Enligt många kollektivavtal och tolkningar av semesterlagen ska den semestergrundande lönen beräknas på lön som är utbetald under intjänandeåret, varpå vi nu har lagt till den valmöjligheten. Beräkning utifrån löneperiod är dock fortsatt förinställt då det innebär minst korrigeringar utifrån tidigare semesterårsbyten i programmet.

I denna guide beskriver vi de nya inställningsmöjligheterna för hur löneunderlaget ska hämtas vid semesterberäkningen och vad man behöver tänka på vid övergång från tidigare beräkningsmodell. Inställningen görs under Arkiv – Företagsuppgifter – Lön – fliken Semesterhantering.

Hämta löneunderlag baserat på löneperioder
Beräkning görs på lön som tjänats in under intjänandeåret, oavsett om det är utbetalt före eller efter datum för semesterårsbrytet. Programmet kommer att hämta underlag från egna (3-ställiga) lönearter utifrån löneperioder, och avvikelser (systemlönearter) utifrån avvikelseperioder, som infaller inom intjänandeåret.
Om man har olika löneperiod kontra avvikelseperiod kan alltså uppgifterna från en och samma lön komma att hamna på olika års semesterberäkning.

Hämta löneunderlag baserat på utbetalningsdatum
Beräkning görs på all lön som blivit utbetald under aktuellt intjänandeår. För ett normalt semesterår innebär det att semesterdaglönen vid Procentregeln, samt rörlig lön vid Sammalöneregeln eller Månadslön med semestertillägg, kommer att beräknas på lön med utbetalningsdatum mellan 1 april och 31 mars. Lön intjänad i mars men som betalas ut i april kommer alltså istället att komma med på nästkommande års semesterberäkning.

• Byte från löneperiod till utbetalningsdatum
• Byte från utbetalningsdatum till löneperiod
• Sammanfallande semesterår

Att tänka på vid ändring mellan inställningarna;

Om du gjorde förra semesterårsbytet med en inställning och nu vill ändra till den andra är det några saker du behöver tänka på och korrigera för. Se de olika scenarierna nedan.

Byte från löneperiod till utbetalningsdatum

När du väljer att löneunderlagen vid semesterberäkning ska baseras på utbetalningsdatum finns det ett par saker att ta hänsyn till om förra årets semesterårsbyte baserades på löneperiod. Vad som behöver korrigeras beror på vilken löneperiod/avvikelseperiod som tillämpades i april 2020. Detta kan du kontrollera via Aktivitet – Löneberedning – Löneperiod.

Släpande löneperiod/avvikelseperiod (båda med datum 200301-200331, utbetalningsdatum i april 2020)

– Samtliga semesteravtal

Konsekvens om ingen korrigering görs

• Procentregeln; Beräknas semester på aprillönen 2020 i år igen (var även med på förra årets semesterberäkning).
  Korrigering gör dock att årets semesterdaglön beräknas på 11 månader istället för 12 (kommer ligga i fas nästa år).
• Månadslön med semestertillägg/Sammalöneregeln; Risk för lite för högt rörligt tillägg detta år (var även med på förra årets semesterberäkning).

Korrigering vid Procentregeln (månadslön/timlön)

1. Kolla lönebeskeden för april 2020 alternativt ta ut en transaktionslista via Utskrift – Historik – Lönehistorik, välj datumintervall för april 2020 och de anställda som berörs av procentregeln (lämna tomt om det gäller alla/de flesta anställda).
2. Summera all semestergrundande lön (inkl avdrag vid frånvaro).
3. Lägg in beloppet med minus i rutan för Sem.gr.lön på Semester IB som du bl a når via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.
4. Timlöner/timlönearter (t.ex. timlön, övertid, restid) läggs också in med minus för antal timmar i rutan Arbetad tid (timlön) respektive Arbetad tid utöver schema (månadslön). Observera att timmar inte ska beräknas för t.ex. OB vars arbetstid redan ingår i schemat eller i tiden med ordinarie timlön.
5. Semestergrundande frånvaro läggs in med minus på antal timmar för respektive frånvaroorsak under knappen Sem.gr frånvaro (kan kontrolleras mot Utskrift – Historik – Avvikelser, välj Semesterlönegrundande och datumintervall 200301-200331).

