Personer som ska rapporteras till Fora varje månad är arbetare som fått en kontant bruttolön under föregående månad. Ett krav för att lönerna och uppmärkningen ska kunna skickas in till Fora är att den anställde har ett fullständigt personnummer eller samordningsnummer, samt att det vid samordningsnummer finns en fullständig adress inklusive landskod angiven på anställdakortet. Samtliga arbetare måste märkas upp med en giltig uppmärkningskod innan löner kan rapporteras. Uppmärkningskoderna de s.k. FOK-koderna hämtas i realtid från FORA, på såvis får vi in de FOK-koder som är aktuella för just ert företag. 

• Administratör 
• Anställda och Lönearter 
• Uppmärkning  och Rapportering
• Övrig information

Administratör

Det första du behöver göra för att kunna märka upp de anställda med uppmärkningskoderna från Fora är att lägga till personnumret på den som är administratör för företaget hos Fora. Detta gör du via Arkiv - Företagsuppgifter - Lön på fliken Grunduppgifter. Skriv in personnumret, inklusive sekelsiffror och tryck OK.

Anställda och Lönearter 

Anställda

Om ni har arbetare med samordningsnummer behöver du säkerställa att det finns en fullständig adress angiven på anställdakortet. Post/besöksadress, PostNr, Ort och Land är de obligatoriska fälten för att bilda en fullständig adress. 

Om det finns anställda med ofullständigt personnummer bör du om möjligt lägga in ett korrekt personnummer eller samordningsnummer. Om sådant saknas får man gå till fliken Statistik och bocka i Undantag från Fora. När uppgifterna sen uppdateras är det viktigt att gå tillbaka och ta bort undantaget, samt rapportera in löner retroaktivt till Fora. Det kan man göra direkt på Foras hemsida om man inte vill skapa nya filer med alla anställda i programmet. 

Lönearter

Lönen som summeras med i rapporteringen är alla lönearter med AGI/KU-inst. 011 Kontant bruttolön och 031 Andra skattepliktiga ersättningar.

Om det är någon sådan löneart som inte ska tas med till Fora behöver du gå in på lönearten och på fliken Statistik bocka i Undantag från Fora. På Foras hemsida finns exempel på löner som ska eller inte ska tas med.

Uppmärkning

Gå till Aktivitet - Lönestatistik och rapportering - FORA månadsrapportering.

Du kommer då till Fora-funktionen som öppnas i systemets inbyggda webbläsare. Här ser du alla arbetare som har en uppdaterad lön under angiven månad.

Första gången du går in här kommer det stå Saknas kod på samtliga anställda eftersom ingen uppmärkning ännu har gjorts.

Klicka på Uppmärkning för att komma till uppmärkningsvyn.

I den övre delen visas företagets tillgängliga uppmärkningskoder som hämtas direkt från FORA. Om du inte får några koder här - kontrollera att rätt organisationsnummer är angivet under Arkiv – Företagsuppgifter - Generella samt att det personnummer som angetts under Arkiv - Företagsuppgifter - Lön också finns registrerat som administratör hos Fora.

Bocka i de anställda som du vill koppla till en tillgänglig FOK-kod.
Längst ned på sidan kommer det då upp en list där du kan välja vilken av de tillgängliga FOK-koderna du vill koppla och tryck sen på Ändra kod. Vill du ta bort en kopplad kod utan att välja en ny väljer du alternativet ( - ).

Sidan kan maxmialt visa 20st anställda samtidigt. Vill du göra urval av anställda från flera sidor kan du trycka på Visa valda anställda. Observera dock att man endast kan ändra på 20 personer i taget. Om antalet har spillt över på flera sidor så kommer resterande markeringar ligga kvar och man kan trycka på Visa valda anställda igen för att ändra kod. 

Rapportering

När du går tillbaka till Rapportering efter du märkt de anställda med FOK-koder ser du respektive anställds kod i anslutning till de anställda.

Har du fler än 20 anställda som fått lön under månaden kommer de anställda att delas upp på flera sidor. Totalsumman som visas längst ned gäller dock för samtliga löner under månaden som kommer gå med i filen.

Kontrollera

Innan filen skapas rekommenderar vi att man kontrollerat att;

• Det finns FOK-koder på alla som ska rapporteras
• Personer med samordningsnummer har fullständig adress (inkl landskod)
• Inga personer med ofullständigt personnummer/samordningsnummer förekommer i listan
• Lönen som rapporteras per person verkar rimlig (så att inga lönearter är felinställda)

För anställda med samordningsnummer kan du enkelt kontrollera att fullständig adress finns angiven genom att klicka på personen i listan, du får då upp en ruta med mer detaljerad information.

Exportera rapport

För att skapa filen till FORA klickar du på Exportera rapport uppe till höger under fliken Rapportering. 

Du får då välja var du vill spara filen någonstans och kan sedan ladda upp den hos FORA.

Övrig information

Tillval för personer över 65

I programmet hanterar vi endast de övergripande FOK-koderna, inte eventuella tillval som kan finns för anställda över 65 år.
Dessa personer märker du upp som vanligt med en FOK-kod i programmet. När personen med tillhörande uppmärkning sedan finns upplagd hos FORA, efter första inrapporteringen, har du möjlighet att redigera personen och manuellt lägga till eventuella tillval direkt i Foras e-tjänst. Detta behöver du bara göra en gång, och sen komma ihåg att lägga in ett stoppdatum när tillvalet inte längre är aktuellt.

Hänförlig lön

I och med den nya månadsrapporteringen har det tillkommit ett nytt begrepp, hänförlig lön. Detta används när utbetald lön under en månad även innehåller lönedelar som ska hänföras till en tidigare månad. Vad detta kan vara kan skilja sig mellan avtalen, kolla gärna med ditt arbetsgivar- eller fackförbund vad som gäller för just er. Exempel kan vara prestations- eller ackordslön, samt vid fall där en anställd som slutat och återanställts med ny FOK-kod fått en lön utbetald som hör till den tidigare anställningen. I dessa fall hänför du lönen till tidigare månader direkt inne i Foras tjänst efter att filen från programmet har lästs in.

Anställda som slutat

När en anställd har fått ett slutdatum på anställdakortet innan sista lönen för personen rapporteras in så följer detta med i filen till Fora. Eftersläpande löner går bra att skicka in även i efterhand då anställningens start- och slutdatum ligger kvar för uppmärkningen. Även personer som slutat före 2024 men som får en lön utbetald efter 2024-01-01 behöver märkas upp med samma kod som hen skulle ha haft om hen fortfarande var anställd, Fora kommer se på personens start- och slutdatum att det tillhör en tidigare period.

Om du manuellt lägger in ett slutdatum på ett anställdakort efter att sista lönen är utbetald behöver du själv logga in hos Fora och avsluta anställningen/uppmärkningen då det i filen från programmet endast skickas med uppmärkningsinformation på de personer som det rapporteras lön för.