Se en film:

Personer som ska rapporteras till Fora varje månad är arbetare som fått en kontant bruttolön under föregående månad. Ett krav för att lönerna och uppmärkningen ska kunna skickas in till Fora är att den anställde har ett fullständigt personnummer eller samordningsnummer, samt att det vid samordningsnummer finns en fullständig adress inklusive landskod angiven på anställdakortet. Samtliga arbetare måste märkas upp med en giltig uppmärkningskod innan löner kan rapporteras. Uppmärkningskoderna de s.k. FOK-koderna hämtas i realtid från FORA, på såvis får vi in de FOK-koder som är aktuella för just ert företag. 

• Administratör 
• Anställda och Lönearter 
• Uppmärkning
• Rapportering
• Hänförlig lön
• Övrig information

Administratör

Det första du behöver göra för att kunna märka upp de anställda med uppmärkningskoderna från Fora är att lägga till personnumret på den som är administratör för företaget hos Fora. Detta gör du via Arkiv - Företagsuppgifter - Lön på fliken Grunduppgifter. Skriv in personnumret, inklusive sekelsiffror och tryck OK.

Anställda och Lönearter 

Anställda

Om ni har arbetare med samordningsnummer behöver du säkerställa att det finns en fullständig adress angiven på anställdakortet. Post/besöksadress, PostNr, Ort och Land är de obligatoriska fälten för att bilda en fullständig adress. 

Om det finns anställda med ofullständigt personnummer bör du om möjligt lägga in ett korrekt personnummer eller samordningsnummer. Om sådant saknas får man gå till fliken Statistik och bocka i Undantag från Fora. När uppgifterna sen uppdateras är det viktigt att gå tillbaka och ta bort undantaget, samt rapportera in löner retroaktivt till Fora. Det kan man göra direkt på Foras hemsida om man inte vill skapa nya filer med alla anställda i programmet. 

Lönearter

Lönen som summeras med i rapporteringen är alla lönearter med AGI/KU-inst. 011 Kontant bruttolön och 031 Andra skattepliktiga ersättningar.

Om det är någon löneart som inte ska tas med till Fora behöver du gå in på lönearten och på fliken Statistik bocka i Undantag från Fora. På Foras hemsida finns exempel på löner som ska eller inte ska tas med.

Om du har någon löneart som ska markeras som hänförlig lön som ska med till Fora, behöver du gå in på lönearten och fliken Statistik och bocka i Hänförlig lön typ 1 och 2. Läs mer om hänförlig lön härHänförlig lön typ 3: dvs semesterersättning för sparade dagar som betalas ut vid slutlön gäller endast för Lön Plus och är automatiskt i-bockad på relevanta systemlönearter så länge du inte själv har gjort några ändringar på dessa (t.ex ändrat kontot). I sådanna fall kan du själv behöva gå in på lönearten och markera detta manuellt. Det gäller löneart 1406-1408, 2406, 3406, 4406-4408.

Uppmärkning

Gå till Aktivitet - Lönestatistik och rapportering - FORA månadsrapportering.

Du kommer då till Fora-funktionen som öppnas i webbläsare. Här ser du alla arbetare som har en uppdaterad lön under angiven månad.

Första gången du går in här kommer det vara tomt på kolumnen Fokid på samtliga anställda eftersom ingen uppmärkning ännu har gjorts.

Klicka på Uppmärkning för att komma till uppmärkningsvyn.

I den övre delen visas företagets tillgängliga uppmärkningskoder som hämtas direkt från FORA. Om du inte får några koder här - kontrollera att rätt organisationsnummer är angivet under Arkiv – Företagsuppgifter - Generella samt att det personnummer som angetts under Arkiv - Företagsuppgifter - Lön också finns registrerat som administratör hos Fora.

Bocka i de anställda som du vill koppla till en tillgänglig FOK-kod.
Längst ned på sidan kommer det då upp en list där du kan välja vilken av de tillgängliga FOK-koderna du vill koppla och tryck sen på Ändra kod. Vill du ta bort en kopplad kod utan att välja en ny väljer du alternativet längt upp ( - ).

Sidan kan maximalt visa 20st anställda samtidigt. Vill du göra urval av anställda från flera sidor kan du trycka på Visa valda anställda. Observera dock att man endast kan ändra på 20 personer i taget. Om antalet har spillt över på flera sidor så kommer resterande markeringar ligga kvar och du kan trycka på Visa valda anställda igen för att ändra kod. 

Rapportering

När du går tillbaka till Rapportering efter du märkt de anställda med FOK-koder ser du respektive anställds kod i anslutning till de anställda.

Har du fler än 20 anställda som fått lön under månaden kommer de anställda att delas upp på flera sidor. Totalsumman som visas längst ned gäller dock för samtliga löner under månaden som kommer gå med i filen.