Exempel 1: Släpande löneperiod, procentregeln

Vi kollar Franks lönebesked för april 2019 (motsvarar april 2020 inför semesterårsbytet 2021) och summerar den lön som ska påverka semesterberäkningen; 26 000 – 10 800 + 1 106,40 = 16 306,40 kr. Observera att vi inte räknar med sjuklön och karensavdrag, endast sjukavdraget.

Beloppet lägger vi in med minus i rutan för Sem.gr.lön i Semester IB, övertidstimmar läggs i rutan Arbetad tid utöver schema och frånvarotimmarna under knappen Sem.gr frånvaro resp rutan för Ej sem.gr.frånvaro (vid t.ex tjänstledighet eller sjukfrånvaro/föräldraledighet som ej längre är semesterlönegrundande).

Korrigering vid Månadslön med semestertillägg / Sammalöneregeln

1. Kolla lönebeskeden för april 2020 eller ta ut en transaktionslista via Utskrift – Historik – Lönehistorik, ange datumintervall för april 2020 och välj de anställda som berörs. Kolla om där finns någon rörlig lön som ska ligga till grund för beräkning av rörliga semestertillägg.
2. Summera beloppen för dessa lönerader och lägg in med minus i rutan för Sem.gr.rörlig lön i Semester IB för personen som du bl.a når via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.

Innevarande löneperiod (löneperiod 200401-200430, avvikelseperiod 200301-200331)

– Samtliga semesteravtal

Konsekvenser om ingen korrigering görs

• Procentregeln; Risk för en för hög semesterdaglön då det räknas upp för frånvaro i mars 2020 även i år
• Månadslön med semestertillägg; Risk för lite för högt rörligt tillägg om det betalades ut rörliga delar med fyrställiga/systemlönearter i april 2020 samt att det räknas upp för frånvarodagar i mars 2020 även i år.
• Sammalöneregeln: Risk för lite för högt rörligt tillägg om det betalades ut rörliga delar med fyrställiga/systemlönearter i april 2020.

Korrigering vid Procentregeln med timlön (detta scenario bör vara ovanligt)

1. Kontrollera om någon semesterlönegrundande frånvaro inföll i mars 2020. Detta gör du via Utskrift – Historik – Avvikelser, gör följande inställningar och tryck sen på knappen F5;
   Urval = Semesterlönegrundande
   Gruppering = Avvikelse
   Ordning = Anställd, Avvikelse, Datum
   Datum = 2020-03-01 – 2020-03-31
   Avvikelse = 2000-6000
2. Notera antalet timmar för vardera frånvaroavvikelse per person och lägg in med minus under knappen Sem.gr frånvaro i Semester IB som du når bl a via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.

Exempel 2: Innevarande löneperiod, Procentregeln med timlön

Lönen utbetald i april förra året hade löneperiod april och avvikelseperiod mars. Vi tar ut en avvikelsehistorik för mars (t.ex 2020-03-01 till 2020-03-31) och markerar för Semesterlönegrundande. Vi ser då att t.ex. Henrik hade 8 timmar sjukfrånvaro och 16 timmar VAB i mars förra året.

Vi lägger in timmarna i Semester IB under knappen Sem.gr.frånvaro. Observera att vi skriver in antalet timmar med minus.

Henrik har timlön och får inget löneavdrag vid frånvaro (då bara antalet timlöner minskar), så därmed är vi klara med hans korrigering inför semesterårsbytet.

