KU20 och KU31 lämnas för samtliga anställda där det är aktuellt, oavsett om man lämnat AGI för personen eller inte då ränta och utdelning aldrig redovisas i på individnivå i AGI. 

Arbetsgång

1. Installera ny version
   För att kunna göra kontrolluppgifter för 2023 måste du installera version 2024.1.100 eller senare.
2. Registrera klart löner för 2023
   Gå in under Kontroll Lön, där ser du alla löner du registrerat under året.
   Om du behöver komplettera lönerna för 2023 går det bra även efter att du uppdaterat till version 2024.1.100, då den innehåller skattetabeller och uppgifter om socialavgifter för både år 2023 och 2024.
   
   

   Tänk på att programmet hämtar uppgifter både från registrerade löner och inlagda ingångsvärden, det är alltså summan av dessa båda källor som hämtas till kontrolluppgifterna.

3. Skapa kontrolluppgifter
   Börja med att välja Aktivitet – Årsrutiner – Kontrolluppgifter. Du får upp en meddelanderuta som talar om vilket år som just din programversion hanterar kontrolluppgifter för. Genom att klicka på knappen Skapa KU hämtas uppgifterna till dina Kontrolluppgifter.
   
   
   
   

   Observera också att ändringar du gör i kontrolluppgifterna genom att klicka Redigera eller läggs till manuellt via Ny inte sparas i historiken i löneprogrammet, utan ändrar bara det som redovisas in till Skatteverket. Vill du att dina ändringar ska lagras i historiken måste du registrera dem i löneprogrammet. Det kan vara ändringar på anställdakortet (t ex adressuppgifter och personnummer) eller något i löneregistreringen. Genom att åter välja Skapa KU kommer den tidigare inläsningen att läsas över av den senare inläsningen och eventuella ändringar kommer med i kontrolluppgifterna. Observera att detta skriver över eventuella manuella ändringar du gjort direkt i blanketten!

   Om du redovisar utdelning på KU31 görs numera en kontroll i Skatteverkets e-tjänst där du, om ISIN-nummer saknas (fält 572), uppmanas lägga in namnet på aktien (fält 571)

4. Ändra och/eller ta bort kontrolluppgifter
   Om du vill ändra någon uppgift som ska redovisas till Skatteverket markerar du en anställd och väljer Redigera. Välj vilken kontrolluppgift det gäller, KU20 (ränta) eller KU31 (utdelning). Du kan också ta bort anställda, eller enstaka kontrolluppgifter på de anställda genom att markera en rad och klicka Ta bort.
5. Lägga till kontrolluppgifter
   Genom att välja Ny kan du komplettera med uppgifter på anställda som inte registrerats i programmet. Det kan till exempel vara anställda som fått lön innan du började använda programmet eller någon vars löner blivit registrerade i ett annat program. Du kan också lägga till kontrolluppgifter för ränta (KU20) eller utdelning (KU31) om du inte registrerat lönearter för det i löneregistreringen.
6. Skriva ut/maila kontrolluppgifter
   När du har hämtat in lönerna och gjort eventuella ändringar, är nästa steg att skriva ut kontrolluppgifterna. Markera de kontrolluppgifter du vill skriva ut och välj Utskrift. Genom att hålla nere ctrl-tangenten kan du klicka på flera anställda i listan. För att markera alla i listan håller du ner Ctrl-tangenten och samtidigt trycker på A. Välj vilken sorts kontrolluppgift (KU20 eller KU31) du vill skriva ut. Du bör skriva ut minst två exemplar, ett till den anställde och ett som arkivmaterial.
   
   

   Om du lämnar in kontrolluppgifter på papper måste du även lämna in blanketten Sammandrag, kontrolluppgifter (SKV 2304) som du hittar på Skatteverkets hemsida. Även om du lämnar en enda kontrolluppgift på papper, eller lämnar rättade kontrolluppgifter på papper så måste du skicka med ett sammandrag.

   Vill du skicka kontrolluppgifterna via e-post till de anställda väljer du Mer – KU via e-post. Programmet skapar ett e-postmeddelande till alla anställda som har en e-postadress angiven i anställdakortet med kontrolluppgifterna bifogade som pdf-filer.
   Kontrolluppgifterna du kan få ut via BL Administration (KU20 och KU31) innehåller inga uppgifter som räknas som känslig information och kan därmed skickas via mail enligt GDPR. Som känslig information räknas inte löneuppgifter i sig, däremot räknas exempelvis uppgifter om den anställdes hälsa som känsliga, vilket gör lönebesked olämpliga att skicka per mail.
7. Skapa filer till Skatteverket
   För att skapa en fil med kontrolluppgifter väljer du knappen Skapa fil eller knappen Mer och därefter Skapa fil till Skatteverket. Markera den typ av kontrolluppgiftsfil som du vill skapa.
   Ange Uppgiftslämnare och kontaktperson (alla uppgifter är obligatoriska). Programmet föreslår att kontrolluppgiftsfilen ska sparas i mappen KU i nedanstående sökväg: C:\Användare\Delat\Delade dokument\BLaData alt. BLa\Ftg-xxxx\KU. Om du lagt upp företagsgrupper så föreslår programmet sökvägen till aktuell företagsgrupp. C:\Användare\Delat\Delade dokument\Företagsgrupp\Ftg-xxxx\KU
   
   

   Namnet på filen blir ”KU inkomstår 2023 Företagsnamn”. Det kommer också att skapas en kopia av samma fil som hamnar i samma mapp. Syftet med den är att om du skapar om kontrolluppgiftsfilen så finns en kopia av den ursprungliga filen kvar.

