När semesteråret är slut görs ett byte av semesterår för att återstående betalda semesterdagar ska flyttas om till sparade och nya betalda semesterdagar ska räknas fram. Programmet fyller då även på med datum i kalendariet och öppnar upp för att kunna registrera lön med avvikelseperiod på det nya semesteråret.

Semesteråret är enligt semesterlagen 1/4 – 31/3, men även andra intervall kan förekomma, bland annat kalenderår.

Innan du påbörjar semesterårsbytet – se över följande;

• Se till att en semesterskuldlista per bokslutsdatumet finns nedsparad som pdf före bytet, det går inte att få ut i efterhand. Detta gör du via Aktivitet – Semesterskuld.
• Alla löner och avvikelser för intjänandeåret ska vara uppdaterade – detta för att beräkningen av antalet dagar och den semesterlön man får fram ska bli korrekt.
• Det måste finnas ingångsvärden för semester på alla anställda med semesteravtal. Det kan du t.ex kontrollera via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år (nås även under Mer-knappen vid listan över anställda). Läs mer om ingångsvärden semester här..
• Se över semesteravtalen så att de är korrekt inställda för ditt företag.  Läs mer om de olika semesteravtalen här.
• Kontrollera inställningen för hur beräkningsunderlaget ska hämtas vid procentregeln samt för rörliga delar vid månadslön med semestertillägg/sammalöneregeln. Läs mer om det här.

• Arbetsgång
• Vad händer vid semesterårsbytet?
• Preliminära semesterdagar
• När avdraget för semester och semesterlön per dag inte får samma belopp

Se en film:

Arbetsgång:

1. Registrera klart all lön och alla avvikelser. Har du en avvikelseperiod med eftersläpning ska du se till att avvikelserna fram till intjänandeårets slut är uppdaterade. T ex om du tar med avvikelserna för mars i lönen som betalas ut i april behöver även denna vara uppdaterad och slutförd innan du genomför bytet av semesterår. När du har uppdaterat löner med en avvikelseperiod som innehåller det sista datumet på intjänandeåret kommer du även att få ett meddelande om att det är dags att genomföra semesterårsbytet.
2. Välj Aktivitet – Årsrutiner – Byte av semesterår så du kommer till denna vy:
   
3. Innan du genomför bytet av semesterår bör du gå igenom de rapporter som kan genereras här och kontrollera att förutsättningarna stämmer. Markera de rapporter du vill titta på och tryck på Utskrift. Bocka i Förhandsgranska utskriften om du vill se dokumenten på skärmen.
   
   * = extra viktigt att kolla igenom innan semesterårsbytet görs.
   
   Sammanställning semesteravtal – Här ser du de olika parametrarna som gäller för de olika semesteravtal som finns upplagda i programmet, som till exempel procentsatser och semesterrätt. Om du behöver ändra på något gör du det under Uppläggning – Avtal – Semesteravtal. Här kan du läsa mer om Semesteravtal.
   
   Sammanställning semesteravtal anställda – Här visas de förutsättningar som gäller för respektive anställd, dvs valt semesteravtal samt de parametrar som gäller för respektive person. Om något behöver ändras gör du det under Uppläggning – Anställda (den genomsnittliga sysselsättningsgraden räknas fram utifrån de scheman som finns inlagda under intjänandeåret).
   Om du ändrar semesteravtal på den anställde är det viktigt att se över ingångsvärdena för semestern så att rätt information finns angiven. Semester IB når du till exempel via Mer-knappen under Uppläggning – Anställda. Läs mer om ingångsvärden för semester här.
   
   *Semesterberäkning – I semesterberäkningen kan du se hur programmet har räknat fram semestern för respektive anställd. Hur beräkningen har skett beror på inställningarna på de anställda samt valt semesteravtal. Upplysningar att tänka på inför eller efter semesterårsbytet visas också i detta dokument. Bland annat antalet dagar som får/inte får sparas, om äldre sparade dagar är på väg att förfalla samt om det finns ej utbetalda tillägg på rörliga delar. Vid sammanfallande semesterår visas här också hur stort belopp som kommer att regleras efter semesterårsbytet vid för många uttagna dagar eller ändrad sysselsättningsgrad.
   
   *Beräkningsunderlag – Här ser du varifrån de belopp och siffror som används i semesterberäkningen kommer.  Här kan det vara bra att kontrollera att rätt uppgifter har tagits med, t.ex. arbetad tid eller berörda lönearter för procentregeln eller rörlig lön. Om någon löneart saknas eller finns med fastän den inte borde kan du se över inställningarna på respektive löneart under Uppläggning – Lönearter, gå in på aktuell löneart och kolla på fliken Semester  (för att se systemlönearterna går du under knappen Mer - Visa systemlönearter). Kolla också att semestergrundande respektive ej semestergrundande frånvaro verkar rimlig.
   
   Beräkningsformler – Här finns de formler som används vid semesterberäkningen i klartext.
   
   Semesterskuldlista – Visar semesterskulden till varje anställd, samt den totala semesterskulden.
   