Korrigering vid Procentregeln med månadslön

1. Kontrollera om någon semesterlönegrundande frånvaro inföll i mars 2020. Detta gör du via Utskrift – Historik – Avvikelser, gör följande inställningar och tryck sen på knappen F5;
   Urval = Semesterlönegrundande
   Gruppering = Avvikelse
   Ordning = Anställd, Avvikelse, Datum
   Datum = 2020-03-01 – 2020-03-31
   Avvikelse = 1000-6000
   Notera antalet timmar för vardera frånvaroavvikelse per person.
2. Om ni tillämpar beräkning av snittimlön vid uppräkning för frånvaro; Ändra urvalet till Ej semesterlönegrundande och tryck på F5. Notera det sammanlagda antalet timmar per person.
3. Markera en frånvarorad för en person i taget (antingen Semesterlönegrundande eller ej semesterlönegrundande) och tryck på knappen Lönebesked, välj förhandsgranskning. Summera löneavdragen vid frånvaro. Observera att sjuklön och karensavdrag ej ska räknas med i detta.
4. Gå till ingångsvärdena för semester, t.ex via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.
5. För vardera person med frånvaro i mars 2020, lägg in följande;
   a) Timmar för semester läggs in med positivt antal i rutan Arbetad tid utöver schema. Alla annan semesterlönegrundande frånvaro läggs in med minus under knappen Sem.gr.frånvaro.
   b) Timmar för ej semesterlönegrundande frånvaro läggs in med minus i den högra rutan (timmar) vid Ej sem.gr.frånvaro.
   c) Summan för löneavdrag vid frånvaro läggs in med omvänt tecken i rutan Sem.gr.lön

Exempel 3: Innevarande löneperiod, Procentregeln med månadslön

Vi kollar på avvikelsehistoriken för mars 2019 (motsvarar april 2020 inför semesterårsbytet 2021) och ser att Anders hade 52 timmar semesterlönegrundande sjukfrånvaro under perioden.

Vi ändrar inställningen till Ej semesterlönegrundande och ser att han även hade tjänstledigt i 4 timmar.

Då Anders har månadslön så kollar vi även lönebeskedet för april 2019 (2020) genom att markera en frånvarorad och klickar på knappen Lönebesked. Vi summerar löneavdragen vid frånvaro, i detta fall 7 800 + 594,28 = 8 394,28 kr.

Vi går till Semester IB och lägger in uppgifterna för Anders; -52 timmar på sjukfrånvaro under knappen Sem.gr.frånvaro, -4 timmar för den ej semestergrundande frånvaron i rutan för detta, och det summerade löneavdraget pga frånvaro i rutan Sem.gr.lön (utan minus).

Korrigering vid Månadslön med semestertillägg / Sammalöneregeln

1. Kolla lönebeskeden för april 2020 eller ta ut en transaktionslista via Utskrift – Historik – Lönehistorik, ange datumintervall för april 2020 och välj de anställda som berörs. Kolla om där finns någon rörlig lön utbetald med fyrställiga/systemlönearter som ska ligga till grund för beräkning av rörliga semestertillägg.
2. Summera beloppen för dessa lönerader och lägg in med minus i rutan för Sem.gr.rörlig lön i Semester IB för personen som du bl.a når via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.
3. Dessutom vid Månadslön med semestertillägg; Kontrollera om någon semesterlönegrundande frånvaro inföll i mars 2020. Detta gör du via Utskrift – Historik – Avvikelser, ange datumintervall 200301 – 200331, markera för Semesterlönegrundande och välj Avvikelse; 2000, 4000, 5000, 6000.
4. Summera antalet dagar för vardera frånvaroavvikelse och lägg in dessa med minus under knappen Sem.gr frånvaro i Semester IB som du når bl a via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.

Byte från utbetalningsdatum till löneperiod

Släpande löneperiod/avvikelseperiod (båda med datum 200301-200331, utbetalningsdatum i april 2020)

– Samtliga semesteravtal

Konsekvens om ingen korrigering görs

• Procentregeln; Beräknas ingen semester på aprillönen 2020 (var inte med på förra årets semesterberäkning heller).
  Korrigering gör att årets semesterdaglön beräknas på 13 månader istället för 12 (kommer ligga i fas nästa år).
• Månadslön med semestertillägg/Sammalöneregeln; Risk för lite för lågt rörligt tillägg detta år om det fanns rörlig lön på aprillönen 2020 (kom inte heller med på förra årets semesterberäkning).