Kontroll

För att filen ska kunna skapas finns vissa krav som behöver uppfyllas;

• Samtliga anställda har ett fullständigt personnummer/samordningsnummer
• Personer med samordningsnummer har fullständig adress (inkl landskod)
• Alla som ska rapporteras är uppmärkta med giltig FOK-kod 

Om någon av dessa krav ej uppfylls kommer exportknappen att gråas ut och du får ett meddelande om vilka fel som förekommer. Du få också en indikering längst ut till höger på de personer som saknar eller har felaktiga uppgifter. Om du hovrar över markeringen eller klickar upp personen får du information om vilka uppgifter som behöver åtgärdas. 

Får du ett felmeddelande att filen kan innehålla fel, där det står att det finns FOK-koder som inte stämmer överens med hämtningen från Fora. Om du vet att FOK-koden är rätt, kan det vara ett tillfälligt fel i valideringen och du kan skapa filen och prova ladda upp hos Fora lite senare. Detta meddelande kommer att komma upp:

Exportera rapport

För att skapa filen till FORA klickar du på Exportera rapport uppe till höger under fliken Rapportering. 

Då laddas filen ner utifrån hur det är inställt i webbläsaren, vanligast är att det hamnar under Hämtade filer på din dator och du kan sedan ladda upp filen hos FORA. Vill du spara ner filen på annat ställe än Hämtade filer, gör du det under Inställningar – Nedladdningar i din webläsare. Exempel på hur du gör inställningar i Edge och Chrome, se nedan:

Hänförlig lön

I och med den nya månadsrapporteringen har det tillkommit ett nytt begrepp, hänförlig lön. Det finns nu en egen rad för Hänförlig lön i Fora månadsrapportering. Detta används när utbetald lön under en månad även innehåller lönedelar som ska hänföras till en tidigare månad. Vad detta kan vara, kan skilja sig mellan avtalen, kolla gärna med ditt arbetsgivar- eller fackförbund vad som gäller för just er.

För att beloppet ska komma med i rapporteringen behöver inställning göras på berörda lönearter. Läs mer här

Hänförlig lön av typ 1 och 2 prestationslön, bonus, gratifikationer m.fl skickas med som en klumpsumma på föregående månad. Denna behöver sedan manuellt justeras till rätt månader i Foras gränssnitt efter att filen har laddats upp. 

Hänförlig lön typ 3: Semestersersättning sparade dagar vid slutlön gäller endast i BL Lön + där du använt funktionen Slutlön i löneregistreringen. Detta kommer automtiskt med som Hänförlig lön i Foras månadsrapportering och fördelas på 12 månader före avgångsdatum. Om anställningen var kortare än 12 månader ska utbetalningen för de sparade dagarna fördelades i lika delar på de månader som anställningen varade. Vilket dock inte programmet känner av och behöver justeras manuellt hos Fora.

Övrig information

Tillval för personer över 65

I programmet hanterar vi endast de övergripande FOK-koderna, inte eventuella tillval som kan finns för anställda över 65 år.
Dessa personer märker du upp som vanligt med en FOK-kod i programmet. När personen med tillhörande uppmärkning sedan finns upplagd hos FORA, efter första inrapporteringen, har du möjlighet att redigera personen och manuellt lägga till eventuella tillval direkt i Foras e-tjänst. Detta behöver du bara göra en gång, och sen komma ihåg att lägga in ett stoppdatum när tillvalet inte längre är aktuellt.

Anställda som slutat

När en anställd har fått ett slutdatum på anställdakortet innan sista lönen för personen rapporteras in så följer detta med i filen till Fora. Eftersläpande löner går bra att skicka in även i efterhand då anställningens start- och slutdatum ligger kvar för uppmärkningen. Även personer som slutat före 2024 men som får en lön utbetald efter 2024-01-01 behöver märkas upp med samma kod som hen skulle ha haft om hen fortfarande var anställd, Fora kommer se på personens start- och slutdatum att det tillhör en tidigare period.

Om du manuellt lägger in ett slutdatum på ett anställdakort efter att sista lönen är utbetald behöver du själv logga in hos Fora och avsluta anställningen/uppmärkningen då det i filen från programmet endast skickas med uppmärkningsinformation på de personer som det rapporteras lön för.

Underlag för FORA månadsrapportering

Om du vill se vilka anställda och vilket löneunderlag som är med i månadsrapporteringen till FORA, finns en SQL-fråga för detta.
Välj Arkiv – Systemunderhåll – SQL-fråga. Klicka på Hämta systemfrågor.
Det finns två rapporter att välja för månadsrapportering:  

• Lön: FORA – belopp månadsrapportering 

• Lön: FORA – löneunderlag månadsrapportering 

På båda rapporterna måste du fylla i vilket datum/månad du vill se.
Ersätt 'YYYY-MM-DD' på två ställen med fr o m datum och t o m datum, till exempel '2025-01-01' och '2025-01-31', med enkla citat-tecken (') runt datumet.
För att du ska få fram resultatet måste du ta bort texten mellan hakparenteserna [ ] som är skriven i VERSALER och som börjar med ”TA BORT DENNA RAD...”. Du måste också ta bort båda hakparenteserna.
Klicka därefter på Test till höger i fönstret. Du ska då få fram anställnings-id och belopp eller anställnings-id, lönearts-id, lönearten och belopp beroende på vilken av listorna du väljer.