KU20 och KU31 lämnas för samtliga anställda där det är aktuellt, oavsett om man lämnat AGI för personen eller inte då ränta och utdelning aldrig redovisas i på individnivå i AGI. Sedan inkomståret 2019 redovisas i normala fall inga kontrolluppgifter för lön (KU10) vid årsskiftet, utan uppgifterna redovisas istället månadsvis i AGI:n.

Arbetsgång

1. Installera ny version
   För att kunna skapa en korrekt KU- fil måste du se till att du installerat, som minst den första versionen på nästa inkomstår. Du måste alltså ha en 2025 version för att kunna göra en KU som avser inkomståret 2024.
2. Registrera klart alla löner för aktuellt inkomstår
   Gå in under Kontroll Lön, där ser du alla löner du registrerat under året.
   Om du behöver komplettera lönerna går det bra även efter att du uppdaterat till version en version på nästa inkomstår, då den ändå innehåller skattetabeller och uppgifter om socialavgifter för båda åren.

   Tänk på att även eventuella ingångsvärden summeras med i KU- filen.

3. Skapa kontrolluppgifter
   Börja med att välja Aktivitet – Årsrutiner – Kontrolluppgifter. Längst ner i rutan som öppnas finns information om vilket år filen hanterar. Observera att oavsett vilket år som står där måste du ha installerat en version på det nya inkomståret, enligt instruktionen ovan. Genom att klicka på knappen Skapa KU hämtas uppgifterna till dina Kontrolluppgifter.
   
   
   

   OBS! Ändringar som görs genom att klicka Redigera eller som läggs till via Ny sparas ej i historiken i löneprogammet utan dessa ändrar endast de som redovisas till Skatteverket. Läser du på nytt in uppgifterna via Skapa KU så kommer de manuella ändringarna att läsas över av det som finns registrerat i löneprogrammet.

   Om du redovisar utdelning på KU31 görs numera en kontroll i Skatteverkets e-tjänst där du, om ISIN-nummer saknas (fält 572), uppmanas lägga in namnet på aktien (fält 571)

4. Ändra och/eller ta bort kontrolluppgifter
   Om du vill ändra någon uppgift som ska redovisas till Skatteverket markerar du en anställd och väljer Redigera. Välj vilken kontrolluppgift det gäller, KU20 (ränta) eller KU31 (utdelning). Du kan också ta bort anställda, eller enstaka kontrolluppgifter på de anställda genom att markera en rad och klicka Ta bort.
5. Lägga till kontrolluppgifter
   Genom att välja Ny kan du komplettera med uppgifter på anställda som inte registrerats i programmet. Du kan där lägga till kontrolluppgifter för ränta (KU20) eller utdelning (KU31) om du inte registrerat lönearter för det i löneregistreringen.
6. Skriva ut/maila kontrolluppgifter
   När du har hämtat in lönerna och gjort eventuella ändringar, är nästa steg att skriva ut kontrolluppgifterna. Markera de kontrolluppgifter du vill skriva ut och välj Utskrift. Välj vilken sorts KUdu vill skriva ut. Du bör skriva ut minst två exemplar, ett till den anställde och ett som arkivmaterial.

   Om du lämnar in kontrolluppgifter på papper måste du även lämna in blanketten Sammandrag, kontrolluppgifter (SKV 2304) som du hittar på Skatteverkets hemsida. Även om du lämnar en enda kontrolluppgift på papper, eller lämnar rättade kontrolluppgifter på papper så måste du skicka med ett sammandrag.

   Vill du skicka kontrolluppgifterna via e-post till de anställda väljer du Mer – KU via e-post. Programmet skapar ett e-postmeddelande till alla anställda som har en e-postadress angiven i anställdakortet med kontrolluppgifterna bifogade som pdf-filer.
   Kontrolluppgifterna du kan få ut via BL Administration (KU20 och KU31) innehåller inga uppgifter som räknas som känslig information och kan därmed skickas via mail enligt GDPR. Som känslig information räknas inte löneuppgifter i sig, däremot räknas exempelvis uppgifter om den anställdes hälsa som känsliga, vilket gör lönebesked olämpliga att skicka per mail.
7. Skapa filer till Skatteverket
   För att skapa en fil med kontrolluppgifter väljer du knappen Skapa fil. Markera den typ av kontrolluppgiftsfil som du vill skapa.
   Ange Uppgiftslämnare och kontaktperson och spara filen på önskad plats.

   Namnet på filen blir ”KU inkomstår xxxxFöretagsnamn”. Det kommer också att skapas en kopia av samma fil som hamnar i samma mapp. Syftet med den är att om du skapar om kontrolluppgiftsfilen så finns en kopia av den ursprungliga filen kvar.

8. Årsbyte lön
   När kontrolluppgifterna är gjorda och inlämnade gör du ett årsbyte för att nollställa ackumulatorerna inför det nya året. Skapade du ett nytt löneår innan du gjorde KU:n måste du ändå omuppdatera lönetotalerna för att de ackumulerade värden ska visa korrekt. 

Kontrolluppgifter för flera företag i samma fil

Om du ska skicka kontrolluppgifter för flera olika företag kan du skicka dessa i samma fil. När du valt Skapa fil  ska du i nästa steg välja Kontrolluppgifter för flera företag i samma fil. Registrera sedan organisationsnummer/personnummer i formatet NNnnnnnnNNNN för den som står som avsändare (t.ex. redovisningsbyråns uppgifter) samt adressuppgifter mm till teknisk kontaktperson. Uppgifter om namn, telefon och e-post är obligatoriska. Välj sedan OK för att skapa filen med kontrolluppgifterna. Om du inte tidigare använt funktionen kommer du först att få välja var du vill spara kontrolluppgiftsfilen. När du väljer att skapa fil i ett nytt företag och väljer alternativet Kontrolluppgifter för flera företag i samma fil kommer uppgifterna om Teknisk kontaktperson upp automatiskt. När du sedan åter väljer OK för att skapa fil bygger du på den redan skapade filen som ska skickas med uppgifter för flera företag.

Rättelsefil för aktuellt företag

För att kunna korrigera uppgifter som redan skickats in till Skatteverket måste du först redigera de uppgifter som är felaktiga på varje anställd. En rättad kontrolluppgift ersätter tidigare lämnad, varför samtliga uppgifter i kontrolluppgiften måste fyllas i. Själva ändringarna gör du endera i löneprogrammet eller direkt i kontrolluppgiften. Gör du dem i löneprogrammet (t ex ändringar på anställdakortet eller i löneregistreringen) och därefter väljer Aktivitet – Årsrutiner – Kontrolluppgifter och därefter Skapa KU kommer du skriva över de tidigare hämtade kontrolluppgifterna. Gör du ändringarna direkt i kontrolluppgiften sparas de å andra sidan inte om du väljer Skapa KU igen. När det gäller specifikationsnumret i ruta 570 måste det vara samma nummer i rättelsen som i den först skapade kontrolluppgiften, i annat fall kommer det att skapa dubbletter hos Skatteverket. Du behöver normalt inte själv redigera specifikationsnumret, utan det hanterar programmet åt dig. När du har gjort dina ändringar (oavsett om du gjort dem i löneregistreringen eller direkt i kontrolluppgiften) ska du sen välja Skapa fil till Skatteverket. Det spelar ingen roll om du väljer att markera Kontrolluppgiftsfil för aktuellt företag eller Skapa rättelsefil för aktuellt företag. Det är alltid den senast inskickade kontrolluppgiften som gäller.