännu inte tagits ut och aktuellt värde på dessa (aktuell heltidslön * genomsnittlig sysselsättningsgrad per det sista datumet på semesteråret * daglön%). Om man har tagit ut fler semesterdagar än som har tjänats in ändras benämningen till För många uttagna dagar under året om man tar ut en semesterskuld per semesterårets sista dag.

Även semesterberäkningen som man kan få ut under Aktivitet – Byte av semesterår har uppdaterats utifrån denna uppställning och med tillhörande beräkningsformler.