Se en film:

När du använder BL Lön Plus och har aktiverat semesterhanteringen är det viktigt att du använder den avvikelsehantering som finns i programmet, på så sätt kan programmet hålla reda på semesterlönegrundande frånvaron och göra korrekta semesterberäkningar. Du ska alltså inte använda de treställiga lönearterna som används i lilla BL Lön när du jobbar med semesterhanteringen, eftersom programmet inte tar någon hänsyn till dessa i samband med semesterberäkningen.

Vad hanterar programmets avvikelser?

Avvikelserna i programmet hanterar de flesta olika frånvaroorsaker som omfattas av olika regler för om frånvaron är semesterlönegrundande eller ej semesterlönegrundande. Om man använder avvikelsehanteringen i programmet kommer det automatiskt att genereras systemlönearter i löneregistreringen och genom dessa kommer programmet automatiskt att hålla reda på när man slår i taket för semestergrundande frånvaro. Vilket är viktigt för att en korrekt semesterberäkning ska kunna göras av programmet. Även viss Närvaro och Tid som t ex övertid och OB registreras med hjälp av avvikelsehanteringen. Ni kan läsa mer om vad programmets avvikelser hanterar nedan.

• Semester - Hanterar uttag av betalda/obetalda dagar samt utbetalning i pengar. Du kan också i samband med lönekörningen välja att betala ut alla semestertillägg vid ett valt tillfälle.
• Sjukfrånvaro - Hanterar sjuklön, sjukavdrag, karensavdrag utifrån den anställdes arbetsschema och lön som är angiven på anställdakortet. Håller även koll på sjukperioden och semestergrundande frånvaro.
• Tjänstledighet - Hanterar tjänstledighet. Denna avvikelsen är alltid ej semestergrundande. Programmet genererar denna som förslag när du registrerat för många semesterdagar på en anställd.
• Vård av barn - Hanterar VAB. Görs endast avdrag från lönen, hur avdraget beräknas styrs i löneavtalet.
• Föräldraledighet - Hanterar föräldraledighet, antal dagar som är semestergrundande (120st per barn, 180st för ensamstående) styrs utifrån anställdakortet . Avvikelsen hanterar utifrån de som finns angivet där en automatisk semesterhantering av dagarna. Avvikelsen genererar endast ett avdrag som styrs från löneavtalet. Beroende på hur många dagar den anställda är bort görs avdraget enligt olika formler.
• Övrig frånvaro - Hanterar mindre vanliga frånvaro orsaker så som 10-dagar, Annan frånvaro, Facklig utbildning, Graviditetspenning, Militärtjänst, Närståendevård och Smittbärare. Dessa är inställda så de följer lagen för vad som är semestergrundande.
• Tid - Här har du möjlighet att registrera t.ex. Timlön (utöver det som hämtas från arbetsschemat om denna funktion används) och intjänande/uttag komptid i tid eller pengar.
• Närvaro - Det finns olika typer av närvaro som en anställd kan få ersättning för, och dessa skiljer sig beroende på Löneavtalet för den anställde. De flesta närvarotyper har flera olika beräkningar beroende på när på dygnet och vilken dag som arbetet utfördes. I Löneavtalet Tjänstemän med månadslön finns t.ex. Beredskapstid som har åtta olika beräkningar.

Registrera avvikelser

Det finns olika sätt att registrera avvikelser i BL Lön Plus. Man kan säga att det går att dela upp avvikelsehanteringen till att hantera det i kalendariet eller vid löneregistreringen, eller i kombination. Vilket sätt du väljer är upp till dig. Det går också att justera schemat i samband med registrering av avvikelser, läs mer om det längre ner.

• Avvikelsehantering via löneregistreringen
• Avvikelsehantering via kalendariet
• Hämta avvikelser för perioden
• Redigera avvikelser
• Avvikelsehantering vid schemaändring
• Historik för avvikelser

Avvikelsehantering via löneregistreringen

Avvikelserna går att registrera direkt i Löneregistreringen via knappen Avvikelser. Du får då upp en lista med alla programmets olika avvikelser.
Via fliken Kalender som finns i nedre bild kant kan du också registrera avvikelserna genom att högerklicka på ett utav datumen.
Du kan även med hjälp av koderna i det vänstra hörnet direktregistrera avvikelserna i löneraderna genom att fylla i önskad avvikelses Id i Löneart kolumnen.
Oavsett vald metod kommer avvikelserna att landa i programmets kalendarium där du enkelt kan följa upp hur den anställde arbetat. 

Avvikelsehantering via kalendariet

Du kan även registrera de anställdas avvikelser direkt i Kalendariet. Avvikelser kan registreras löpande under månaden, eller framåtriktat om du redan i förväg vet när en anställd ska ha semester eller vara tjänstledig t.ex.  och om en ny löneperiod skapas efter avvikelserna registrerats hämtar programmet automatiskt upp dem i Löneregistreringen. Med hjälp av knapparna till höger om kalendern kan avvikelser väljas. Klicka på en avvikelse och dra den till det datum som avvikelsen startar. Det går även att högerklicka på ett datum och välja avvikelse i listan.

Hämta avvikelser för perioden

Om du arbetar i löneregistreringen samtidigt som du arbetar med avvikelsehanteringen genom kalendariet så måste avvikelserna hämtas in till löneregistreringen om du skapat löneperioden innan du registrerade avvikelserna.
Det gör du genom Löneregistreringen - Klicka på knappen Avvikelser – Hämta avvikelser för perioden. Då kommer samtliga avvikelser som hör till avvikelseperioden att komma med i löneregistreringen. Det går också att stänga löneregistreringen och öppna den på nytt så hämtas avvikelserna från kalendariet upp automatiskt.

Redigera avvikelser

För att ta bort eller redigera befintliga avvikelser tryck på knappen Avvikelser - Redigera avvikelser.
När du valt Redigera avvikelser kommer en ruta med samtliga avvikelser för perioden upp. Där kan du ta bort eller registrerade redigera avvikelser. 

Avvikelsehantering vid schemaändring

Om man av någon anledning behöver ändra antalet timmar som den anställde skulle ha arbetat en särskild dag eller period då en avvikelse ska registreras så kan denna schemaändring göras direkt vid avvikelsehanteringen. Det kan gälla t ex när anställda inte har några timmar angett i schemat eller om arbetsdagen innehåller fler eller färre timmar än vad som angetts i schemat.
Genom att registrera en avvikelse enligt någon av de ovan nämnda metoder så kan du bocka i rutan
Ändra arbetstiden i arbetsschemat och ange de faktiskt schemalagda timmarna under dagen/dagarna avvikelsen ägde rum. Du kan i efterhand redigera avvikelserna om ändringen i arbetsschemat inte gäller för alla dagar. 

OBS! Vid en permanent schemaändring som skett mitt i en avvikelseperiod hanterar inte programmet de nya beräkningarna, utan det utgår helt från vad beräkningen skulle varit om det vara samma förutsättningar som det är den första dagen i avvikelseperioden. Beräkningar som berörs av de nya förutsättningarna kan därför behöva justeras manuellt.