   När filen skapats har du möjlighet att kopiera sökvägen till filen för att klistra in den hos Skatteverket när du sedan laddar upp den dit. På så sätt slipper du klicka dig fram till sökvägen inne i Skatteverkets e-tjänst.

   När filen skapas sker en validering i programmet som kommer att meddela ifall det är något fel på filen. Det kan också vara så att validering inte kan ske av olika anledningar (t.ex. om du saknar internetuppkoppling just då) och då kommer du också få ett meddelande. Notera att det inte nödvändigtvis är något fel på filen utan endast att validering inte kunde genomföras. Samma validering görs även när filen laddas upp på på skatteverket.

   Observera att kontrolluppgifterna ska vara inlämnade senast 31 januari 2024.

8. Kontrolluppgifter för flera företag i samma fil
   Om du ska skicka kontrolluppgifter för flera olika företag kan du skicka dessa i samma fil. När du valt Skapa fil till Skatteverket ska du i nästa steg välja Kontrolluppgifter för flera företag i samma fil. Registrera sedan organisationsnummer/personnummer i formatet NNnnnnnnNNNN för den som står som avsändare (t.ex. redovisningsbyråns uppgifter) samt adressuppgifter mm till teknisk kontaktperson. Uppgifter om namn, telefon och e-post är obligatoriska. Välj sedan OK för att skapa filen med kontrolluppgifterna. Om du inte tidigare använt funktionen kommer du först att få välja var du vill spara kontrolluppgiftsfilen. Programmet föreslår att filen sparas i mappen KU under C:\Användare\Delat\Delade dokument\BLaData alt. BLa. Om du lagt upp företagsgrupper så föreslår programmet sökvägen till aktuell företagsgrupp. C:\Användare\Delat\Delade dokument\Företagsgrupp\KU. När du väljer att skapa fil i ett nytt företag och väljer alternativet Kontrolluppgifter för flera företag i samma fil kommer uppgifterna om Teknisk kontaktperson upp automatiskt. När du sedan åter väljer OK för att skapa fil bygger du på den redan skapade filen som ska skickas med uppgifter för flera företag.
   
   

   Genom att skapa filen igen kan du på ett enkelt sätt ersätta uppgifter för ett företag.

   När filen skapats har du möjlighet att kopiera sökvägen till filen för att klistra in den hos Skatteverket när du sedan laddar upp den dit. På så sätt slipper du klicka dig fram till sökvägen inne i Skatteverkets e-tjänst.

9. Rättelsefil för aktuellt företag
   För att kunna korrigera uppgifter som redan skickats in till Skatteverket måste du först redigera de uppgifter som är felaktiga på varje anställd. En rättad kontrolluppgift ersätter tidigare lämnad, varför samtliga uppgifter i kontrolluppgiften måste fyllas i. Själva ändringarna gör du endera i löneprogrammet eller direkt i kontrolluppgiften. Gör du dem i löneprogrammet (t ex ändringar på anställdakortet eller i löneregistreringen) och därefter väljer Aktivitet – Årsrutiner – Kontrolluppgifter och därefter Skapa KU kommer du skriva över de tidigare hämtade kontrolluppgifterna. Gör du ändringarna direkt i kontrolluppgiften sparas de å andra sidan inte om du väljer Skapa KU igen. När det gäller specifikationsnumret i ruta 570 måste det vara samma nummer i rättelsen som i den först skapade kontrolluppgiften, i annat fall kommer det att skapa dubbletter hos Skatteverket. Du behöver normalt inte själv redigera specifikationsnumret, utan det hanterar programmet åt dig. När du har gjort dina ändringar (oavsett om du gjort dem i löneregistreringen eller direkt i kontrolluppgiften) ska du sen välja Skapa fil till Skatteverket. Det spelar ingen roll om du väljer att markera Kontrolluppgiftsfil för aktuellt företag eller Skapa rättelsefil för aktuellt företag. Det är alltid den senast inskickade kontrolluppgiften som gäller.
10. Årsbyte lön
    När kontrolluppgifterna är gjorda och inlämnade gör du ett årsbyte för att nollställa ackumulatorerna inför det nya året. Här kan du läsa mer om hur du gör Årsbyte i lön (Skapa nytt löneaår).