Korrigering vid Procentregeln (månadslön/timlön)

• Kolla lönebeskeden för april 2020 alternativt ta ut en transaktionslista via Utskrift – Historik – Lönehistorik, välj datumintervall för april 2020 och de anställda som berörs av procentregeln (lämna tomt om det gäller alla/de flesta anställda).
• Summera all semestergrundande lön (inkl avdrag vid frånvaro).
• Lägg in beloppet i rutan för Sem.gr.lön på Semester IB som du bl a når via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.
• Timlöner/timlönearter (t.ex. timlön, övertid, restid) läggs också in med antal timmar i rutan Arbetad tid (timlön) respektive Arbetad tid utöver schema (månadslön). Observera att timmar inte ska beräknas för t.ex. OB vars arbetstid redan ingår i schemat eller i tiden med ordinarie timlön.
• Semestergrundande frånvaro läggs in med antal timmar för respektive frånvaroorsak under knappen Sem.gr frånvaro (kan kontrolleras mot Utskrift – Historik – Avvikelser, välj Semesterlönegrundande och datumintervall 200301-200331).

Se Exempel 1 längre upp på sidan men lägg in siffrorna omvänt (dvs utan minus). 

Korrigering vid Månadslön med semestertillägg / Sammalöneregeln

1. Kolla lönebeskeden för april 2020 eller ta ut en transaktionslista via Utskrift – Historik – Lönehistorik, ange datumintervall för april 2020 och väljer de anställda som berörs. Kolla om där finns någon rörlig lön som ska ligga till grund för beräkning av rörliga semestertillägg.
2. Summera beloppen för dessa lönerader och lägg in beloppet i rutan för Sem.gr.rörlig lön i Semester IB för personen som du bl.a når via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.

Innevarande löneperiod (löneperiod 200401-200430, avvikelseperiod 200301-200331)

– Samtliga semesteravtal

Konsekvenser om ingen korrigering görs

• Procentregeln; Risk för en för låg semesterdaglön då det inte räknas upp för frånvaro i mars 2020 i år heller.
• Månadslön med semestertillägg; Risk för lite för lågt rörligt tillägg om det betalades ut rörliga delar med fyrställiga/systemlönearter i april 2020 samt att det inte räknas upp för frånvarodagar i mars 2020 i år heller.
• Sammalöneregeln: Risk för lite för lågt rörligt tillägg om det betalades ut rörliga delar med fyrställiga/systemlönearter i april 2020.

Korrigering vid Procentregeln med timlön (detta scenario bör vara ovanligt)

1. Kontrollera om någon semesterlönegrundande frånvaro inföll i mars 2020. Detta gör du via Utskrift – Historik – Avvikelser, gör följande inställningar och tryck sen på knappen F5;
   Urval = Semesterlönegrundande
   Gruppering = Avvikelse
   Ordning = Anställd, Avvikelse, Datum
   Datum = 2020-03-01 – 2020-03-31
   Avvikelse = 2000-6000
2. Notera antalet timmar för vardera frånvaroavvikelse per person och lägg in under knappen Sem.gr frånvaro i Semester IB som du når bl a via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.

Se Exempel 2 längre upp på sidan, men lägg in med positivt antal istället för med minus. 

Korrigering vid Procentregeln med månadslön

1. Kontrollera om någon semesterlönegrundande frånvaro inföll i mars 2020. Detta gör du via Utskrift – Historik – Avvikelser, gör följande inställningar och tryck sen på knappen F5;
   Urval = Semesterlönegrundande
   Gruppering = Avvikelse
   Ordning = Anställd, Avvikelse, Datum
   Datum = 2020-03-01 – 2020-03-31
   Avvikelse = 1000-6000
   Notera antalet timmar för vardera frånvaroavvikelse per person.
2. Om ni tillämpar beräkning av snittimlön vid uppräkning för frånvaro; Ändra urvalet till Ej semesterlönegrundande och tryck på F5. Notera det sammanlagda antalet timmar per person.
3. Markera en frånvarorad för en person i taget (antingen Semesterlönegrundande eller ej semesterlönegrundande) och tryck på knappen Lönebesked, välj förhandsgranskning. Summera löneavdragen vid frånvaro. Observera att sjuklön och karensavdrag ej ska räknas med i detta.
4. Gå till ingångsvärdena för semester, t.ex via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.
5. För vardera person med frånvaro i mars 2020, lägg in följande;
   a) Timmar för semester läggs in med negativt (minus) antal i rutan Arbetad tid utöver schema. All annan semesterlönegrundande frånvaro läggs in med positivt antal under knappen Sem.gr.frånvaro.
   b) Timmar för ej semesterlönegrundande frånvaro läggs in i den högra rutan (timmar) vid Ej sem.gr.frånvaro.
   c) Summan för löneavdrag vid frånvaro läggs in med omvänt tecken i rutan Sem.gr.lön

