I BL Lön Plus har vi begränsat möjligheterna till att återställa en lön, jämfört med BL Lön, pga semesterhanteringen med löneperioder mm. Från och med version 2023.1.106 öppnar vi dock möjligheten för att kunna ta bort den senast gjorda lönen på en person. Läs mer om det längre ned på sidan (alternativ 3).

Nedan listar vi även förebyggande åtgärder och andra alternativ till att behöva ta bort en lön.

Alternativ 1 – Extra utbetalning»

Alternativ 2 – Korrigering på nästa lön»

Alternativ 3 – Ta bort den felaktiga lönen»

Alternativ 4 – Extra lönekörning med spegelvänd lön (flera steg)»

Förebyggande

Det bästa är såklart att förebygga så långt det går. Efter en löneregistrering rekommenderar vi att man skriver ut en kontrollista innan man skriver ut lönebeskeden och uppdaterar lönen. Gå igenom kontrollistan rad för rad och jämför mot underlaget och kolla att siffrorna är rimliga. Gör ändringar vid behov. Ett annat tips (om man är ute i god tid) är att vänta lite med uppdateringen och låta de anställda hinna kolla sina lönebesked först, då är det lättare att göra ändringar om något fel upptäcks.

Om ni använder appen Bjorn Lunden för att distribuera lönebeskeden till de anställda kan det vara bra att känna till att det är när lönebeskeden skrivits ut (eller fått en utskriftsmarkering) som lönebeskeden visas i appen. Du behöver alltså inte uppdatera lönebeskeden för att de anställda ska se dem.

Om det ändå blev fel

Om det har blivit fel på sjuklön eller karensavdrag bör detta korrigeras så att det hamnar på samma lönekörning som resten av lönen, detta för att sjuklönekostnaden till AGI ska beräknas korrekt. Välj därför alternativ 3 eller 4 med spegelvänd lön i dessa fall.

Alternativ 1 – Extra utbetalning

Om den anställde har fått för lite i lön eller ersättning, eller om en anställd inte har kommit med i ordinarie lönekörning, kan man göra en extra lönekörning för endast den berörda personen. Gå in under Aktivitet – Löneberedning – Löneperiod eller klicka direkt på knappen Löneregistrering, du får då upp dialogrutan för Ny löneperiod. Bocka för Extra lön och gör samma datuminställningar som ordinarie. Klicka på OK.

Skriv in anställningsID eller de första bokstäverna i namnet på den anställda vars lön ska korrigeras och tryck Enter. Lägg in de lönearter och belopp som saknats, korrigera skatten, skriv ut och uppdatera.

Om man gör en extra utbetalning med skattegrundande lön kan man behöva korrigera skatten, antingen enligt skattetabell så som det skulle ha varit om allt tagits med på samma lön, eller motsvarande engångsskatt (alternativt 30%). Detta kan du göra med löneart 905 Extra skatteavdrag.

Alternativ 2 – Korrigering på nästa lön

Om en lön som redan blivit utbetald visar sig vara fel kan man göra en korrigering på nästkommande lönekörning. Det kan då vara bra att informera den anställde om detta.

Om en avvikelse blivit fel kan du redan nu gå in i kalendariet och ta bort de felaktiga avvikelserna genom att markera avvikelsen och trycka Delete, då vitmarkeras alla avvikelser av samma typ (om du ångrar en korrigering markerar du avvikelsen och trycker Delete igen så återställs de). Lägg sedan in avvikelserna så som de skulle vara.

På nästa lönekörning kommer dessa korrigeringar automatiskt att tas med och korrigerade avvikelser markeras med #. Om du använder kolumnerna för datum i registreringsvyn så kommer utbetalningsdatumet för korrigerad lönekörning att synas i kolumnen för From datum. På lönebeskedet kommer tillagda avvikelser utanför aktuell avvikelseperiod att synas i en lista.

Om andra lönearter än avvikelser har blivit fel kan du antingen lägga in det som kommande lönerader eller skriva en påminnelse till dig själv i rutan för Anteckningar på anställdakortet. Kommande lönerader hittar du under Uppläggning – Kommande lönerader, klicka på knappen Ny och fyll i uppgifterna för Anställd och Löneartd. Dessa rader kommer att hämtas in automatiskt vid nästa lönekörning.

Alternativ 3 – Ta bort den felaktiga lönen

Förutsättningar & Bra att veta

Om ni vill ta bort lönen helt och hållet, antingen för att den inte alls skulle varit med, eller för att kunna göra om den, så kan man göra detta från och med version 2023.1.106. Detta rekommenderas främst om lönen inte har betalats ut (eller om lönen inte stämmer med vad som är utbetalt), i annat fall kan den behöva finnas kvar i historiken. Skriva gärna ut (eller spara ned) lönebeskedet innan borttag då inget kommer finnas kvar i programmet i efterhand förutom i bokföringen.

