Se en film

Den nya rapporteringen innebär också en ny form av uppmärkning på de anställda. Du kan läsa mer om förändringen på Foras hemsida.

Personer som ska rapporteras till Fora varje månad är arbetare som fått en kontant bruttolön under föregående månad. Ett krav för att lönerna och uppmärkningen ska kunna skickas in till Fora är att den anställde har ett fullständigt personnummer eller samordningsnummer, samt att det vid samordningsnummer finns en fullständig adress inklusive landskod angiven på anställdakortet. Samtliga arbetare måste märkas upp med en giltig uppmärkningskod innan löner kan rapporteras.

I BL Administration finns det stöd för den nya uppmärkningen och rapporteringen från version 2024.2.100 och framåt. Programmet hämtar uppmärkningskoder, sk FOK-koder, som är giltiga för det aktuella företaget i realtid från Fora.

Kom igång

Lägg in personnummer på administratör

Det första du behöver göra för att kunna märka upp de anställda med uppmärkningskoderna från Fora är att lägga till personnumret på den som är administratör för företaget hos Fora (förslagsvis samma som kommer göra rapporteringen). Detta gör du via Arkiv – Företagsuppgifter – Lön på fliken Grunduppgifter. Skriv in personnumret (12 siffror) och tryck OK.

Förbered anställda

Adress vid samordningsnummer

Om ni har arbetare med samordningsnummer behöver du säkerställa att det finns en fullständig adress angiven på anställdakortet, samt lägga till Land vilket är ett nytt fält som har lagts till.

Ofullständigt personnummer

Om det finns anställda med ofullständigt personnummer bör du om möjligt lägga in ett korrekt personnummer eller samordningsnummer. Om sådant saknas får man gå till fliken Statistik och bocka i Undantag från Fora. När uppgifterna sen uppdateras är det viktigt att gå tillbaka och ta bort undantaget, samt rapportera in löner retroaktivt till Fora. Det kan man göra direkt på Foras hemsida om man inte vill skapa nya filer med alla anställda.

Se över lönearter

Löner som tas med i rapporteringen är alla lönearter med AGI-inställning 011 Kontant bruttolön och 031 Andra skattepliktiga ersättningar (t.ex lön under 1000 kronor och ersättning till idrottsutövare). Om det är någon sådan löneart som inte ska tas med till Fora (t.ex skatteplitig bilersättning eller traktamente) behöver du gå in på lönearten och på fliken Statistik bocka i Undantag från Fora. Kolla Foras hemsida för exempel på löner som ska eller inte ska tas med. Vid osäkerhet kontrollera med fack- eller arbetsgivarförbund.

Uppmärkning

Gå till Aktivitet – Lönestatistik och rapportering – FORA månadsrapportering.

Du kommer då till Fora-funktionen som öppnas i systemets inbyggda webbläsare på fliken Hjälp. Här ser du alla arbetare som har en uppdaterad lön under angiven månad (tjänstemän och delägare undantas).

Första gången du går in här kommer det stå Saknas kod på samtliga anställda eftersom ingen uppmärkning ännu har gjorts.

Klicka på Uppmärkning för att komma till uppmärkningsvyn.

I den övre delen visas företagets tillgängliga uppmärkningskoder (hämtas i realtid via Foras API). Om du inte får några koder här – kontrollera att rätt organisationsnummer är angivet under Arkiv – Företagsuppgifter - Generella samt att det personnummer som angetts under Arkiv – Företagsuppgifter - Lön också finns registrerat som administratör hos Fora.

Bocka i de anställda som du vill koppla till en tillgänglig FOK-kod. Om du bockar i vid Anställningsid så markeras alla på aktuell sida. Har du fler än 20 anställda arbetare fördelas de på flera sidor och du behöver gå igenom samtliga och göra uppmärkningen för alla anställda, sida för sida.

Längst ned på sidan kommer det då upp en list där du kan välja vilken av de tillgängliga FOK-koderna du vill koppla och tryck sen på Ändra kod. Vill du ta bort en kopplad kod utan att välja en ny väljer du alternativet ”-”.

Det går också att göra ett urval av anställda från flera sidor och sen trycka på Visa valda anställda.

Då sorteras resterande bort och man får en bättre överblick innan man ändrar koden. Observera dock att man endast kan ändra på 20 personer i taget. Om antalet har spillt över på flera sidor så kommer resterande markeringar ligga kvar och man kan trycka på Visa valda anställda igen för att ändra kod på nästa 20 utan att man behöver markera om.