   Semesterbesked– En sammanställning av semesterberäkningen som kan skickas ut till de anställda. Här visas bland annat aktuell semesterlön, semesterfaktor samt antalet betalda dagar man tjänat in och hur många sparade dagar man kommer ha tillgodo på det nya året.
4. När du har kontrollerat uppgifterna och gjort eventuella ändringar är det dags att genomföra semesterårsbytet. Detta gör du genom att klicka på knappen Byte av semesterår. Läs de meddelanden som kommer upp innan du klickar vidare och kontrollera att datumen för det nya semesteråret stämmer.
5. När semesterårsbytet är genomfört kan du om du vill skicka ut semesterbeskeden till de anställda med epost (om det finns en e-postadress angiven på anställdakortet). Välj då först det föregående semesteråret i rullisten och klicka sen på knappen Semesterbesked.
6. Om du brukar boka upp semesterskulden automatiskt varje månad och har släpande avvikelseperiod har du inte kunnat bokföra den senaste semesterskulden innan semesterårsbytet (t.ex. semesterskulden i april om semesteråret slutar 31 mars). I samband med semesterårsbytet kommer du få en fråga om du vill bokföra semesterskulden precis som vid löneuppdateringarna. Om du inte får upp frågan eller råkar trycka bort den kan du istället bokföra den genom att gå via Aktivitet – Semesterskuld, välj datum (t.ex. 2022-04-30) och tryck OK. Tryck sen på knappen Bokför.

Vad händer vid semesterårsbytet?

Beräkning av antalet intjänade dagar

• Utifrån anställningstid och eventuell ej semestergrundande frånvaro räknar programmet fram antalet Betalda semesterdagar. Detta görs enligt (Anställningsdagar under intjänandeåret – ej semestergrundande frånvaro hela dagar) / 365 * semesterrätten. Här tittar programmet på händelsedatum oavsett när en frånvaroavvikelse har påverkat lönen.
• Om en anställd inte har tjänat in fullt på betalda dagar så läggs resten som obetalda enligt Semesterrätt minus betalda dagar.

Värdering av dagarna

• Vid procentregeln baseras värdet av semesterdagarna på den lön som tjänats in eller betalats ut under intjänandeåret, beroende på den inställning som har gjorts under Arkiv – Företagsuppgifter – Lön, fliken Semesterhantering. Läs mer om inställningen här.
• Vid Månadslön med tillägg eller Sammalöneregeln räknar programmet fram den genomsnittliga sysselsättningsgraden under intjänandeåret, vilket påverkar värdet av dagarna vid utbetalning (baserat på heltidslönen vid utbetalningstillfället).

Läs mer om de olika semesteravtalen här.

Sparade dagar

• Föregående års semesterdagar som överstiger 20 (baserat på ingångsvärdet) och som inte har tagits ut under året hamnar som sparade på år 1.
• Om det finns gamla sparade dagar som inte längre får sparas faller dessa automatiskt till utbetalning. De kommer inte längre att synas i semesterskuldlistan, utan hamnar under Uppläggning – Kommande lönerader, och kommer automatiskt med vid nästa lönekörning.

Årets kvarvarande dagar som inte får sparas

Kvarvarande betalda dagar som inte har kunnat läggas ut under året, och som enligt semesterlagen inte får sparas, kommer att hanteras automatiskt av programmet som i första hand kollar om antalet intjänade dagar behöver fyllas upp till semesterrätten, och i annat fall lägger dagarna till utbetalning. De dagar som får sparas är det antal som överstiger 20 (enligt ingångsvärdet) som inte har tagits ut under året.

Exempel: Anna har varit anställd länge men var föräldraledig från och med juli 2020. På grund av detta har hon bara kunnat ta ut 5 semesterdagar av sina 25 som hon fick i april 2020. Samtidigt har hon bara tjänat in 15 nya dagar inför april 2021. I detta fall får 5 dagar sparas (25-20), men då hon inte tjänat in sin fulla semesterrätt kommer programmet i samband med bytet att använda dessa överblivna dagar till att fylla upp hennes dagar till 25, och resterande betalas ut. Alltså; 

Semesterdagar 2020: 25 st
Uttagna: 5 st
Kvarvarande: 20 st
Intjänade dagar: 15 st
Dagar som får sparas: 5 st (25 i IB – 20 lagstadgade)
Dagar som fylls på: 10 st (25 semesterrätt – 15 intjänade)
Dagar som faller till utbetalning: 5 st (20 kvarvarande – 5 som sparas – 10 som fyller upp)

Efter semesterårsbytet kommer Anna ha 25 betalda dagar och 5 sparade, hon får 5 dagar som betalas ut på lönen i maj. 

Dagar som faller till utbetalning

Dagar som faller till utbetalning kommer efter semesterårsbytet att finnas under Uppläggning – Kommande lönerader och kommer även att synas i semesterskuldlistan med en * framför. Dessa lönerader kommer automatiskt med på nästa lönekörning. 

Om man i lönekörningen minskar antingen antalet eller beloppet så kommer resterande att finnas kvar under Kommande lönerader till nästkommande lön. Om det är en korrigering där resterande inte ska betalas ut vid senare tillfälle får man ta bort detta under Uppläggning – Kommande lönerader efter att lönen är uppdaterad. 

Det kan också vara så att dagarna som fallit till utbetalning trots allt ska få sparas – då måste man manuellt fylla på med dessa dagar under Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år, samt ta bort under Uppläggning – Kommande lönerader.  

Preliminära semesterdagar

Preliminära semesterdagar kan man få på en anställd om man har en bruten avvikelseperiod som sträcker sig över brytet för ett semesterår, t.ex mitten på mars – mitten på april. Dagar som den anställda då tar ut i april, och som betalas ut på aprillönen innan semesterårsbytet är gjort, får preliminära semesterdagar. Dessa räknar då inte ner på aktuellt semestersaldo, utan räknas ned från de nya dagarna efter att semesterårsbytet är gjort.

Om en anställd får preliminära dagar vid annat tillfälle under året så beror det troligtvis på att ett aktuellt  ingångsvärde (Semester IB) saknas för den anställda. Kontrollera detta via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år, och tryck på Ny för att lägga upp en IB-post för personen.