Vid borttaget av lönen så kommer lönen också att tas bort från ordinarie lönejournal, men finnas kvar i bokföringen. Det skapas en ny verifikation som vänder konteringen av den borttagna lönen. Eventuella avvikelser kommer att återgå till ouppdaterade och dyka upp igen nästa gång det registreras en lön för personen. Kommande lönerader kommer likaså att återgå till ouppdaterade och dyka upp på nytt när du registrerar en ny lön.

Ta bort lön

För att ta bort en lön går du till Aktivitet – Återställ lönekörning. Markera lönen du vill ta bort och tryck på Ta bort. Du blir erbjuden att skriva ut en lönejournal för återställningen, denna går inte att komma åt i efterhand så passa i sådana fall på att spara ned den direkt.

Om den borttagna lönen ingick i aktuell lönefil som ska laddas upp till banken kan man skapa en ny via Aktivitet – Återställ lönekörning, markera alla löner som ska ingå i filen och tryck på Ny lönefil.

Registrera ny lön efter borttag

Efter att den felaktiga lönen har tagits bort går det bra att registrera om lönen på nytt med korrekta uppgifter. Eventuella felaktiga avvikelser tas enklast bort eller redigeras via löneregistreringen, knappen Avvikelser – Redigera avvikelser för perioden.

Om du använder lönefil kommer det att skapas en separat fil för denna lön. Om du vill skapa en komplett lönefil för flera löner kan du göra detta under Aktivitet – Återställ lönekörning, markera alla löner som ska ingå i filen och tryck på Ny lönefil.

Alternativ 4 – Extra lönekörning med spegelvänd lön (flera steg)

Ett annat alternativ är att spegelvända den felaktiga lönen för att sen lägga in den på nytt (spegelvändningen är viktig för att lönetotaler, ackumulatorer och ev. bokföring ska bli korrekt). Det gamla lönebeskedet finns då kvar, tillsammans med den spegelvända och sen eventuellt en ny och korrekt. 

1. Korrigera avvikelser i kalendariet

   Börja med att gå in i kalendariet och ta bort alla avvikelser i avvikelseperioden som lönen avser (Obs! Ingen ny löneperiod får vara upplagd). Detta gör du genom att klicka på en avvikelse och trycka Delete, då vitmarkeras alla avvikelser av samma typ inom perioden.
   

2. Spegelvänd lönen

   Gå in under Aktivitet – Löneberedning – Löneperiod eller klicka direkt på knappen Löneregistrering, du får då upp dialogrutan för Ny löneperiod. Välj antingen löneperiod utifrån avtal eller Extra lön. Gör samma datuminställningar som på den ordinarie lönen. Om du väljer att lägga upp en löneperiod utifrån avtal – kom ihåg att bara markera den person som avses nere i listan. Klicka på OK. Om du har valt Extra lön – skriv in anställningsID eller de första bokstäverna i namnet på den anställda vars lön ska korrigeras och tryck Enter.
   Klicka på knappen Avvikelser och välj Hämta avvikelser för perioden, då laddas de korrigerade avvikelserna in och får en # framför sig och omvänt antal. Lägg in övriga/treställiga lönearter och vänd på antalet.
   
   

   Varningen som kommer upp angående negativ sjuklönekostnad kan du bortse från eftersom du bara lägger upp en lön för att kreditera den felaktiga ordinarie lönen.

   Kontrollera att allt som var med på den ordinarie lönekörningen har kommit med men med spegelvänt antal/belopp, kontrollera också summerad bruttolön/förmåner/ersättning/avdrag/skatt och nettolön så att det stämmer överens med den felaktiga lönen. Det bör se ut såhär i Kontroll lön;
   
   
   
   Skriv ut lönebeskedet och uppdatera lönekörningen (stäng löneperioden).

3. Lägg in den korrekta lönen

   När den spegelvända lönen är uppdaterad är det dags att lägga in lönen så som den skulle ha varit. Lägg upp löneperioden på samma vis igen (om du väljer löneperiod utifrån löneavtal – kom ihåg att bara välja den person som avses). Lägg in korrekta avvikelser antingen i kalendariet eller via knappen Avvikelser i löneregistreringen samt eventuella andra lönearter. Kontrollera lönen att den nu är rätt, skriv ut och uppdatera.
   
   
   
   När du är klar har du tre löner på samma datum i Kontroll lön. Alla kommer att synas i löneappen, men om ni lämnar ut lönebeskeden på papper kan ni välja att endast presentera den senaste som är rätt.
   
   
   
   

4. Om du använder betalfil
   Om du har ställt in i programmet att det ska skapas en betalfil till banken i samband med uppdateringen kan du skapa en ny som bara innehåller de korrekta lönerna. Gå in under Aktivitet – Återställ lönekörning. I listan markerar du de löner som ska ingå i den nya betalfilen (alltså varken den felaktiga eller den spegelvända lönen tas med) och klickar på knappen Ny Lönefil. Om den felaktiga betalfilen redan har laddats upp till banken måste du stoppa den och ladda upp den nya.