Den vanligaste typen av ej semestergrundande frånvaro är tjänstledighet men kan även vara annan typ av frånvaro, t ex om man har varit frånvarande en längre tid så att man passerat gränsen för vad som är semestergrundande (t ex sjuk mer än 180 dagar eller föräldraledig mer än 120 dagar, läs mer om det här).

Om hela frånvaron har lagts in som avvikelse i Lön Plus så känner programmet av vad som är semestergrundande och inte. Observera dock att om du kör igång med Lön Plus under ett pågående intjänandeår kan tidigare frånvaro behöva läggas in under ingångsvärdet för semester. Läs mer om det här.

Om du av någon anledning vill frångå den automatiska bedömningen om en frånvaro ska vara semestergrundande eller inte så anger du detta när du registrerar avvikelsen.

Påverkan på semesterberäkningen

Ej semestergrundande frånvaro påverkar intjänandet av semester olika beroende på om man är frånvarande hel dag eller del av dag.

Om man är frånvarande hela dagar så räknas dessa dagar bort vid beräkningen av antalet betalda semesterdagar. Detta görs automatiskt i programmet och är inget man vanligtvis behöver tänka på.

Räkneexempel: Jon har varit anställd hela året och har varit föräldraledig i 6 månader med sammanlagt 183 kalenderdagar, varav 120 av dessa var semestergrundande. Detta ger 183 – 120 = 63 ej semestergrundande dagar. Beräkningen av betalda semesterdagar blir då

(365 – 63) / 365*25 = 20,68 = 21 betalda semesterdagar

Deltidsfrånvaro

Är man frånvarande på deltid och jobbar kortare dagar så påverkar det semesterlönen som betalas ut vid ledighet. Vid semester enligt procentregeln hanteras detta automatiskt i programmet – dels genom att det inte utgår någon semesterlönegrundande lön under frånvaron, men heller inte räknas upp något för densamma (jämför med semestergrundande frånvaro).

Har man däremot semester enligt sammalöneregeln eller månadslön med tillägg måste man själv avgöra om detta ska påverka den anställdes semesterlön och vidta åtgärder utifrån det.

Sammalöneregeln (enligt semesterlagen) förutsätter att den anställde har samma sysselsättningsgrad vid intjänande som vid uttag, så vid deltidsfrånvaro som ska påverka ersättningen vid semester måste man alltså byta till procentregeln istället.

Har man ett kollektivavtal där semester ersätts med månadslön med tillägg så bör man kolla i avtalet eller med facket om hur ej semestergrundande deltidsfrånvaro ska hanteras. Antingen byter man till procentregeln, eller så får man manuellt räkna ut genomsnittlig sysselsättningsgrad under intjänandeåret och ange den på anställdakortet (alternativt på Ingångsvärden semester/Semester IB efter semesterårsbytet). Programmet kommer alltså inte att ta någon hänsyn till ej semestergrundande deltidsfrånvaro.

Hur genomsnittlig sysselsättningsgrad ska beräknas kan också skilja sig mellan olika kollektivavtal. Det viktiga att komma ihåg är att inte räkna ned sysselsättningsgraden medan frånvaron är semestergrundande, samt att göra beräkningen för intjänandeåret för semester, inte för till exempel kalenderår om man har semesterår april–mars.

För att få fram underlaget går du via Utskrift - Historik - Avvikelser - bocka i Ej semesterlönegrundande - välj Datum (intjänandeåret) - välj Anställd - klicka sedan på knappen F5.

Vid exempelvis deltidssjukskrivning ska de första 180 dagarna räknas enligt ordinarie sysselsättningsgrad, vid VAB/föräldraledighet de första 120 dagarna, osv. Det är alltså först när frånvaron blir ej semestergrundande som sysselsättningsgraden ska räknas ned. Se exempel.

Exempel: Gabriella är heltidsanställd men blev sjukskriven på 50% från 10 maj fram till 15 februari. Företaget tillämpar vanligt semesterår april–mars.

1 april–9 maj: 39 dgr x 100%

10 maj–5 november: 180 dgr semestergrundande sjukfrånvaro x 100%

6 november–15 februari: 102 dgr ej semestergrundande sjukfrånvaro x 50%

16 februari–31 mars: 44 dgr x 100%

((39 + 180 + 44)*100% + 102*50%)/365 = 0,86 = 86%

För att ange genomsnittlig sysselsättningsgrad på anställdakortet går du till fliken Semester och ackumulatorer och bockar för Genomsnittlig sysselsättningsgrad och anger det framräknade värdet i rutan. Denna läser då över den sysselsättningsgrad som programmet annars hade räknat på utifrån schemat. Kom ihåg att du själv måste ändra här om läget förändras, inklusive efter semesterårsbytet och när den anställde kommer tillbaka och följer schemat igen.

Om semesterårsbytet redan är gjort och intjänandeårets sysselsättningsgrad inte stämmer med verkligheten går du istället till Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år, väljer den aktuella medarbetaren och ändrar sysselsättningsgraden för årets semesterdagar.