Se Exempel 3 men med omvänt tecken

Korrigering vid Månadslön med semestertillägg / Sammalöneregeln

1. Kolla lönebeskeden för april 2020 eller ta ut en transaktionslista via Utskrift – Historik – Lönehistorik, ange datumintervall för april 2020 och välj de anställda som berörs. Kolla om där finns någon rörlig lön utbetald med fyrställiga/systemlönearter som ska ligga till grund för beräkning av rörliga semestertillägg.
2. Summera beloppen för dessa lönerader och lägg in i rutan för Sem.gr.rörlig lön i Semester IB för personen som du bl.a når via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.
3. Dessutom vid Månadslön med semestertillägg; Kontrollera om någon semesterlönegrundande frånvaro inföll i mars 2020. Detta gör du via Utskrift – Historik – Avvikelser, ange datumintervall 200301 – 200331, markera för Semesterlönegrundande och välj Avvikelse; 2000, 4000, 5000, 6000.
4. Summera antalet dagar för vardera frånvaroavvikelse och lägg in dessa under knappen Sem.gr frånvaro i Semester IB som du når bl a via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.

Sammanfallande semesterår (inför semesterårsbytet 2021)

Vid sammanfallande semester kan ni enbart använda er av semesteravtalet Månadslön med semestertillägg, och därmed är det bara intjänandet av rörliga tillägg som påverkas av det val ni gör här.

Om ni väljer att beräkna utifrån löneperiod så kommer rörlig lön utbetald via avvikelsehanteringen (t.ex övertid, OB etc) som är intjänad i december 2020, men utbetald i januari 2021, att tas med på årets semesterberäkning, men inte det som var utbetalt januari 2020 om ni då hade avvikelseperiod för december 2019. Det rullar då på som tidigare och inga korrigeringar behöver göras.

Om ni istället väljer att byta till beräkning utifrån utbetalningsdatum så är det rörlig lön som är utbetald under 2020 (oavsett när det tjänades in) som ligger till grund för beräkningen av rörliga tillägg. Om ni då hade rörlig lön utbetald som avvikelse på lönen i januari 2020 (med avvikelseperiod för december 2019), så kommer ni behöva lägga in detta belopp med minus i Semester IB i rutan för Sem.gr. rörlig lön (detta för att samma lön inte ska ligga till underlag två år i rad). Om det förekom semestergrundande frånvaro i december 2019 som påverkade lönen i januari 2020 kan det även där behöva göras korrigeringar i Semester IB.

Korrigering vid byte till beräkning utifrån utbetalningsdatum (sammanfallande)

Rörligt löneunderlag;

1. Kolla vilka anställda som har haft Närvaro (t.ex. OB, övertid, restid) registrerad som avvikelse under december 2019. Detta gör du under Utskrift – Historik – Avvikelser, anger datumintervall 191201 – 191231 och Avvikelsen 9000 och trycker på knappen F5.
2. Om någon av dessa avvikelser ska ingå i beräkningen av rörligt tillägg kan du antingen kolla lönebeskeden för januari 2020 eller ta ut en transaktionslista via Utskrift – Historik – Lönehistorik, ange datumintervall för januari 2020 och väljer de anställda som berörs.
3. Summera beloppen för dessa avvikelser utbetalda med fyrställiga/systemlönearter och lägg in med minus i rutan för Sem.gr.rörlig lön i Semester IB för personen, vilket du bl.a når via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.
   

Semestergrundande frånvaro;

1. Kontrollera om någon semesterlönegrundande frånvaro inföll i december 2019. Detta gör du via Utskrift – Historik – Avvikelser, ange datumintervall 191201 – 191231, markera för Semesterlönegrundande och välj Avvikelse; 2000, 4000, 5000, 6000.
2. Summera antalet dagar för vardera frånvaroavvikelse och lägg in dessa med minus under knappen Sem.gr frånvaro i Semester IB som du når bl a via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.