Anställningsdatum sätts automatiskt som startdatum för uppmärkningen. Inför den första uppmärkningen kommer Fora sen i sin tur att ändra detta automatiskt till 2024-01-01 om anställningen påbörjades före detta datum.

Om du vill få en enklare överblick för vilka som ligger kopplade på respektive kod kan du trycka på rubriken för vald FOK-kod.

Rapportering

När du går tillbaka till rapporteringsfliken ser du att koderna nu ligger där.

Lönen som rapporteras är avrundad till närmaste heltal.

Har du fler än 20 anställda som fått lön under månaden kommer de anställda att delas upp på flera sidor. Totalsumman som visas längst ned gäller dock för samtliga löner under månaden som kommer gå med i filen och summeras ej per sida.

Kontrollera

Innan filen skapas rekommenderar vi att man kontrollerat att;

• Det finns FOK-koder på alla som ska rapporteras
• Personer med samordningsnummer har fullständig adress (inkl landskod)
• Inga personer med ofullständigt personnummer/samordningsnummer förekommer i listan
• Lönen som rapporteras per person verkar rimlig (så att inga lönearter är felinställda)

För anställda med samordningsnummer kan du enkelt kontrollera att fullständig adress finns angiven genom att klicka på personen i listan, du får då upp en ruta med mer detaljerad information.

Skapa fil

För att skapa filen till Fora klickar du på Exportera rapport uppe till höger.

Du får då välja var du vill spara filen någonstans och kan sedan ladda upp den hos Fora.

Felmeddelande

Om du får felmeddelande likt dem nedan när du trycker på Exportera rapport så behöver dessa uppgifter korrigeras innan filen kan skapas, i dessa fall läggas in en fullständig adress på Sam Ulvesson och lägga in Undantag från Fora på Olof Persson.

Rätta felen på anställdakorten och gå sen tillbaka till FORA månadsrapportering för att skapa filen på nytt.

Vad programmet inte hanterar 

Även om det finns funktionalitet i programmet för både uppmärkning och lönerapportering så finns det några saker som programmet inte hanterar, t.ex. tillval för personer över 65 och hänförlig lön.

Tillval för personer över 65

I programmet hanterar vi endast den övergripande uppmärkningskoden, men inte eventuella tillval som kan finns för anställda över 65 år.

Dessa personer märker du upp som vanligt med en FOK-kod i programmet. När personen med tillhörande uppmärkning sedan finns upplagt hos FORA (efter första inrapporteringen) har du möjlighet att redigera personen och manuellt lägga till eventuella tillval direkt i Foras e-tjänst. Detta behöver du bara göra en gång, och sen komma ihåg att lägga in ett stoppdatum när tillvalet inte längre är aktuellt.

Hänförlig lön

I och med den nya månadsrapporteringen har det tillkommit ett nytt begrepp, hänförlig lön. Detta används när utbetald lön under en månad även innehåller lönedelar som ska hänföras till en tidigare månad. Vad detta kan vara kan skilja sig mellan avtalen, kolla gärna med ditt arbetsgivar- eller fackförbund vad som gäller för just er. Exempel kan vara prestations- eller ackordslön, samt vid fall där en anställd som slutat och återanställts med ny FOK-kod fått en lön utbetald som hör till den tidigare anställningen. I dessa fall hänför du lönen till tidigare månader direkt inne i Foras tjänst efter att filen från programmet har lästs in.

Övrig information

Anställda som slutat

När en anställd har fått ett slutdatum på anställdakortet innan sista lönen för personen rapporteras in så följer detta med i filen till Fora. Eftersläpande löner går bra att skicka in även i efterhand då anställningens start- och slutdatum ligger kvar för uppmärkningen. Även personer som slutat före 2024 men som får en lön utbetald efter 2024-01-01 behöver märkas upp med samma kod som hen skulle ha haft om hen fortfarande var anställd, Fora kommer se på personens start- och slutdatum att det tillhör en tidigare period.

Om du manuellt lägger in ett slutdatum på ett anställdakort efter att sista lönen är utbetald behöver du själv logga in hos Fora och avsluta anställningen/uppmärkningen då det i filen från programmet endast skickas med uppmärkningsinformation på de personer som det rapporteras lön för.